
Már a koronavírus előtti években is törvény kényszerítette a hivatalokat és a jogi személyeket az elektronikus ügyintézésre, de annak hiányát, a fejlesztések csúszását nem szankcionálták. Bár voltak jó példák is, ahol az online ügyintézés már működött, azért a legtöbb ügytípus esetében személyesen, papíralapon kellett eljárni. A pandémia megjelenésével érezhetően megnőtt a hivatalokra nehezedő nyomás, az ügyintézés nem állhatott le, azonban saját infrastruktúrájukból fakadóan, vagy az előttük álló beszerzések miatt, legtöbb esetben például nem tudták megoldani a home office-t, azokban a munkafolyamatokban dolgoztak továbbra is, amelyekben a vírushelyzetet megelőzően. „Ez természetes, hiszen ezekre a folyamatokra fel kellett és fel kell készülni, a korábbi működésben pedig ez nem volt prioritás a közigazgatásban. Ezeket a törekvéseket hirtelen előre kellett sorolni és fel kellett gyorsítani” – mondta a Portfolio-nak Várnai Zoltán Soma, az e-Jogsegéd Kft. operatív igazgatója.
Azonban ahogy a vírushelyzet elhúzódott, úgy egyre több olyan intézkedés jött közigazgatási oldalról is, melyek a digitális megoldások terjedésének kedveztek. Várnai például ide sorolja a január 1-jével életbe lépett bankkártyás fizetés lehetőségének biztosítását, mint kötelezettséget. Voltak instant törekvések is a közvetett személyes érintkezés elkerülésére, mint a paypass-os fizetés határértékének felemelése 15 ezer forintra. A hivatalok közül pedig a NAV élen jár az elektronikus ügyintézés teljes körűvé tételének folyamatában.
A rendszer alkalmas lenne
Tipikus példája a rendszer működésének a gépjárműlízinghez kapcsolódó ügyintézés. Erre az elmúlt években az a gyakorlat alakult ki, hogy személyesen, a kormányablakokban lehetett elvégezni a szükséges teendőket. A vírus miatt azonban ez a megoldás kockázatossá vált. „Utánajártunk az elektronikus ügyintézés lehetőségének ennél az ügytípusnál, és a XIII. kerületi kormányablakkal leegyeztettük azt a folyamatot, amit jelenleg az állami felületen keresztül is lehetne alkalmazni, de lefordítottuk ezt a saját szolgáltatásaink nyelvére is, hogy rajtunk keresztül, még egyszerűbben - kevesebb mint feleannyi lépésből – meg lehessen ezt oldani” – mondta Várnai.
De már az állami rendszer is alkalmas lenne arra, hogy személyes megjelenés nélkül, otthonról, elhagyva a papírokat ez az ügymenet online megvalósítható legyen.
A szakember szerint azok az ügyintézők, akik a gépjárműlízing-folyamatokat intézik a saját rendszerükben, például egy számlavezető rendszerben, felkészíthetők arra, hogy néhány kattintással egy meghatározott formátumban átadják az adatokat az e-Jogsegéd rendszerének. Így egy automatikus folyamat az adatokból létrehozza a kimenő elektronikus üzeneteket a tartalommal együtt, amivel jelentős időt spórol meg az ügyintézőknek. A küldés előtt - akár az összes aláírandó üzenetet - már csak egy kattintással alá kell írni elektronikusan, és a kézbesítés automatikusan megtörténik a megfelelő hivatal tárhelyére.
Kevés az innovatív vállalatvezető
Egy másik aktuális példa az otthonteremtési és otthonfelújítási támogatásokkal kapcsolatos, ahol rengeteg megkeresést kapnak a pénzintézetek. 2021. február 1-től az állami kamattámogatású lakáscélú fogyasztói hitel-, kölcsönszerződés, valamint az azt biztosító jelzálogszerződés esetében, a közjegyzői dokumentumok tervezetét egy meghatározott okiratminta alapján szükséges a közjegyző rendelkezésére bocsátani. Ezeknek a szerkesztését a hitelintézetek és pénzügyi szolgáltatók jellemzően termékenként és hitelkérelmenként egyesével, kézzel bevitt adatokkal állítják elő az ÁNYK-programban. Várnai szerint ezeknek a nyomtatványoknak az összeállítása és kezelése nagymértékben támogatható a digitalizációban rejlő lehetőségekkel, így az ügyintézés idő- és erőforrásigénye jelentősen csökkenthető.

A jelzáloghiteleknél az ügyintézés korábban papíralapú volt. A közjegyzői okiratokat postán, személyesen, hagyományos módon lehetett intézni. „Miután megjelent a törvényi változás, megterveztünk egy folyamatot, amit rendszerünk támogatni tud, majd piaci felmérés keretében felvettük a kapcsolatot ügyfeleinkkel, hogy kikérjük véleményüket a megvalósítandó fejlesztésről. Ennek eredményeképpen egy specifikált, kiegészítő szolgáltatást hoztunk létre ezen folyamatokhoz, ami azóta már minden e-Cégkapu ügyfelünk számára elérhető” – tette hozzá Várnai, aki szerint szükség van a proaktivitásra, mert egyelőre kevés az innovatív vállalatvezető a hazai piacon. Másik hátráltató tényezőként megemlíti, hogy ezek a problémák legtöbbször ügyintézői szinten jelentkeznek egy-egy szervezetnél, melyek gyakran nem jutnak el a döntéshozókig.
Végeredményben egy személyes ügyintézést igénylő, hagyományos folyamatot tereltek át digitális útra: a fejlesztéssel az érintett pénzintézetek rendszerei specifikált adatokat tudnak felhasználni automatikusan, a közjegyzői okiratminta elektronikus kitöltése során.
Az e-Jogsegéd megoldása például úgy néz ki, hogy az ügyfél oldalán az adatokat egy algoritmus kigyűjti egy adatbázisba, az ügyintéző pedig feltölti a megfelelő e-Cégkapu funkcióhoz ezt a táblázatot. A rendszer felismeri, hogy melyik adatot, hová kell tenni az adott elektronikus nyomtatványon, és előkészíti véglegesítésre az ügyintéző számára a kimenő üzenetet.
Ráéreztek a piaci szereplők fájdalompontjaira
A digitalizáció egyik fő kérdésköre jogi szempontból az, hogy a biztonság, az adatvédelem mellett a hitelesség is biztosított legyen. Az említett otthonteremtési okiratmintánál a közjegyző csak akkor foglalkozik a dokumentummal, ha elektronikus aláíró tanúsítvánnyal van hitelesítve, különben az e-ügyintézési törvény miatt visszadobhatja azt. Az elektronikus aláírást itt a pénzintézet részéről például dokumentumonként el kell végezni, ami ilyen tömegszám esetében rengeteg időt vehet igénybe.
„A piaci szereplők fájdalompontjai közül ráéreztünk arra, hogy a tömeges műveletek iránti igény jelen van, de nem kifejezetten keresik még a megoldásokat. Legtöbbször eszükbe sem jut, hogy a tömegesség is biztosítható. Nálunk például már egy kattintással véglegesíthetőek az üzenetek egy tömeges elektronikus aláírási folyamat elindításával”– jegyezte meg a cég operatív igazgatója.

Ez persze akár évekig is eltarthat, de a fejlődés megindult, a 2020-as év pedig rámutatott arra, hogy a hatékony digitális átálláshoz legalább a vágynak meg kell lennie a vezetőkben, illetve a szakértőkben, hogy felderítsék a digitális transzformáció kapcsán felmerülő nehézségeket és minél hatékonyabbá akarják tenni folyamataikat. Ma már többen vannak azok a vezetők, akik ezt felismerték, mint akár egy évvel ezelőtt, és legalább már ötletként ott van a feladataik között, hogy ebben előrelépjenek.
Sokszor felmerül az igény a változtatásra, de gyakran nem tudják, milyen irányba induljanak. De ha már van egy ötlet vagy javaslat, akkor már el lehet indulni a fejlesztéshez vezető úton
– vélekedik Várnai, aki szerint vannak már eredmények, amiket akár testközelből láthatunk, érezhetünk, de a legtöbb ilyen változás – evés közben jön meg az étvágy alapon – még előttünk áll. Az e-Jogsegédnél azt tapasztalják az üzleti tárgyalásaik során, hogy sok vállalatnál leálltak futó projektek, amelyeket még a pandémia megjelenése előtt indítottak, és a piaci szereplők átcsoportosították az erőforrásokat az elektronikus ügyintézésre való átálláshoz. „Új megoldásokat vezetnek be, rendszereket vonnak össze, folyamatokat egyszerűsítenek. Ezek gyakran nem azonnal forintosítható eredmények, de mindenképpen átcsoportosítható többleterőforrást eredményeznek” – mondta az operatív igazgató.
Nem csak a profit a hajtóerő
Közigazgatási oldalon például egyáltalán nem a profitra való törekvés, hanem az információk minél gyorsabban való előállítása a cél, ami alapján minél hamarabb döntéseket lehet hozni.
A pandémiás helyzetben az idő emberéleteket jelenthet, és ha nincs azonnali visszajelzés akár egyes piaci ágazatok oldaláról, hogy hogyan változik a teljesítményük, akkor azokra nem lehet reagálni, például támogatásokkal. „Ha ezek az információk szinte azonnal beérkeznek, és gyorsan feldolgozzák azokat – akár automatikusan –, valamint még tűréshatáron belül az adatok fel is használhatók, azzal sok mindent meg lehet menteni” – vélekedik a vezető.
Egy másik érdekes megközelítés pedig HR-oldalról világítja meg az állami rendszerekben rejlő potenciált: a Hivatali Kapu, mint hivatali tárhely, nemcsak a Cégkapuval, hanem az Ügyfélkapuval is tud kommunikálni, például a NAV az adóbevallásról ide küld értesítést. Egy másik rendszer ugyan, de az üzenet az Ügyfélkapuban landol. Várnai szerint ezt nemcsak ilyen specializált ügyek intézésére lehetne használni, hanem akár a hivatalok, valamint a közigazgatásban részt vevő szervezetek a saját munkavállalóik számára is elküldhetnék a HR-üzeneteket, a havi bérlapot, a szerződésmódosítást, de akár kidolgozhatók például be- és kiléptetési folyamatok is. Ez egyrészt gyorsítaná az ügyintézést, másrészt a HR-osztályról venne le terhet, harmadrészt ezeknek a hivatalosnak minősített iratoknak a tárolását könnyítené meg.
Nem történne meg például az az eset, hogy otthon elrakjuk valahová ezeket a dokumentumokat, és jó eséllyel sosem találjuk meg őket akkor, amikor szükséges lenne. A HR ügyintézési folyamat is átalakulhatna elektronikussá azáltal, hogy akár a munkaszerződést is elektronikusan írhatnák már alá a felek
– tette hozzá az operatív igazgató.
A cikk megjelenését az e-Jogsegéd Kft. támogatta.
Egy Holdon megtalálható anyag oldhatja meg az emberiség egyik nagy kihívását
A jövő technológiája függhet tőle.
Itt a vége: elhagyta Putyint az egyik legrégebbi bizalmasa – Ez állhat a háttérben
Azért kellett mennie, mert ellenezte a háborút?
Hiába a nyugdíjkorrekció, elszegényedéstől tartanak a nyugdíjasok
Egyre többen kerülnek nehéz anyagi helyzetbe.
Kiderült, ki veszi át a meggyilkolt Charlie Kirk szervezetének irányítását
Folytatja a munkát a Turning Point USA.
Most először szólalt meg Európa első AI-vezérelt virtuális minisztere
Ezt üzente a mesterséges intelligencia.
Mérföldkőhöz érkezett a világ leghosszabb vasúti alagútjának építése, több mint egy kilométerrel az Alpok alatt
Az utolsó réteget is átfúrták.
Superwood: a fa, amely az acéllal is felveszi a versenyt
Genetikailag módosított fa, amely új dimenziót nyithat az építőanyagok világában.
Jóváhagyta az Európai Parlament a karbonvám (CBAM) módosításokat
A CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism, karbonvám) kötelezettségek teljesítésének átmeneti időszaka 2025 végén lezárul. Az Európai Bizottság az eddigi tapasztalatok alapján szükségesnek

Két hét alatt megdöntötte az Otthon Start az eddigi havi lakáshitel rekordot
A kormány bejelentése alapján két hét alatt 10 ezer Otthon Start igénylést nyújtottak be a bankokhoz. Az MNB adatai alapján júliusban összesen 7324 lakáshitel-szerződést kötöttek a pénzint
Nem Magyar Péterre erősödik a forint!
Csak egy kicsit.* Idén (kis túlzással) a világ összes fejlődő piaci devizája erősödött, mert a dollár gyengülésnek ilyesmi hatása szokott lenni. Áramlik ki a pénz... The post Nem Magyar P

Árfolyamcsapda a pályázatokban - mi történik a devizás számlákkal?
A pályázatok világában nem ritka, hogy a forint mellett euróban vagy dollárban kiállított számlákkal találkozunk. Elsőre talán csak egy adminisztratív részletnek tűnik, de valójában sorsf

Javításhoz való jog a tervezett elavulás ellen
Hogy lehet az, hogy míg dédanyáink ifjúkorában egy nejlonharisnya élethosszig kitartott, ma már néhány használat után elszakad? A válasz nem hibás mérnöki vagy üzleti döntésekben... The p

Why prices hike, but inflation stays the same
Popular opinion says that inflation is much higher than official figures. Some say the numbers are fixed, but there could be other explanations. The post Why prices hike, but inflation stays the same appea
Követett részvények - 2025. szeptember
Havonta ránézek egyszer azokra a papírokra, amikből előbb vagy utóbb venni szeretnék. Általában a hetes chartokat nézem, 4-5 gyertya születik egy hónap alatt, ennyit már érdemes újra kiért

Tőzsdei túlélőtúra: Hogyan kerüld el a leggyakoribb kezdő hibákat?
A tőzsdei vagyonépítés során kulcsfontosságú az alapos kutatás és a kockázatok megértése, valamint a hosszú távú célok kitűzése és kitartó befektetési stratégia követése.
Tőzsde kezdőknek: Hogyan ne égesd el a pénzed egy hét alatt!
A tőzsde világában a lelkesedés könnyen drága hibákhoz vezethet – előadásunk abban segít, hogy kezdőként is megértsd a legfontosabb alapelveket, felismerd a kockázatokat, és elkerüld, hogy egy hét alatt elolvadjon a megtakarításod
Megjött az év egyik legjobban várt döntése – Mit várhatnak ettől a befektetők?
Jöhet a kamatcsökkentési ciklus?
Heves indulatokat okoz a medvék felbukkanása itthon: mi lesz ennek a vége?
Egyre több a medve Magyarországon.
Mégis mi történik most a magyar tejiparban?
Milyen problémákkal néz szembe az ágazat?
