Ha a vírus nem lenne elég, jön a NAV: brutális digitalizációs hullám vár a vállalkozásokra

Már a 2008-as válság idején is megmutatkozott a digitalizáció szerepének jelentősége, mikor a gazdaság minden területén látható jelentős visszaesések közepette egyedül az e-kereskedelem volt képes kétszámjegyű növekedést elérni. A koronavírus kapcsán előállt eddigi példátlan helyzetben, a bezárt üzletek a kevésbé innovatív szereplőket is rászorították az online megoldásokra: egy felmérés szerint a járvány kezdete óta a megkérdezett kkv-k ötöde alkalmaz valamilyen új digitális ügyfélszerzési csatornát, és az alkalmazott digitális eszköztár is kibővült.

A felmérésben részt vevő cégek

• 40%-a használ felhőalapú szervert
• 33%-a használ adatai védelmére valamilyen VPN-hálózatot
• 25%-a vállalatirányítási rendszert
• 42%-a online találkozók megtartására alkalmas eszközt
• 23%-a projektmenedzsment támogató eszközt
• 21%-a pedig a teendők rendszerezésre szolgáló eszközt

A valamilyen digitális témakörben szakértői támogatást igénylő kkv-k aránya pedig eléri a 65 százalékot. Fontos ugyanakkor azt is megjegyezni, hogy a digitális eszköztárakban észlelhető bővülés elsősorban az infokommunikációs cégeknél, illetve a nagyobb szervezettel rendelkező cégeknél látványos, de más szektorokban is jelentkezik.

Kristó Zoltán, a Riport Applications Kft. ügyvezetője szerint a korona-válság erős digitalizációs hullámot hozott, azok a cégek, amelyek egyébként is tervezték ilyen megoldások bevezetését, nagyon hirtelen léptek. Ez a cég fejleszti az autokatát, amely a katások adminisztrációs kötelezettségeit látja el automatikusan, de a felhasználók számában kiugró növekedést egy másik fejlesztésük, a Quick esetében tapasztaltak. Ez egy mini pénzügyi modul, amely számlaérkeztetéssel foglalkozik, „összegereblyézi” az e-mailben, számlázóprogramból vagy éppen a NAV-tól kapott adatok alapján a számlákat és egy környezetben, érintésmentesen tudja ezeket kezelni a felhasználó.

„Az volt az izgalmas kérdés, hogy mi fog történni, ha vége az első hullám okozta távmunkás kényszeridőszaknak, kitart-e ez az erős digitalizációs tendencia, vagy megtörik a lelkesedés. Ezt a problémát oldotta fel a NAV online adatszolgáltatáshoz köthető júliusi határideje, amely fenntartotta a digitalizációs kényszerhelyzetet és nagy löketet adott, hogy sok cég – amely eddig csak plusz tehernek érezte ezt – felismerte, hogy a kényszeren felül azért van ebben potenciál is” – mondta Kristó.

A könyvelők kiemelt szerepet kaptak

A szakértő szerint júliusban, de még augusztusban is egyértelmű szkepticizmust tapasztaltak a könyvelők körében a NAV online számlarendszerének kibővítése miatt. Minden csatornán – a közösségi média platformoktól a szakmai fórumokig – az volt a visszhang, hogy nem fog működni a gyakorlatban, felesleges, plusz adminisztrációval jár. A nagy átalakításokat ugyanakkor jellemzően kételkedő megjegyzések kísérik, ahogy történt ez a július elsejei határidő kapcsán is, amikortól már az áfa értékhatárától függetlenül minden, belföldi adóalany részére kiállított számlát be kell küldeni a NAV-hoz.  

Azonban a kezdeti szkepticizmus lassan eltűnt, sőt, mára talán át is fordult a dolog:

Október közepén volt egy nagy leállás a NAV Online Számla rendszerében, átmenetileg nem lehetett lekérni a saját szállítói számlaadatokat, amire hatalmas felháborodás volt a válasz a könyvelői közösségben.

Vagyis

augusztustól októberig a könyvelők körében olyan szinten átfutott ez a megoldás, hogy ennek párnapos, átmeneti hiányát már hangos elégedetlenség kísérte.

Pedig a könyvelők nincsenek könnyű helyzetben, mert ebben a digitalizációs átmenetben a kevésbé innovatív vállalkozások felé sokszor nekik kell a mediátor szerepét betölteni. Az ugyanakkor a fenti példából is látszik, hogy ezeket az új technológiákat már elég jól kihasználják és gyorsan alkalmazkodtak a változásokhoz: a Számlázz.hu-nál egy könyvelő átlagosan 6-7 vállalkozás fiókjához rendelkezik hozzáféréssel, ezzel is gördülékennyé téve a közös digitális munkát.

A Minősített Könyvelők Egyesületének szeptemberi felmérése szerint a könyvelőirodák 85 százaléka ismeri a NAV online számla és információ letöltési lehetőségeit és azok működését, melyek a kimenő számlák visszakérését, pénztárgépes jelentés visszakérését, szállítói számlák lekérdezését teszik lehetővé.

Még gyerekcipőben jár, de brutális ökoszisztéma épül

A Riport Applications fejlesztései ugyanakkor csak egy részét képezik a Számlázz.hu-s ökoszisztémának, amely különböző, egymást kiegészítő digitalizációs megoldásokat foglal magába, amelyek nemcsak kompatibilisek egymással, de ki is egészítik egymást a minél hatékonyabb működés érdekében. 

Az Innonest ügyviteli rendszere például azokat a vállalkozásokat célozza, amelyek már túlléptek az Excel-táblákon, de egy komolyabb, magasabb szintű vállalatirányitási vagy ügyviteli rendszerhez még nem nőttek fel.

A szoftver segítségével lekövethetők a munkafolyamatok, lehet árajánlatot létrehozni, megrendelőlapot, megrendelés visszaigazolást, munkalapot, szállítólevelet, teljesítési igazolást, átvételi elismervényt és akár közvetlen számlázni is a Számlázz.hu integrált rendszerén keresztül

– mondta a Portfolio-nak Berta Róbert, az Innonest ügyvezetője, aki 20-25 százalékos megugrást tapasztalt az előfizetések számában a karantén-időszak alatt.

„Ha egy munkalaphoz szeretne számlát csatolni valaki, ahhoz nem szükséges belépnie a Számlázz.hu fiókjába, ezt megteheti a mi rendszerünkön keresztül is’ – mondta az ökoszisztémába szervezettség előnyeiről Berta. A legtöbb vállalkozás készletkezelési folyamatok átláthatósága miatt keresi a céget, a raktárak közötti készletmozgás dokumentálását digitalizálja a rendszer, de lényegében minden olyan szolgáltatás elérhető rajta, mint egy nagyobb ügyviteli rendszerben, csak kicsit egyszerűbben a könnyebb kezelhetőség érdekében.

Az volt a célunk, hogy ne legyen szükség semmilyen oktatásra, hanem magától értetődő legyen a működése és egy kattintással át tudjanak lépni a Számlázz.hu-s ügyfelek a rendszerbe és fordítva

– tette hozzá Berta.

A könyvelők számára a SMARTBooks kínál felhőalapú, havidíjas, gyorsan megtanulható, automata rendszert, de bárki számára elérhető, aki rendelkezik Számlázz.hu-s fiókkal, így a számlái automatikusan beérkeznek a könyvelőjéhez, aki szintén hozzáférést kap a rendszerhez.

A személyes találkozás elkerülésére idén különösen, de egyébként is egyre nagyobb inkább igény mutatkozik. Mivel a program a Számlázz.hu-val integrált, a könyvelő számára az adatrögzítés feladata megszűnik, így idejét tanácsadásra és az ügyfeleire fordíthatja. A Business csomag keretében pedig egy ügyviteli rendszer is elérhető. „Ha egy vállalkozás a számlakezelésen túl egy ügyviteli rendszert is szeretne, akkor az ökoszisztémán belül a vállalkozások előfizethetnek az Innonestre, a speciálisabb raktár-és készletkezelési megoldást keresőknek, például a nagykereskedőknek pedig ott van a Business csomagunk, ami egy mini ERP, a készlettől az árrésig mindent lefed” – mondta Schramm Károly, a megoldást fejlesztő Smartfront Kft. alapító ügyvezetője, aki szerint a rendszer nagy előnye, a könyviteli és az ügyviteli rendszer integrációja.

Technikailag egy felhő adatbázisban dolgozik a felhasználó vállalkozó és a könyvelője, csak ők két különböző ablakot látnak. Ez egy óriási előrelépés abban a világban, ahol sokan még mindig szatyorban viszik be a számláikat a könyvelőjükhöz

– tette hozzá Schramm.

Kristó Zoltán szerint egy brutális rendszer állt össze a Számlázz.hu égisze alatt, amely ma már körülbelül 400 ezer vállalkozásnak nyújt számlázási szolgáltatást, és az említett cégekkel való együttműködése mellett elsőként rendelkezett PSD2 engedéllyel a magyar online számlázók piacán, ami lehetővé teszi, hogy banki adatokat is integráljanak.

Kristó ugyanakkor azt is hozzáteszi, hogy egyelőre ezeknek a lehetőségeknek a kiaknázása még gyerekcipőben jár. „Van egy krém a kkv piacon, amely nagyon elkapta a fonalat és racionalizálta az operatív működését és elképesztő adatkapcsolatokat legózik össze magának az elérhető digitális megoldások kombinálásával, de a többség még azért egyelőre alig képes tartani a tempót a NAV által diktált határidőkkel” – mondta, hozzátéve, hogy ezzel egyébként

az adóhatóság példátlan módon egyfajta fő innovátorrá lépett elő a szektorban.

„Bár sokan még az elején tartanak, de a NAV a határidőkkel gondoskodik arról, hogy senki ne maradhasson le, hiszen a jogszabályi megfeleléssel itt már tulajdonképpen nem a cégvezető döntése, hogy innovál-e vagy sem. A könyvelők példájából pedig az látszik, hogy ugyan még az elején tartunk, de ez gyors folyamat lesz, és nagyon gyorsan adaptálni fogják ezeket a megoldásokat a piaci szereplők, amint a gyakorlatban elkezdik élvezni ezek előnyeit” – tette hozzá Kristó.

A cikk megjelenését a Számlázz.hu támogatta.