Mindig csúsznak a céges projektek? Így lehet fejleszteni a menedzsment készségeket

Mitől lesz valaki jó projektmenedzser, illetve az őket összefogó vezető? Milyen tulajdonságok, skillek, tudás szükségesek ehhez?

Ha a projektmenedzser szerepét egy zenekar karmesteréhez hasonlítjuk, akkor ő az, aki gondoskodik arról, hogy minden hangszer időben és megfelelő harmóniában szólaljon meg. De képzeljük el, hogy a karmester nemcsak az ütemet adja, hanem neki kell beszereznie a kottákat is, ellenőriznie kell, hogy vannak-e húrok a hegedűkön, és neki kell átgondolnia, ki mikor érkezik a próbára. És akkor még nem beszéltünk arról, hogy a zenészek is különböző személyiségek. Valaki precíz, és a kottában szereplő művet nagy élvezettel gyakorolja, valakinek inkább az improvizálás lenne otthonos, és valakinek nagy erőfeszítést jelent időben érkezni a korai próbákra.

A karmester célja viszont az, hogy az előadás tökéletesen sikerüljön, ehhez viszont rengeteg tényezőt, a különböző habitusokat mind-mind össze kell hangolnia.

A projektmenedzser munkája is ugyanilyen komplex. Egy jó projektmenedzsernek a helyzettől függő készségekkel, ismeretekkel és tulajdonságokkal kell rendelkeznie. Elengedhetetlen például a felkészültség, vagyis a projektmenedzsment-keretrendszerek, -módszertanok és -eszközök alapos ismerete. Ezt egyébként a különböző szervezetek minősítésekkel is jellemzik – az egész világon milliós nagyságrendben rendelkeznek minősítésekkel projektmenedzserek. Mivel a kommunikáció a projektmenedzsment központi eleme, ezért az adott vezető feladata, hogy a projekt összes érintettjével hatékony kapcsolatot tartson fenn. Idesorolnám a célok világos kitűzésének képességét, a problémák megfelelő rendezését és a konfliktuskezelést is. A projektmenedzsernek olyan vezetői készségekkel kell rendelkeznie, hogy

képes legyen motiválni a csapattagokat, irányítani a feladatok végrehajtását, és fenntartani a csapat fókuszát a kitűzött célok elérése során.

A számos előre nem látható helyzetből adódóan az is fontos, hogy a projektmenedzser legyen rugalmas, és gyorsan ismerje fel a problémák forrását. Természetesen nagyon lényeges a megbízhatóság, a felelősségteljesség, a következetesség, az érzelmi intelligencia, az etikus viselkedés. Utóbbira például a Project Management Institute (PMI), a legnagyobb nemzetközi projektmenedzsment-szervezet etikai és szakmai magatartási kódexet dolgozott ki, amelynek tartalmát a minősítési vizsgákon számon is kérik.

Mennyiben determinálja egy-egy vezető személyisége, munkakultúrája (multi tasking képességek, fókuszáltság, precizitás stb.), hogy képes lesz-e megfelelően teljesíteni a területen? Van olyan eset, amikor már bizonyos skillek nem fejleszthetők tovább, és legfeljebb digitalizációval lehet a teljesítményt növelni?

A vezető személyisége és munkakultúrája jelentős mértékben befolyásolja, mennyire képes sikeresen helytállni a projektmenedzsment területén. A fentebb is felsorolt jellemzők hozzájárulnak ahhoz, hogy valaki hatékonyan koordinálja a projektet és irányítsa a csapatot. Egyes készségek jól fejleszthetők egy bizonyos szintig, de ebben vannak egyéni eltérések is.

Valóban a digitalizáció és a támogató rendszerek használata jelenthet megoldást ilyenkor.

Gondoljunk egy projektmenedzserre, aki több, párhuzamosan futó projektet irányít, és folyamatosan különböző típusú feladatokkal és problémákkal találja szemben magát, így könnyen elveszhet a részletekben. Ebben az esetben a digitális eszközök, a projektmenedzsment- vagy task management szoftverek segíthetnek a koordinációban és a nyomon követésben.

Fontos, hogy a technológia nem helyettesítheti a kritikus gondolkodást, a problémamegoldó képességet vagy a megfelelő munkaszervezést, csupán eszköz lehet a hatékonyság növelésére.

Optimális helyzetben a projektmenedzser kombinálja a személyes készségeket és a digitális eszközöket.

A projektmenedzsment egy interdiszciplináris terület, amelyben a humánerőforrás-menedzsment, időmenedzsment, felxibilitás stb. is szerepet kap, illetve nem elválasztható a projektek sikerességétől. Minden egyes részterületet érinti az oktatás?

A projektmenedzsment számos különböző készséget foglal magában. Nem csupán a technikai elemek – mint például az ütemezés, az erőforrások menedzsmentje vagy a költségkontroll – fontosak, hanem ugyanekkora vagy még nagyobb jelentősége van a „puha” menedzsmentnek, a hatékony kommunikációnak, a csapatdinamikának és az alkalmazkodóképességnek. Ezek az elemek mind alapvetően befolyásolják a projektek sikerességét, hiszen egy projekt eredményessége nemcsak a tervek pontosságán, hanem a csapattagok együttműködésén is múlik. A tantárgy keretein belül igyekszünk a legszélesebb spektrumon áttekinteni és bemutatni a projektmenedzsmenthez kapcsolódó főbb témákat.

A cél az, hogy a hallgatók megértsék a projektek komplex rendszerét, és felismerjék, hogy a siker érdekében a különböző területek együttműködésére van szükség.

A projektmenedzsment számos olyan témakört érint, amelyek önálló diszciplínának számítanak. Ilyen például a jog, a pénzügyek vagy a minőségmenedzsment – az e szakterületekben történő elmélyülésre más dedikált tantárgyak biztosítanak lehetőséget a képzés során. A projektmenedzsment oktatásában ezért nagy hangsúlyt kap az is, hogy a hallgatók lássák az egyes szakterületek közötti kapcsolódási pontokat, és megértsék, hogyan lehet ezeket az ismereteket egy átfogó rendszerben szintetizálni. A hallgatók a különféle projektmenedzsment-témakörök elsajátítása mellett egy valós esethez kapcsolódó csoportos munka keretében a projektmenedzsment számos vetületével foglalkoznak.

A gyakorlat szerves részét képezi egy projektmenedzsment-szoftver kezelésének elsajátítása is.

Ennek a feladatnak az elvégzése nemcsak a módszerek későbbi alkalmazását segíti elő, hanem a csapatmunka során fejleszti a hallgatók együttműködési, kommunikációs és problémamegoldó készségeit is.

Mennyiben határozza meg a projektmenedzsment szakterületének működését a digitalizáció, az SAP-alapú megoldásokon kívül, milyen típusú szoftverekkel érdemes a munkát támogatni?

Az utóbbi években e szakterület működését is jelentős mértékben befolyásolta a digitalizáció, amely új eszközöket és megoldásokat hozott a szakma mindennapjaiba. Az SAP rendszerek széles körben elterjedtek a vállalatirányítás területén, hiszen számos moduljuk – például a pénzügyi (FI), anyaggazdálkodási (MM) és termeléstervezési (PP) funkciókat támogató modulok – szorosan összekapcsolódnak, és egy integrált környezetet biztosítanak. Az SAP-nek létezik projektmenedzsment-modulja (PS) is,

gyakran tapasztalható azonban, hogy a funkcionalitása nem szolgálja teljeskörűen a vállalat komplex projektmenedzsment-igényeit.

Ismerek olyan céget, ahol az SAP rendszer moduljait széleskörűen használják, de a projektmenedzsment támogatására mégis egy független projektmenedzsment-szoftvert alkalmaznak (például a Microsoft Projectet vagy Primaverát). Ennek oka e célszoftverek rendkívül fejlett funkcionalitása.

Meg kell jegyeznem, hogy a projektmenedzsment-szoftverek mellett napjainkban egyre népszerűbbé váltak a különféle task management rendszerek, amelyek elsősorban az agilis módszertanú vagy kisebb léptékű projektek esetében terjedtek el (például Jira, Asana, Trello). Előnyeik közé tartozik a könnyű használhatóság, a valós idejű együttműködés támogatása és a különböző platformokon való elérhetőség. A projektcsapatok tagjai akár mobilalkalmazások segítségével is gyorsan reagálhatnak a változásokra, és könnyen követhetik a projekt aktuális állapotát. Ugyanakkor

fontos megjegyezni, hogy ezek az eszközök jellemzően kevésbé mély elemzési képességekkel rendelkeznek, mint a dedikált projektmenedzsment-szoftverek.

Léteznek valamiféle use case-ek, modellek, amelyekre relatív standardizálhatóan fel lehet fűzni projekteket?

Igen, a projektmenedzsment területén is alkalmazunk különféle use case-eket, modelleket és keretrendszereket, amelyek alapján elég jól standardizálhatóan fel lehet építeni egy konkrét projektet. Bár minden projekt egyedi, vannak bizonyos típusok, amelyek hasonló folyamatokkal és mérföldkövekkel dolgoznak. Erre példa az is, hogy a projektmenedzsment-szoftverek előre definiált sablonokat kínálnak, amelyek megkönnyítik a projektek tervezését.

A legújabb, hetedik kiadású, magyarul is megjelent Projektmenedzsment-útmutató (PMBOK® Guide) különösen nagy hangsúlyt fektet a testre szabásra, vagyis a projekthez igazításra (tailoring). Nincs univerzális, minden projektre egyformán alkalmazható megoldás. A projekt sajátosságai határozzák meg, melyik módszertan vagy megközelítés lesz a leghatékonyabb az adott esetben. Például az utóbbi időben számos hazai projekt esetén is hibrid megoldást választottak.

Milyen élet- és karrierhelyzetben lévő vezetőket várnak? Elég nagy lehet a különbség egy KKV vezető és egy nagyvállalati középvezető között, hiszen míg előbbinek menedzsmentszinteket, vállalati struktúrát kell építeni, addig utóbbinak mindezek rendelkezésére állnak. Mennyire differenciált ebből a szempontból az oktatás?

Az oktatás során valóban fontos tudatában lenni annak, hogy a menedzserek, vezetők különböző élet- és karrierhelyzetekből érkeznek. Jelentősen eltérhet egymástól egy kis- és középvállalkozás vezetője és egy nagyvállalati középvezető tevékenysége, hiszen míg a kkv vezetőjének gyakran magának kell kialakítania a menedzsmentszinteket, felépítenie a vállalati struktúrát és megteremtenie az operatív folyamatok alapjait, addig egy nagyvállalati középvezető általában már egy meglévő, jól definiált szervezeti struktúrában dolgozik, ahol akár támogató rendszerek is elérhetők (a projektmenedzsment területén ezek a PMO-k vagy projektirodák).

Az oktatás során ezt a sokszínűséget úgy kezeljük, hogy a tananyag felépítése a projektmenedzsment legjobb gyakorlataira épül, és rugalmas keretet biztosít ahhoz, hogy minden hallgató megtalálja a számára releváns eszközöket és módszereket. A projektmenedzsment oktatásának nálunk is fontos alapköve a PMI által kidolgozott Projektmenedzsment-útmutató, amely a projektmenedzsment nemzetközileg elismert szabványa. Ez azért jelentős, mert a projekt életciklusának minden szakaszát – illetve folyamatcsoportjait és folyamatait – lefedi.

Nagy hangsúlyt helyezünk arra, hogy az oktatás során a legfrissebb verziók szerinti tudásanyagot is kövessük, naprakészek legyünk.

Jellemző, hogy a különböző vállalatok, különösen a méretükből adódó eltérések miatt, csak az útmutatóból megismerhető folyamatok bizonyos részeit alkalmazzák intenzíven. A kisebb szervezetek gyakran a rugalmasabb, egyszerűbb megközelítéseket részesítik előnyben, míg a nagyvállalatok jellemzően nagyobb mértékben követik a szabványokat, és formálisabban alkalmazzák a projektmenedzsment-keretrendszereket. Minél nagyobb egy vállalat, annál inkább támaszkodnak az átlátható, standardizált folyamatokra. A tantárgy oktatása során mi is igyekszünk minden releváns projektmenedzsment-eszközt és -módszert a lehetőségeinkhez mérten érinteni.

Milyen jelek alapján veheti észre egy vezető, hogy szüksége van továbbképzésre, mert jelenleg meghaladják a képességeit az elvárt projektmenedzsment feladatok?

Minőségi problémák, magas stressz-szint, rendszeres külső és belső negatív visszajelzések, jelentős eltérések a tervek és a megvalósítás között, de a sort még sokáig lehetne folytatni. Ha egy vezető ezek közül többet is tapasztal, az azt jelenti, hogy szüksége lehet továbbfejlesztésre a projektmenedzsment-módszerek és -eszközök terén.

Egy továbbképzés során elsajátíthatók például a fejlettebb időgazdálkodási technikák, a hatékonyabb kockázatelemzési módszerek vagy a szoftverek használata.

Emellett a soft skillek, például a kommunikációs és vezetői készségek fejlesztése is gyakori cél. Végső soron a továbbképzés nem csupán a hibák kijavításáról szól, hanem egy hosszú távú fejlődési út alapja lehet.

A BME Master of Business Administration képzése iránt érdeklődők a 2024. február 4-én 17 órakor kezdődő online beszélgetésen a szak oktatóitól és volt hallgatóitól tudhatják meg, miért érdemes a Műegyetem menedzserképzését választaniuk, és milyen tudnivalók vannak a jelentkezéssel kapcsolatban. A további információk az eseményről a BME GTK Facebook oldalán érhetők el.

A cikk megjelenését a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem támogatta.

Címlapkép és fotók forrása: Portfolio - Stiller Ákos