nyomtatás
Üzlet

Nem tudnak szabadulni a papírtól a magyar vállalkozások

Portfolio
A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál azonban csak papíralapú a teljes folyamat. Egy online felméréséből kiderült, hogy a cégek többsége, azért napi szinten használja a nyomtatót.

Az elmúlt időszakban sok munkahelyen most először jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. A vállalkozások számos kihívással találkoznak a mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről.  

Papír kontra digitális

A cégek közel 70% naponta minimum egyszer, de 17% is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során - derült ki a Canon Hungária Kft. online felméréséből. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76%).

A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés.

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben résztvevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.

„A technológia legfontosabb szerepe, hogy hatékonyan segítse a munkát és ne akadályozza. Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben. A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a fejlődésre” – mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője.

Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkciók

Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10%) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26%) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek.

Folyton elvesztegeted az idődet a számlák miatt?

Kattints és mondd el a véleményedet!

frankfurt
pepsi kóla cola getty stock
vakcina járvány oltás pakisztán

Kiszámoló Hogyan adózol?

Bár már sokszor írtam az adózásról, úgy tűnik, érdemes még írni róla. A választások közeledtével az ellenzék...

Friss hírek TÖBB FRISS HÍR
Online előadás
Hasznos tippek, trükkök, használati gyorstalpaló
Online előadás
Tesla, Nio, Xpeng - melyek néznek ki a legjobban és mit várhatunk tőlük a jövőben?
Portfolio hírlevél
Ne maradjon le a friss hírekről!
Iratkozzon fel megújult, mobilbarát
hírleveleinkre és járjon mindenki előtt.

Ügyvédek

A legjobb ügyvédek egy helyen

Infostart.hu
2021.09.21
Hiventures - Portfolio Vállalati Tőkefinanszírozás 2021
2021.09.07
Sustainable World 2021
2021.09.08
Business and Finance Summit 2021 - CFO of the year
2021.09.15
Property Investment Forum 2021
pepsi kóla cola getty stock