Őrült tempóba kapcsol a HR digitalizációja: gyorsabbak, átláthatóbbak a folyamatok
Gazdaság

Őrült tempóba kapcsol a HR digitalizációja: gyorsabbak, átláthatóbbak a folyamatok

Portfolio
Az adóelőleg elszámolásához, a családi és egyéb kedvezmények igénybevételéhez minden év elején nyilatkozniuk kell a munkavállalóknak. Ez rendszerint meglehetősen időigényes, és rengeteg dokumentumkezeléssel jár, ugyanis a legtöbb cégnél a mai napig kézzel töltik ki papíron a dokumentumokat. Pedig lehetne ez másképp is, ahogy a recruitment, az onboarding folyamatok, vagy akár a munkaszerződés aláírása – csak hogy néhány példát említsünk. A HR digitalizációja jelentősen megkönnyíti a kis- és középvállalkozások életét, nem meglepő, hogy a Canon Hungária Kft. szerint egyre többen érdeklődnek a felhőalapú megoldások iránt.

"A szenzitív adatokat tartalmazó, akár évekre visszamenő archív dokumentumok az emberi erőforrásokat koordináló HR szakma velejárói. Kutatásunkból kiderült, hogy a magyar munkahelyek több mint háromnegyedénél használnak papíralapú dokumentumokat a fontos adatok tárolására, ugyanakkor arra is fény derült, hogy épp ezen iratok megfelelő tárolása és a régi archív anyagokban való keresés nehézsége jelenti a legnagyobb kihívást a cégek számára” – mondta a Portfolio-nak Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere, aki hozzátette, nem véletlen, hogy nő azon vállalatok száma Magyarországon, amelyek keresik a digitális megoldásokat. A koronavírus-járvány előtt is élénkült már az érdeklődés a Canon digitális dokumentumkezelési megoldásai iránt az  európai általános adatvédelmi rendelet, a GDPR életbe lépését követően, de a járványhelyzet katalizátorként hatott.

Nagy az érdeklődés a kkv-k részéről, leginkább a minimum 30-40 főt foglalkoztató középvállalatok keresnek egyedi, személyre szabott megoldásokat

– mondta Marossy, hozzátéve, a kisebb cégek inkább a havidíjas szolgáltatásként igénybe vehető szolgáltatásokat keresik, amelyek tulajdonképpen a munkavállalókkal kapcsolatos dokumentumok megfelelő struktúrában, rendszerezetten való tárolásában tudnak segítséget nyújtani.

"Ahogy nő a cégméret, bonyolódnak a folyamatok, vagy felmerül valamilyen iparágspecifikus feladat, egy termelő vállalatnál például a túlórák vagy pluszműszakok elrendelése, úgy merülnek fel addicionális funkciók, modulok” – mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungária Kft. B2B marketingvezetője.

A digitális megoldások gyakorlatilag le tudnák fedni a teljes munkavállalói életutat

A járvány okozta helyzet kikényszerített bizonyos változásokat, de van még hová fejlődni. Winkler elmesélte, hogy a Canon foglalkoztat munkaközvetítőn keresztül is munkavállalókat, és komoly nehézséget okozott a jelenléti ívek kezelése a vírus megjelenése után. Mostanra azonban sikerült ezt a folyamatot is digitalizálni.  Mint mondta, a különböző digitális megoldások gyakorlatilag le tudnák fedni a teljes munkavállalói életutat, azonban a legtöbb cégnél még hibrid módon működnek az ügymenetek.

"A recruitmentet vagy a beléptetést már sok helyen online oldják meg, ahogy a belső képzéseket is, de például a munkaszerződések rendszerint még papíralapúak. Pedig azokat is egy szövegszerkesztőben szerkesztik meg, majd kinyomtatják, aláírják. Aztán ha módosításra van szükség, a dolgozó kap egy újabb papírlapot, amit meg kell őriznie a munkáltatónak és a munkavállalónak egyaránt. Pedig ma már a digitális aláírás sem egy elérhetetlen, távoli szolgáltatás, könnyen működhetne az egész folyamat online” – mondta Marossy Dávid, aki szerint a céges munkaeszközök kiosztása szintén olyan folyamat, ami most időt, energiát vesz el, rengeteg adminisztrációval jár, ám digitálisan könnyen, gyorsan meg lehetne oldani, ahogy a kötelező éves üzemorvosi vizsgálatra történő beutaló, majd a szakember által kiállított igazolás is történhetne online.

"Minden munkavállalónak értékes percei, ha nem órái mennek el minden év elején az adóelőleg elszámolásához, a családi és egyéb kedvezmények igénybevételéhez szükséges dokumentumok papír alapú kitöltésével. Ez is gördülékenyen működhetne digitálisan, időt, energiát spórolva a dolgozóknak, kevesebb dokumentumkezelést lehetővé téve a vállalatoknak” – jegyezte meg Winkler Zsolt, hozzátéve, sok cég tart a változástól, pedig a felhőalapú szolgáltatások gyorsan és könnyen elérhetőek, nem szükséges a meglévő eszközpark fejlesztése sem, ugyanakkor, aki belevág, a transzparencia és a hatékonyság javítása mellett elősegíti a munkavállalói élmény erősítését is, ezek pedig komoly versenyelőnyt jelenthetnek.

A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. A Canon szolgáltatásaival kapcsolatos további információt ezen az oldalon találhatnak.

Címlapkép: GettyImages

RSM Blog

KIVA 2025 - Mi változott?

A többi adónemhez hasonlóan a kisvállalati adó (KIVA) szabályok is változtak az elmúlt évek során. A KIVA mértéke 2025-ben is 10 százalék, de van egy fontos KIVA-változás is, amit a 2025 ta

Portfolio Banking Technology 2025

Portfolio Banking Technology 2025

2025. november 4.

Portfolio Property Awards 2025

2025. november 5.

Portfolio Professional Investment Day 2025

2025. november 5.

Portfolio Future of Construction 2025

2025. november 11.

Hírek, eseményajánlók első kézből: iratkozzon fel exkluzív rendezvényértesítőnkre!
Díjmentes előadás

Tőzsde kezdőknek: Hogyan ne égesd el a pénzed egy hét alatt!

A tőzsde világában a lelkesedés könnyen drága hibákhoz vezethet – előadásunk abban segít, hogy kezdőként is megértsd a legfontosabb alapelveket, felismerd a kockázatokat, és elkerüld, hogy egy hét alatt elolvadjon a megtakarításod

Ez is érdekelhet