Elektronikus számlázás - mit vár el az adóhatóság (x)

Elvárás a kötelező tartalmi elemeken túl mind a papír alapú, mind az elektronikus számla kibocsátásával kapcsolatban, hogy biztosítsa

1. a számla eredetének hitelességét,
2. az adattartalom sértetlenségét és
3. az olvashatóságot (emberi szem általi olvashatóság - számla olvasását biztosító szoftvert is meg kell őrizni)

a kibocsátás időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig.

Ennek a hármas feltételnek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít a számla és a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás között.

Nyitott a kérdés, hogy pontosan melyek azok az eljárások, amelyek megfelelnek ezen elvárásnak az áfa törvényben felsorolt, külön nevesített törvényi vélelemmel biztosított megfelelésű eljárás - a minősített elektronikus aláírással ellátott számla és az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) létrehozott és továbbított adat - mellett. Ezek az üzleti eljárások alapesetben az adózó részéről elvárt kellő körültekintést és a folyamatok megfelelő dokumentálását igénylik egy ellenőrzés során.

A számla mellett fel kellene tudni mutatni minden olyan anyagot, ami a tranzakció létrejöttének hitelességét hivatott szolgálni pl. megrendelők, átvételi bizonylatok, e-mailben hibaüzenet nélkül kiküldött elektronikus anyagok, teljesítésigazolások, szerződő fél egyértelmű azonosítása - e-mail cím önmagában nem elegendő. A cél mindenképpen az lenne, hogy az információ technológiai eljárások segítségével (zárt rendszer, későbbiekben nem módosítható adatmegőrzés/archiválás, visszakereshető adatbázis az elektronikus számlák továbbításával kapcsolatban) a fenti hármas feltétel igazolható legyen mindkét fél oldalán, és az egyszerűsítésnek ne az legyen a hatása, hogy még több bizonyító dokumentumot kelljen prezentálni papír alapon.

Fontos kiemelni, hogy az elektronikus számla kibocsátásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges, mely nem feltétlenül fontos, hogy egy előzetes írásos megerősítés formájában öltsön testet (a számla befogadásával és a kifizetéssel a számlabefogadó beleegyezése megtörtént).

Az adóhatósági ellenőrzések során pedig figyelni kell arra, hogy az évekkel később lefolytatott adóellenőrzések során a fejlettebb technológiai környezetben is meglegyenek azok az eszközök, szoftverek, melyek segítségével az adóhatóság a bizonylatok meglétét, hitelességét ellenőrizni tudja.

Az elemzések szerzői igyekeztek olvasmányos, ugyanakkor szakszerű általános információval szolgálni. A leírtak általános jellegéből adódóan, valamint az esetleges jogszabályi változások miatt kérjük, hogy a leírtak személyre szabott értelmezésével kapcsolatban lépjenek kapcsolatba velünk.

(x)

• Címkék:
• adó