Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!

2018. április 17. 15:14    
nyomtatás
 
A cégek életében apróságnak tűnhet, de sok bosszúságot is okozhat, ha a rengeteg papír, vagy akár digitális dokumentum tárolására és visszakereshetőségére nincs egy használható rendszer, valamint elég hely. Arról nem is beszélve, ha esetleg a nem megfelelő rendszerezés következtében elvesznek egyes iratok. Erre a kihívásra jelentenek megoldást a dokumentumok menedzselésével foglalkozó cégek, amelyek a fizikai archiválás mellett akár digitálisan is eltárolják a kötelezően őrzendő dokumentumokat, egy erre a célra kialakított irattárban, vagy digitális archívumban, így az irodákban nem kell külön helyiségeket létrehozni az iratok tárolására.


Osgyán Gáborral, a PFM Zrt. új üzletágának vezetőjével beszélgettünk az iratkezelésről és dokumentumtárolásról, ami az FM (facility management, azaz létesítménygazdálkodás) szakma egyik növekvő területe. Egy megfelelően kialakított dokumentumkezelési rendszer komoly segítséget jelenthet a cégek számára, ha például egy vizsgálat során a konkrét iratokat kell előkeresni és bemutatni.

A dokumentumok tárolása és kezelése a fő profiljuk. Hogyan működik ez a szolgáltatás és miként áll össze az üzleti része?

Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!A PFM Zrt. a B+N Zrt. leányvállalata. A cégcsoport fő profilja az épületüzemeltetés, létesítménygazdálkodás, a dokumentumkezelés pedig mint új üzletág került be a cég portfoliójába. Tavaly március elején kezdtük el a közös munkát. Az üzleti terv alapján kiválasztottuk a megfelelő irattári helyiséget, polcrendszert építettünk, szoftvert fejlesztettünk, kiépítettük a biztonságtechnikai rendszereket, biztosítottuk a feladat elvégzéséhez szükséges humán erőforrást, leszabályoztuk a folyamatokat, azóta pedig a növekedés és az ügyfélszerzés a cél. A dokumentumkezelés mint szolgáltatás minden cég számára rendkívül fontos, de különösen ott, ahol nagy mennyiségű iratanyag keletkezik, és ezek tárolása fizikai korlátokba ütközik az adott vállalatnál.

Magát a szolgáltatást úgy lehet elképzelni, hogy a megbízó cég iratvagyonát, - ami jó esetben rendezett, rosszabb esetben rendezetlen esetenként ömlesztett - felmérjük, egyeztetünk az iratgazdával, a felelősökkel, hogy milyen metódus és milyen struktúra szerint szeretnék kezelni a dokumentumaikat. Mindezek során természetesen figyelembe vesszük a jogszabályi követelményeket, valamint az iratkezelési szabályzatban rögzített szabályokat. Fontos eldönteni, hogy dokumentumtárolásra és a hozzá tartozó szolgáltatásokra van csupán szükség, vagy a megbízó szeretné esetleg szkenneltetni is az iratanyagait valamint kíván-e digitális archívumot is használni a beszkennelt dokumentumok hatékony kezelésére. A felmérés után elkészítünk egy egyedi árajánlatot, ami tartalmazza az első feldolgozási projekt díját, illetve a havi szolgáltatás és tárolás költségeit. Amennyiben sikerül megegyezni az ügyféllel, akkor elkezdjük a munkát.

Szelektáljuk a dokumentumokat irattári tételszám, évkör, dokumentumtípus szerint, külön válogatjuk a selejtet, melyről selejtjegyzőkönyvet készítünk. A selejtezés jóváhagyását követően, ha szükséges az illetékes levéltár részére is elküldjük jóváhagyásra a selejtezendő dokumentumok listáját, mert, ha maradandó történelmi anyagról beszélünk, akkor a levéltár jóváhagyása nélkül nem történhet selejtezés. Ha egy cég önhatalmúlag megsemmisít bizonyos dokumentumokat, és a későbbiekben nem tudja bizonyítani ennek folyamatát, büntetőjogi felelősséggel tartozik.

A dokumentumtárolásnak vannak kötelező szabályai?

Természetesen. Minden egyes vállalatnak rendelkeznie kell iratkezelési szabályzattal. Törvényben rögzített, hogy az egyes dokumentumtípusokat a keletkezésétől számítva hány évig kell megőrizni, és mikor selejtezhető legkorábban. Ezekben a törvényekben időnként változások következnek be, de mindig a dokumentum keletkezésekor hatályban lévő irattári terv és iratkezelési szabályzat határozza meg azt, hogy az adott dokumentumot meddig kell megőrizni. Ez azért is nagyon fontos, mert ma egy ügyvezető, cégvezető, büntetőjogilag felelősségre vonható a dokumentumok kezelésével kapcsolatban.

Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!

Miért jó egy vállalatnak, ha nem saját magánál tart minden archív dokumentumot, hanem kiszervezi egy iratrendező céghez?

A dokumentumok menedzselése egy olyan szolgáltatás, ami gyakorlatilag minden cég számára fontos, de különösen azoknál a vállalatoknál, ahol nagy mennyiségű dokumentum keletkezik, és ezeknek a tárolására fizikai korlátok vannak. A modernebb irodákban, az iratszekrények minimális mennyiségben állnak rendelkezésre, esztétikailag sem szerencsések. Egy esetleges pince, vagy mélygarázsban kialakított tároló nem túl biztonságos hely a dokumentumok tárolására. Budapesten kifejezetten gyakran fordul elő, hogy egy nagyobb esőzés vagy akár a Duna magasabb vízállása miatt beázhatnak ezek a pincék, ami nem éppen egészséges a papírra nézve.

Ingatlanpiaci, irodapiaci oldalról nézve fontos szempont a költséghatékonyság. A helytakarékosság mellett pénzt is meg tudnak takarítani a cégek?

Abszolút. A fizikai korlátok mellett, költséghatékonysági szempontból kifejezetten megéri a kiszervezés. Egyrészt ismerjük Budapesten az ingatlanárakat, illetve a bérleti díjakat. A mi irattárunk az egyik Budapest melletti modern ipari parkon belül van, jelenleg 2200 négyzetméteren tárolunk iratokat 9,5 méter magas polcrendszeren, keskeny folyosós rendszerrel, a pakoláshoz pedig indukciós targoncák állnak rendelkezésre. Nem mindegy, hogy a dokumentumok tárolása egy ipari park raktárában történik, az annak megfelelő bérleti díjak kifizetése mellett, vagy egy belvárosi iroda egyik helyiségében, amit más célra is lehetne használni. Másrészt érdemes megemlíteni a munkaerő költségét is. Egy iratkezeléssel foglalkozó cégnél, tapasztalt és hatékonyan tevékenykedő munkatársak végzik az iratok, dokumentumok válogatását, archiválást. Egy ilyen tapasztalattal nem bíró más profilban dolgozó vállalatnak gyakran akár több munkatársat is alkalmazni kell ennek a feladatnak az ellátására mely nem túl költséghatékony megoldás.

A vállalatok jellemzően azokra a tevékenységekre fókuszálnak, amelyekből profitjuk származik, a dokumentumaik megfelelő kezelése tipikusan olyan kötelezettség, ami inkább csak viszi a pénzt és a költségeket növeli. Önök hogyan látják, a vállalatok foglalkoznak ezzel a kérdéssel, vagy csak akkor, ha már baj van?

Pontosan így írható le sok vállalat álláspontja. A dokumentumkezelés a legtöbb vállalat számára kifejezetten nyűg, és csak egy plusz megoldandó feladat. Az egész akkor válik kiemelten fontossá, ha pl. egy ellenőrzés során nem tudják prezentálni a kért dokumentumokat. Akkor válhat hirtelen fontossá egy dokumentumkezeléssel irattárral foglalkozó cég amikor már baj van. Első körben úgy tűnhet a cégek számára, hogy jó helyen vannak a dokumentumok a pincében. Így nem generál plusz kiadást, legalábbis látszólag. De, amikor a főkönyvelőnek kell 3 napot a pincében tölteni egy-egy dokumentum előkeresésével akkor már érdemes elgondolkodni, hogy tényleg jó-e ez így? Ha egy megfelelő rendszer nélkül nem található a keresett iratanyag és a cég saját alkalmazottainak át kell nézni egyesével több száz dobozt, akkor érződik csak igazán a dokumentumok rendszerezése iránti igény.

Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!

Ha valakinek szüksége van egy iratra, mit tud tenni? Kitölt egy papírt, hogy látni szeretné a 2016-os számláit, és beléphet az irattárba? Vagy ennél azért már gyorsabb, egyszerűbb, modernebb a rendszer?

Természetesen van egy webes rendszerünk, ahol egy egyedi azonosítóval, megfelelően biztonságos csatornán keresztül be tud jelentkezni az ügyfél, ahol láthatja az összes dobozát, illetve a dobozban lévő iratanyagainak listáját. A webes rendszeren keresztül szolgáltatást is igénybe tud venni külön a dobozra, külön az iratokra vonatkozóan, illetve akár a szkennelt kép megjelenítése is lehetséges ezen a portálon keresztül. Lehetőség van arra is, hogy egy titkosított csatornán keresztül kapja meg a keresett iratok képét az ügyfelünk. Ha az ügyfélnek más elképzelése van, gyakorlatilag minden egyedi igényt nagyon gyorsan és rugalmasan kezelünk.

Mióta van ilyen profi dokumentumkezelés, és ön milyen lehetőségeket lát benne a jövőre tekintve?

Ez nem egy új találmány, Magyarországon több külföldi anyavállalattal rendelkező dokumentumkezelő cég is tevékenykedik, illetve számos kisebb magyar tulajdonú vállalkozás fő profilja az irattárolás, iratkezelés. Van egy amerikai cég, ami pl. az ötvenes évek óta végzi ezt a szolgáltatást világszerte. Azt látom, hogy a mai dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek nagyon röghöz kötöttek, nem tudnak gyors és rugalmas döntéseket hozni, egyedi igényeket kiszolgálni. A számlázási rendszerük nagyon bonyolult, mely követhetetlen az ügyfelek számára, mindez azért, mert van egy elavult rendszerük, amitől nem akarnak, vagy az anyacégük nyomására nem tudnak eltérni.

Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!

Igazi szakmaiság kevés cégnél jelenik meg. A legtöbb dokumentumkezelő cég leginkább csak tárolja az iratokat, de annak megfelelő metódus szerinti feldolgozásához már nincs szakértelme. Pedig az iratkezelés lelke pont abban rejlik, hogy az elején mennyi energiát és munkát fektetünk be egy jól működő rendszer kialakításába. Én úgy látom, hogy kiemelten fontos az ügyfelek egyedi igényeit figyelembe venni, mindezt magas színvonalon, szakmai hozzáértéssel kiszolgálni, illetve alapelvárás a rugalmasság és ügyfélközpontúság is. A PFM Zrt. dokumentumkezelési üzletága minden ügyfél igényt rendkívül gyorsan és rugalmasan kezel köszönhetően a gyors döntéshozatalnak és a nagymúltú szakmai ismereteinknek. Amennyiben az üzleti modell működik az adott dokumentumkezelési projekt házon belül azonnal zöld utat kap és kezdődhet a munka oroszlánrésze.

Az anyacégünk ügyfélportfoliójára nagy fókuszt helyezünk. Jelenleg keresztértékesítéssel érjük el ügyfeleink nagy részét, de számos esetben első szolgáltatóként jelenünk meg a piaci ügyfeleknél is. Cégünk egyedi megoldásokat szállít az egészségügy, kórházak részére melyre erősen számítunk a jövőt illetően. Az egészségügyben elképesztő mennyiségű iratanyag van, és ugyan létezik belső rendszerük az egészségügyi szervezeteknek, de a régebbi dokumentumok tekintetében jellemzően nincsen átfogó megoldásuk. Számukra ebben nyújtunk kiemelkedő segítséget.


Milyen technológiai fejlődési lehetőség van az dokumentumok kezelésében, vagy esetleg abban, hogy az ügyfelek minél könnyebben férhessenek hozzá a tárolt adatokhoz?

Fejlődési lehetőség lehet az RFID (Radio Frequency IDentification) megoldás, amikor a dobozok vonalkódjában egy RFID chip van, így ezeknek a helymeghatározása viszonylag pontos lehet, akár egy nagy kiterjedésű területen belül is. Egy nagy irattárban előfordulhat, hogy valami nem oda kerül, ahol lennie kellene, így ez a megoldás segíthet egy elveszett irattároló doboz megtalálásában. Szintén fejlődési lehetőség, hogy egy adott dokumentumnak teljes mértékben lekövethető legyen az útja, ami elsőre nem számít nagy varázslatnak, de nem sok szolgáltatónak van ilyen rendszere a piacon. A PFM Zrt. dokumentumkezelési üzletága természetesen rendelkezik ilyen rendszerrel is. Ennek lényege abban rejlik, hogy egy adott folyamatba (pl. dokumentum kiszállítás) több ellenőrzési pontot építünk be vagyis, több helyen szkenneljük a dokumentumok QR-kódját, mely során a dokumentum státusza változik, egészen addig, míg végül megérkezik az ügyfélhez.

Minden a digitalizáció felé mutat és a nyomatott dolgok ellen. Ma egy cégnél mennyi papír keletkezik a 10-20 évvel korábbihoz képest?

Ha megnézzük a vállalatoknál a papírvásárlási szokásokat, akkor az meglepő vagy sem, de növekvő tendenciát mutat. Vannak olyan cégek, amelyek törekednek a papírmentes iroda megvalósítására, amit a legtöbben maximum úgy tudnak elérni, hogy leviszik a dokumentumokat a pincébe vagy jobb esetben átadják egy irattároló cégnek archiválásra. Nyilván ettől még lesz nem papírmentes irodánk. Napjainkban még mindig őrzi létjogosultságát a papír és a nyomtatás. Valamiért ragaszkodunk a kézzel fogható dokumentumokhoz. Ha most előkeresek egy floppy lemezt amire 20 éve elmentettem egy számomra fontos file-t igen nagy nehézségekbe ütköznék annak olvashatóságával kapcsolatban. Valószínűleg nem, vagy csak igen nehezen találnék hozzá megfelelő eszközt, és az olvashatóság is erősen megkérdőjelezhető ilyen távlatban. Nem tudjuk, hogy 15-20 év múlva olvasható lesz-e egy adott .pdf fájl, amit ma lementünk, viszont egy kinyomtatott dokumentum gond nélkül olvasható 100 éves távlatban is.

Kidobtad a régi céges papírokat, amit még őrizni kellett volna? Várhatod a büntetést!

Ez azért elég meglepő, hogy a papír ennyire kitart. Önök például próbálnak tenni ennek a megváltoztatásáért?

Én abszolút támogatom a digitalizálást is, illetve azt, hogy ami elektronikusan keletkezett, az maradjon is úgy, ne nyomtassuk ki és ne szkenneljük vissza. Azt gondolom, hogy a kettőt együtt kell működtetni. Amikor elkezdtem ebben a szakmában dolgozni, akkor azt mondták, hogy a papírnak 10 éve sincs, azóta eltelt 15 év és azt látjuk, hogy még mindig egyre csak növekszik. Nem gondolom, hogy a papír meg fog szűnni pár éven belül, de azt sem mondanám, hogy soha nem jön el ennek az ideje. Ha a nagy szervezeteket, bankokat, biztosítókat, az állami szférát vagy az egészségügyet nézem, ott is megjelenik a törekvés a digitalizációra, de még így is nagyrészben papíralapon mozognak és rengeteg iratot termelnek. Ha eljön az ideje, hogy nyomtatásra került az utolsó dokumentum is, akkor onnantól már "csak" 5-50 év távlatban kell azt megőrizni típustól függően.

A cikk megjelenését a B+N Referencia Zrt. támogatta.

Előző cikk  Előző cikk Következő cikk  Következő cikk


F?rum
 
 
×
×
Jogi nyilatkozat
A jelen oldalon található információk és elemzések a szerzők magánvéleményét tükrözik. A jelen oldalon megjelenő írások nem valósítanak meg a 2007. évi CXXXVIII törvény (Bszt.) 4. § (2). bek 8. pontja szerinti befektetési elemzést és a 9. pont szerinti befektetési tanácsadást.

Bármely befektetési döntés meghozatala során az adott befektetés alkalmasságát vagy megfelelőségét csak az adott befektető személyére szabott vizsgálattal lehet megállapítani. Az egyes befektetési döntések előtt éppen ezért tájékozódjon részletesen és több forrásból, szükség esetén konzultáljon személyes befektetési tanácsadójával!

Az előbb írtakra tekintettel az előadás szervezője, az oldal üzemeltetője, szerkesztői, és szerzői valamint előadói kizárják mindennemű felelősségüket az oldalon esetleg megjelenő információra vagy adatra alapított egyes befektetési döntésekből származó bármilyen közvetlen vagy közvetett kárért vagy költségért.
Bővebben...



Friss hírek
20 hír 30 hír 40 hír





hirdetés
Állásajánlatok
Portfólió menedzser
 
 
Rovatnavigátor
EZT OLVASTA MÁR?
11
22
33
44
55
0
Prémium