Hiába a NAV csodafegyvere, sok cégnél most is kinyomtatják a számlákat

A közigazgatási szektorban egy-egy gazdálkodó szerv havonta több ezer számlát kezel és még a közüzemi számlák kontírozása is hetekig tartó procedúra lehet. Könyvelési szempontból nem az lesz érdekes, hogy mennyi a számlán szereplő összeg, illetve a fogyasztás, hanem különböző tételek alapján válik besorolhatóvá. Egy közigazgatási szerv esetében, amely alá intézmények sora tartozik, nem egy darab villanyórához kapcsolódó számláról van szó, hanem több tucatról.

„Egy önkormányzatnál például, amely működtet 22 óvodát és 18 bölcsődét, ez a villanyszámla legalább 30 oldalas lesz. Amikor a könyvelő ezt megkapja, elkezdi manuálisan hozzáírogatni azokat a kiegészítő információkat – szervezetkód, költséghely, költségviselő, kormányzati funkció (COFOG) stb. –, amelyek egy villanyszámla lekönyveléséhez szükségesek” – mondta a Portfolio-nak Ozsvár Ferenc, a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. vezérigazgatója, aki szerint

egy havi 500 közüzemi számlát kezelő szervezetnél ez a munka két embernek két hétig is tarthat.

A számlaadatok NAV-tól való lekérése egy rendkívül hasznos fejlesztés, de a számlakezelési folyamat szempontjából csak a jéghegy csúcsa. A lekért xml-adatokból csak annyi állapítható meg, hogy az adóalany felé valaki kibocsátott egy számlát, ami a közeljövőben meg fog érkezni – vagy elektronikus vagy fizikai formában és ennek kell majd valahogy bekerülnie a könyvelésbe.

„Ügyfeleinknél azt tapasztaltuk, hogy óriási mennyiséget, több ezer számlát kezelnek havonta, amelyeket mind el kell látni a megfelelő információkkal a könyvelés számára” – mondta Ozsvár. Ezért hozták létre a SzámlaRobot szolgáltatást, amely automatizálja ezt a folyamatot.

A szolgáltatás képes a beérkező számlákat számlasor szinten felbontani, értelmezni és feldolgozni, majd egy összetett paraméterhalmazon keresztül könyvelési információkkal ellátni, vagyis automatikusan lekönyvelhetővé tenni. A könyvelők számára gyakorlatilag már csak az ellenőrzési feladat hárul, hiszen egy előfeldolgozott állapotot fog adni nekik a rendszer, ami egy tanuló algoritmusnak köszönhetően 99,9 százalékos pontossággal felismeri az ismétlődő tételeket, mint a szolgáltató, szolgáltatás, vagy a kiszámlázásra került tartalom.

A felhőalapú szolgáltatás ugyanakkor a szervezeti egységek eltérő működése és igényei miatt nem dobozos termék, használatához kell a felhasználó által alkalmazott könyvelési vagy vállalatirányítási rendszerhez egy kapcsolat, hogy kinyerhessék azokat a törzsadatokat, amelyek szükségesek a számlafeldolgozási folyamatban. Törzsadat lehet, hogy milyen projekt-, forráskódokat használ a szervezet, milyen szervezeti egységek vannak, milyen költséghelyeket alkalmaznak stb.

A nagy számlamennyiséget kezelő szervezeteknél – mindegy, hogy piaci vagy közigazgatási –, általában ugyanazoktól a beszállítóktól ugyanazokat a tételeket szerzik be, ismétlődő adattartalommal dolgoznak, ezért egy tanuló algoritmus segítségével könnyedén integrálható a rendszerbe, még ha postán érkezik is a számla.

A beérkező számlákat (legyen az papíralapú vagy elektronikus) a felhasználó paraméterezheti, felépít egy jogcímstruktúrát, amire az öntanulás létrejöhet, így az egyszer rögzített adatokat később már automatikusan felajánlja a rendszer. A NAV-tól lekérhető xml-ek, vagy a feltöltött elektronikus számla adatai alapján a szolgáltatás elvégzi a kontírozást. Itt jegyezzük meg: a szállító által kiállított elektronikus számla jóval több hasznos információt tartalmaz, mint ugyanennek a számlának a NAV felé továbbított változata. 

A szolgáltatás része a folyamatos támogatás, legyen szó akár új, elektronikusan számlázó partner konfigurálásáról, vagy jogszabályi változás átvezetéséről. „Ilyenkor a szakembereink ellenőrzik a kibocsátott számlát, frissítik a rendszert, amelyre egyébként a gyakran változó szabályozás is indokot ad” – tette hozzá. Ugyanakkor a szolgáltatás alapvetően úgy működik, hogy ha az algoritmus egy számlát nem tud értelmezi, akkor az egy hibaágra kerül. A könyvelő látni fogja, hogy a rendszerbe érkezett 1500 számla, de ebből csak 1422-t dolgozott fel automatikusan, a többi esetében beavatkozásra van szükség.

Ettől függetlenül a vezérigazgató szerint a szolgáltatással a korábbi önkormányzati példában említett, két ember által két hétig végzett munka radikálisan csökkenthető, akár néhány órára.

El lehet felejteni a gemkapcsozást

Bár a SzámlaRobotot eredetileg közigazgatási szervek számára hozták létre, bármilyen területen alkalmazható, ahol nagy mennyiségű, ismétlődő dokumentációt kezelnek. Olyan procedúrák egyszerűsítésére is alkalmas, mint például a teljesítés igazolás kiállításának folyamata. „Itt arról van szó, hogy egy plusz papír készül a fizikai számla mellé - esetleg bélyegzőt használnak erre a célra, ami olyan információkat tartalmaz, amelyek az adott ügylet tényleges teljesítését, adott esetben egy eszköz leszállítását vagy egy szolgáltatás megtörténtét tudják igazolni. Ezt a jóváhagyást azonban különböző emberek végzik a szervezeten belül, ezért a hagyományos feldolgozás esetében egy plusz papírt gemkapcsoznak a számla mellé, ami így „utazik” tovább a feldolgozási folyamatban” – vázolta a pénzügyi osztályokon jól ismert folyamatot Ozsvár.

A szolgáltatás ezt a digitális aláírással egyszerűsíti, ami a pandémiás időszakban kifejezetten előnyös megoldás volt, hiszen érintésmentes és távolról is elvégezhető: a számlát nem kell fizikailag eljuttatni ahhoz, aki a teljesítés igazolást aláírja, hanem elégséges a számlaképet és a digitális csatolmányt megtekintenie, amit egy elektronikus aláírással hitelesít.

A vezérigazgató szerint ezek a folyamatok kiáltanak a digitalizációért, hiszen így a számlainformációk bármikor és bárhonnan elérhetővé válnak, és a jogosult, bármikor alá is tudja írni ezeket a dokumentumokat.

Most egy edukációs folyamat közepén vagyunk, igyekszünk meggyőzni a közigazgatási szereplőket, hogy ez az elektronikus aláírással ellátott pénzügyi feldolgozási folyamat működik, a régi folyamatok újra gondolhatók és sokkal hatékonyabbá tehetők.

Például a folyamatba egy adószakértő is bekapcsolódhat, anélkül, hogy az bonyolultabbá, túlontúl időigényessé válna.”

A nagyobb szervezeteknél a törvényesség és a jogszabályi megfelelés maximalizálása érdekében a számlákat jellemzően egy adószakértő is átnézi, hogy az alakilag megfelel-e az elvárásoknak. A szolgáltatással ezt a jóváhagyást egy gombnyomással vagy egy elektronikus jelzéssel megteheti, a fizikai számlák utaztatása nélkül, ami nemcsak időigényes és költséges, de így akár el is veszhetnek, tovább nehezítve a könyvelési osztály életét.

Egy másik fontos szempont, hogy az elektronikus számlákat a jogszabály szerint a kibocsátás formátumában kell megőrizni. „Ezzel többen bajban vannak, sokan a C- meghajtón nyitnak e célból egy e-számla könyvtárat. Csakhogy mivel az adatokat 8 évig meg kell őrizni, ez - például az adatvesztés kockázata miatt - nem túl kifinomult” – mondta Ozsvár. Ezért úgy dolgozták ki a szolgáltatást, hogy az adatok archiválása a felhőben történik, sőt az ügyfelek igényei alapján, bármilyen egyéb dokumentum is feltölthető mellékletként.

A vezérigazgató szerint a digitalizációs technikák növekvő elfogadásának az egyik motorja – a pandémia kényszerítő ereje mellett – kortól és szakterülettől függetlenül az azonnali hozzáférhetőség, hogy nem kell keresgélni az adott dokumentumokat.

Azok a projektjeink sikeresek, ahol elsősorban a gazdasági vezetésnek van egy innovatív elképzelése a belső folyamatok megváltoztatásáról. Lehet akármilyen remek a szolgáltatás, az nem fog működni, ha olyan környezetbe kerül, ami nem hajlandó egy pici innovációt, tanulást beletenni az egészbe.

A cikk megjelenését a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. támogatta.