Stratégiai eszközzé vált az iroda a munkaerő-megtartásban - Kisebb alapterület, nagyobb igények

Az elmúlt években több szempontból is jelentős változásokon ment keresztül a hazai irodapiac: a COVID járvány kitörése óta elterjedt hibrid munkavégzés, a háború okozta nyersanyagár-emelkedés, valamint az energiaköltségek drasztikus növekedése mind hatással voltak az irodahasználatra.

A munkahelyi környezet, illetve a hibrid irodai jelenlétnek a lehetősége is szerepel a top3 munkahely választási preferencia között, közvetlenül a bérek és kompenzációk, valamint a karrierlehetőségek mögött

– mondta Würsching Péter, az iO Partners bérbeadási vezetője a Portfolio-nak.

Az irodák kialakítása is nagyot fordult az elmúlt években. Az egyik leglátványosabb változás az „opendesk” rendszer térnyerése, ahol nincsenek többé fix helyek vagy személyes munkaállomások. Ehelyett üres, de alapfelszereltséggel ellátott asztalok várják a dolgozókat – monitorral, egérrel, töltővel –, és mindenki oda ül, ahova szeretne. Ez a fajta rugalmasság nemcsak kényelmes, hanem segít abban is, hogy a rendelkezésre álló teret sokkal hatékonyabban és rugalmasabban lehessen kihasználni.

Az irodatervezés már nem arról szól, hány négyzetméter jut egy munkavállalóra

Az a régimódi metódus, miszerint megszorozzuk az alkalmazotti létszámot tízzel és máris megvan az iroda területi igénye, már nem működik, ennél sokkal komplexebbé vált a folyamat

– tette hozzá Würsching Péter. Azért, hogy megértsék az igényeket és lefordítsák őket egy megfelelő irodai munkakörnyezeti megoldásra, az iO Partners-nél az első pillanattól kezdve együtt dolgoznak a bérlőképviseleti, a munkakörnyezeti tanácsadói és a projektmenedzsment csapatok.

A személyes tér hiányát a modern irodákban más módon kompenzálják. Ahelyett, hogy az irodai asztalokat tennék személyessé, inkább olyan közösségi tereket hoznak létre, ahol a kollégák otthonos környezetben tudnak leülni egymással, informálisan egyeztetni, beszélgetni, kávézni, vagy akár játszani egy pingpongmeccset. Ez oldja a korábbi merev irodai környezetet, és serkenti a kreativitást, sokkal inkább megfelel azoknak elvárásoknak, miszerint az iroda kényelmes és lazább hangulatot közvetítsen.

A cég a közelmúltban a KPMG Budapesti Üzleti Szolgáltató Központjának irodáját alakította át a modern bérlői igényeknek megfelelően. Az iO Partners segítségével felmérték az üzleti és kulturális igényeket, majd ezeket egy komplex megoldásra fordították le. Ez magában foglalta az ingatlanstratégiai oldalt, az irodahasználati oldalt (beleértve az irodateret, bútorokat, világítást, levegőminőséget), a technológiát és a munkaszervezéssel, a céges kultúrával összefüggő szempontokat is.

A folyamat a munkakörnyezeti tanácsadó csapatunkkal kezdődik: ők részleteikben átbeszélik az igényeket az érintett cég menedzsmentjével. Ez a lépés kulcsfontosságú ahhoz, hogy valódi rálátást kapjunk arra, miként működik belülről a szervezet, és ennek mentén olyan szinergiákat tudjunk kialakítani, amelyek támogatják a gördülékenyebb munkafolyamatokat és az együttműködés hatékonyabb formáit

– mondta Bukta Dániel, az iO Partners senior projektmenedzsere, aki hozzátette: az adott cég valódi igényeire reflektáló ideális négyzetméterszámon túl az optimális funkció- és térarány megtalálása is a közös munka kulcsa.

Eközben a bérlőképviseleti csoport megkeresi az ingatlanfejlesztőket, tulajdonosokat, hogy ki rendelkezik üres területtel. Amikor megérkezik a munkakörnyezeti tanácsadói csapattól a pontos információ, hogy milyen belső kialakítás mellett, mekkora területre van szüksége a bérlőnek, akkor kezdődik a szorosabb kooperáció: az ügyféllel együtt történik a helyszínbejárás, és mérlegelés, hogy a lehetséges elérhető irodaterek közül mely tűnik ideálisnak lokáció szempontjából.

„Ekkor a projektmenedzsment csapat elkezdi vizsgálni, hogy melyik irodaterület a legmegfelelőbb a bérlő igényeinek: számos egyéb paraméter mellett ilyenkor mérlegelik például azt is, hogy ESG szempontból milyen az épület, milyen hűtő-fűtő rendszer működik benne, műszakilag mi az, ami megvalósítható, hány szintre van szükség az adott épületben, mennyire energiahatékony, milyen a benapozottsága, illetve emiatt milyenek a térszervezési lehetőségek stb.” – tette hozzá a szakember. Ezt követően alkotják meg a belsőépítészeti koncepciót a szervezeti átvilágítás és munkakörnyezeti tanulmány eredménye alapján. A kiviteli tervezési szakaszban a műszaki igényeket vetik papírra, figyelembe véve az épület adottságait, a szabványokat, az ajánlásokat stb.

Minden építőipari szakág számára tenderkiírásra kerül sor, illetve vannak olyan projektek, ahol generálkivitelezőt választanak. A jellemzően többkörös eljárás Bukta Dániel szerint sokszor előre meghatározott költségkeretekkel együtt zajlik, ami a legjobb ár-érték arány kialakulásához vezet. Hasonló megfontolásból versenyeztetik az egyéb beszállítókat: a költöztetőket vagy azokat a szolgáltatókat, amelyek az informatikai, biztonságtechnikai vagy grafikai megoldásokat szállítják.

A megvalósítási szakaszban a projektnek szerves része az építéshelyi felügyelet, a koordináció, a műszaki ellenőrzés – az előkészítéstől egészen a műszaki átadásig. Ezt követően kerülhet sor a hibajavításokra, a szerződések zárására, majd ezután esedékes az utókövetés, a garanciális ügyek kezelése, az üzembehelyezések.

Szintén fontos, hogy a cég dolgozóit már a folyamat alatt elkezdik felkészíteni a költözésre, változásra. A kollégák bevonása az irodaátalakítási projektbe kulcsfontosságú, de strukturált módon kell történnie: a legtöbb ügyfél esetében egy tudatosan összeválogatott, a különböző területeket lefedő munkacsoport képviseli a teljes szervezetet. A modern irodai környezet kialakításában a hibrid munkarend kérdése is központi szerepet játszik. Ebben manapság jellemzően két-háromnap irodai jelenlétet határoz meg a vállalatok többsége. Az utóbbi értéke vitathatatlan a vállalati kultúra építésében: a hibrid megoldás hatékony eszköze az egyéni preferenciák és a céges elvárások kiegyensúlyozásának.

Az irodaátalakítási projektek költségei gyakran visszatartó erőt jelentenek a vállalatok számára, de

a KPMG tapasztalata azt mutatja, hogy ez egy megtérülő befektetés: a cég körülbelül 30 százalékkal csökkentette az irodaterét, ami jelentős megtakarítást eredményezett a bérleti és üzemeltetési költségekben.

A szakember hangsúlyozta azt is, hogy az alaposan átgondolt költséghatékony megoldásokkal jelentősen le lehet rövidíteni a megtérülési időt.

„Nagyon sok anyagot lehet újrahasznosítani: üvegfalakat, szigeteléseket, padlószőnyegeket, ami természetesen egy nagyon komoly felmérést és előkészítési munkát jelent” – tette hozzá Bukta Dániel, aki szerint az elméleti „fenntarthatósági propaganda”, valamint a zöldtanúsítványok korszakában nem elegendő „csak lepapírozni” a környezettudatosságot, hanem ténylegesen érvényesíteni kell a kivitelezésben és a működésben.

A szakember szerinte ez az egész piac számára egy jó „best practice”, hiszen azon túl, hogy odafigyeltek a fenntarthatósági szempontokra, tovább javítja a megbízó elégedettségét, amikor kiderül: a feladatot az előzetesen kitűzött büdzsé nagyságrendileg 70-80 százalékából sikerült megoldani.

A cikk megjelenését az iO Partners támogatta.

Címlapkép forrása: IO Partners