Fogy a levegő a kézi számlatömbök körül – ez lehet a kiút

Nagy változást hoz az idei év a számlázást és ezzel együtt a vállalkozások életét tekintve is. Július 1-től eltűnik a 100 000 forintos áfaértékre vonatkozó törvényi hivatkozás, és minden belföldi adóalanynak kiállított számlát be kell küldeni a NAV részére, vagyis azokat is, amelyekben áfát nem számítottak fel. Tehát ez innentől kezdve minden céget, illetve a katásokat is érinti.

2021. január 1-től pedig tovább bővül a kör és a magánszemélyek részére kiállított számlákat is be kell küldeni az adóhatóság részére.

Ez tehát azt jelenti, hogy tíz hónap múlva értékhatártól, társasági formától függetlenül minden számla bekerül a NAV rendszerébe.

Az adatszolgáltatási kötelezettség 2021.01.01-től a külföldre kiállított számlákat is érinti majd, nem csak a belföldieket. 

Látható, hogy jelentős adminisztrációs többlet terhet jelent majd a változás azoknak a vállalkozásoknak, akik nyomdai úton előállított számlanyomtatvány felhasználásával állítják majd ki számláikat, ugyanis azoknak az adatait külön fel kell majd vinni pluszban a NAV online rendszerébe

– mondta a Portfolio-nak Sárospataki Albert, a Billingo ügyvezetője, aki hozzátette, jellemzően történelmi okai vannak annak, hogy miért használnak még sokan hagyományos papír számlatömböt. 

"Évtizedek óta ezt szokták meg a vállalkozások, hogy bemennek a nyomtatványboltba, vesznek számlatömböt, és van egy nagyon erős kötelék. Ezen most törvényi úton próbálnak indirekt módon enyhíteni" – mondta.

A számlatömb nem szűnik meg jövőre sem, viszont igencsak kényelmetlen lesz használni. Ha egy vállalkozó kiállít egy számlát, és 500 ezer forint alatt van az áfatartalma, akkor négy napja van ugyanazt feltölteni a NAV online rendszerébe.

Tehát ugyanúgy fel kell csatlakoznia az internetre, és digitálisan be kell vinni az adatokat, így a vállalkozó tulajdonképpen saját magának csinál egy pluszadminisztrációt. Elmondta azt is, hogy a maximum 4 napos határidő miatt a visszadátumozási kiskapu, amit bizonyos vállalkozások ki is használtak, megszűnik.

Ha valaki nem tölti fel a kézi számlatömbből kiállított számlákat egyesével, manuálisan, a kiállítástól számított maximum 4 napon belül a NAV Online Számla webes rendszerén keresztül, komoly büntetést kockáztat.

Egyéni vállalkozóként vagy adószámos magánszemélyként számlánként 200 ezer forint is lehet a bírság, társas vállalkozások esetén pedig számlánként akár 500 ezer.

"Hamarosan a hatóság az eddigieknél is sokkal előbb ki fogja tudni szűrni, ha valahol egyáltalán nem, vagy nem megfelelő időben vagy módon történt adatszolgáltatás, amivel magunkra húzhatunk egy ellenőrzést is, ha ezt nem megfelelően kezeljük" – mondta Sárospataki, aki szerint a kézi számlatömbökből adódó plusz adminisztrációs terhet nem fogják önként és dalolva vállalni a könyvelők.

A szakértő szerint maximum a nagyon kis ügyfeleknél merülhet fel ennek a lehetősége, hogy akár számlánként bizonyos összegért vállalják a plusz munkát, de az olyan ügyfélnél, aki több számlát állít ki akár naponta, ez szinte elképzelhetetlen. Sokkal valószínűbb, hogy ők is azt fogják tanácsolni a megbízóknak, hogy használjanak az ő könyvelőprogramjukkal kompatibilis online számlázó programot, ami gyors és kényelmes megoldást nyújt a vállalkozónak, a vevőnek és a könyvelőnek is.

Sárospataki elmondta, a Billingo-nál ők is találkoznak olyan felvetéssel, hogy mi a helyzet, ha a vállalkozó olyan ügyféllel dolgozik, akinek nincs e-mail címe - és nem tudja így kiküldeni egyből a számlát elektronikusan a címére -, vagy olyan helyen dolgozik, ahol nincs internet. A példa kedvéért: adott egy tetőfedő, aki vidéken megy ki egy idős házaspár otthonába, akiknek nincs e-mail címük.

Ez esetben a mesterember vagy kénytelen a régimódi számlatömböt használni és külön feltölteni annak adattartalmát 4 napon belül, vagy akár egyszerűen a mobiltelefonon keresztül állítja ki a számlát, ahol azonnal meg is történik az adatszolgáltatás, amit blokknyomtatón keresztül nyomtat ki a helyszínen - jegyezte meg a Billingo vezetője. Véleménye szerint lényegesen ésszerűbb mobilnetet és egy online számlázóprogramot fenntartani, mint késedelem esetén kifizetni a több százezres bírságot számlánként, nem beszélve az adott esetben plusz postázással járó költségek és adminisztrációs teendőkkel töltött idő megspórolását.

Hangsúlyozta, az online számlázó programok sem fogják kiváltani a könyvelő munkáját, de jelentősen megkönnyítik és átalakítják azt.

Ha összehasonlítjuk a kézi számlakönyv és egy online program használatát, a kettő között jelenleg az a legfájóbb különbség, hogy a könyvelőknek a kézi számlákat egyesével kell könyvelniük, felvinni a könyvelői rendszerbe, ami elég időigényes munka.

Ha belegondolunk abba, hogy van egy olyan kereskedő, akinek több száz kézi számlája van, mert az üzletmenetéből fakadóan például slepptúrás (kisteherautóról történő értékesítő) volt, vagy több ügyfélnél dolgozott és ott állította ki a kéziszámlákat, a könyvelés utána nagyobb erőforrások ráfordításával tudja csak ezeket felvinni a programba. Ezzel szemben egy slepptúrás  vagy bármilyen külsős helyszínen dolgozó szakember, értékesítő is tudja használni az online számlázást, amikor kimegy az ügyfelekhez, és utána a könyvelőnek annyi dolga lesz csak, hogy áttölti az adatokat az online számlázóból, és beilleszti azokat a könyvelőprogramjába.

Fontos, hogy olyan számlázóprogramot válasszanak a cégek és a katások is, amely kompatibilis a könyvelőprogramokkal

 – hívta fel a figyelmet a szakértő. A Billingo-nál erre tudatosan figyeltek, az minden magyar könyvelőprogrammal kompatibilis, és az adatokat gyakorlatilag pillanatok alatt tudja áttölteni a könyvelőprogramba a könyvelő.

A cikk megjelenését aBillingotámogatta.