Számlák ezrei, problémák százai – a számlakezelés kihívásai (x)

A NAV Online Számla rendszere jelentős változásokat hozott a cégek életében a számlák digitalizálásának tekintetében. Sokkal nyitottabbak lettek az elektronikus számlázás és digitális megoldások iránt. Ennek ellenére még mindig jócskán van megoldandó probléma: elveszett vagy hiányos számlák, hibás adószám, adattartalom, esetleg áfakulcs, hiányzó teljesítésigazolás – a hazai vállalatok nehézségek tömkelegével kell, hogy megküzdjenek a számlázás során, derül ki egy friss felmérésből. Vajon a Partner HUB Zrt. innovációja kínálhat megoldást a komplikációkra?

A számlázási problémák háromnegyedét adathiba okozza, amelyeket jellemzően egy újabb számla kiállításával orvosolják. Mindez a cégek több mint 40%-ánál alapvetően kevés plusz energiát igényel, viszont a megkérdezettek negyede kifejezetten nagy erőfeszítésként éli meg. De természetesen mindannyian pozitívan értékelnék, ha számlázási gondjaik kezelhetőek lennének. A NAV Online Számla rendszeréről lekérhető adatokat a cégek csak kevesebb, mint fele alkalmazza a szállítói számlák rögzítésénél. Ezek a legfőbb megállapításai annak a telefonos közvélemény-kutatásnak, aminek kérdéseit több mint 50 pénzügyi vezető, illetve könyvelő válaszolta meg. 

A cégek csupán 4%-a nem küzd a számlákkal!

A vállalkozások többsége rendelkezik számlázási feladatokkal megbízott munkatárssal, a megkérdezettek 96%-a szerint mégis rengeteg mizéria adódik ezek kezelése során.

A cégek több mint felénél a bejövő számlák okoznak több zűrt, míg a válaszadók 15%-a a kimenő számlákra panaszkodott. Elszomorító adat, hogy a vállalatok csaknem harmadánál mind a vevői, mind a szállítói számlák kezelése körülményes folyamatnak számít.

A fennakadást sokszor a legegyszerűbbnek tűnő elemek okozzák.

Az alapvető, banális dolgok is rengeteg fejfájás forrásai lehetnek. Bizonyítja ezt, hogy a felmérés szerint a számlákkal kapcsolatos problémák több mint 60%-a abból fakad, hogy valamely, a számlán lévő információ nem megfelelő. Legtöbb esetben ez a partnernél lévő hibás adatnak – téves névnek, címnek, adószámnak vagy bankszámlaszámnak – tudható be.

Az adminisztratív hibák persze elkerülhetők, ha a cégek alapos és többszöri ellenőrzést és igazán jó szoftveres megoldást vetnek be – legalábbis ezzel a módszerrel kerülik el a malőröket azok a cégek, akikből az a bizonyos 4% tevődik össze.

Az ERP rendszerek sem jelentenek hathatós megoldást!

A megkérdezettek 82%-a használ valamilyen vállalatirányítási információs rendszert. Feltehetőleg minden cég az általuk legjobbnak vélt, vagy legjobb tudásuknak megfelelően kialakított megoldással dolgozik, ennek ellenére a válaszokból egyértelműen kitűnik, hogy hibák, hiányosságok bizony nem kis számban vannak. Az ERP rendszerek bár rendkívül hasznosak, önmagukban nem oldhatják meg a számlázási nehézségeket.

Az automatizációban rejlő potenciál még mindig nincs kihasználva!

Technikailag még mindig csak a cégek fele használ szoftveres megoldást a NAV-os adatok lekérdezésére – mutat rá a felmérés. A folyamatok automatikus rövidítésének aránya tehát még mindig jóval elmarad a potenciálistól.

Pedig a digitális megoldások jelenthetik a jövőt!

A trendek azt mutatják, hogy a számlakezelésre fordított idő és energia informatikai megoldásokkal könnyedén csökkenthetők. A felmérés rávilágított, hogy ezekre a megoldásokra a vállalatok nyitottak is lennének, hiszen a válaszadók 100%-a pozitív attitűddel fordul az olyan megoldások felé, amelyek a számlakezelést leegyszerűsítik. Ilyen a Partner HUB Zrt. rendszere is, amely azoknak szól, akik nagy számlamennyiséggel dolgoznak, illetve akik szeretnék a papíralapú számlakezelésüket digitalizálni. A program felhasználóbarát felületet biztosít a számlák rögzítéséhez, illetve a későbbi kezeléshez és archiváláshoz is. Különösen kedvező most, hogy a GINOP  Plusz 1.2.1-21-es kiírásra pályázók támogatottan is meg tudják vásárolni a programot.

A Partner HUB Zrt. üzletfejlesztési igazgatója, Kauzli Katalin elmondta, rendszerük erőssége abban rejlik, hogy a vállalati folyamatokhoz és a már meglévő rendszerekhez szinte fejlesztés nélkül rugalmasan képes alkalmazkodni.

A számlakezelési nehézségekre a digitális megoldások jelenthetik az egyetlen megoldást. Az automatizáció segítségével a vállalkozások pénzügyi folyamatai jóval hatékonyabbá és gyorsabbá tehetők. Kauzli Katalin hozzátette, aki meg szeretne erről bizonyosodni, kockázatmentesen kipróbálhatja a Partner HUB Zrt. innovációját.

(x)