Van egy óriási gond az emailezéseddel, ami ki fog készíteni

Bárhol, bármilyen munkát is végezzünk, a kommunikáció egy kritikus része lesz annak, amit csinálunk. Egyszerűen nem lehet megúszni, hogy másokkal interakcióba kelljen lépnünk, akármennyire is magányos farkas hivatásunk van. A munkahelyi kommunikáció a technológia fejlődésével sokkal hatékonyabbá vált az évek során: faxot például már alig használunk a fejlett világban, helyette elkezdtünk instant üzeneteket küldözgetni, meg Zoom videóhívásokat tartani. De van egy műfaj, amely hiába egyidős az internet ősanyjával, máig velünk él. Ez pedig nem más, mint az email.

Durván fél évszázadra tekint vissza az emailek küldözgetésének története, az első emailszerű üzenetet 1969-ben lőtték ki még az ARPANET hálózatán. (Hogy pontosan mit is írtak ebben a legendás "üzenetben", azt itt árultuk el.) Azóta odáig jutottunk, hogy a becslések szerint durván 4 milliárd emailező felhasználó él ma a Földön, vagyis nagyjából minden második ember részt vesz valamilyen módon az elektronikus levelek küldözgetésében.

Az email egyeduralma

A modern vállalati kultúrában a vezetők megőrülnek a hatékonyságnövelésért, ezért a kommunikáció újabb és újabb formáival rukkoltak elő az elmúlt években.

De az emailt nem váltotta le semmi.

Hiába egy őskövület a Facebook Messenger azonnali interakciójához képest, a műfaj túlélt mindent. Amikor valaki a csetnél egy fokkal normálisabb köntösben akar információkat közölni, akkor máig az emailhez fog nyúlni. Természetesen nincs olyan közlés, amit ne lehetne más csatornán is átadni, de mégis az emailek formai világa vált be a legjobban arra, hogy rövid vagy közepesen hosszú műfajban meséljük el a közönségünknek, amit akarunk. A munkahelyeken tipikusan emailen hívjuk fel egymás figyelmét a fontos bejelentésekre, problémákra, feladatokra, és gyakran emailen teszünk fel kérdéseket is, ha az nem igényel azonnali választ.

Az elektronikus levelezés műfaja ugyanakkor sokat változott az idő előrehaladtával. Sok vállalatnál már igen korán a munkavégzés központi eszközévé lépett elő. Egy olyan bázissá, ahonnan sokan szinte a teljes munkájukat irányíthatják. A email kliensek (levelezőprogramok) ugyanis remek lehetőséget nyújtanak arra, hogy rendszerezzük a hozzánk beérkező kéréseket, feladatokat, aztán azoknak prioritást állítsunk. Ma már tulajdonképpen az Outlook program a maga naptárjával, feladat listáival és egyéb kiegészítő funkcióival szinte kis túlzással egy teljes munkakör ellátására képes. Csak egyelőre kell még mögé egy gondolkodó ember.

Az emailezési gyakorlat ugyanakkor a felgyorsuló világunkban szintén begyorsult. Egyre többen kezdték el úgy használni, mintha csetről lenne szó. Az email etikettet a kukába vágva, megszólítás vagy elköszönés nélkül lövik a tömör üzeneteket a nagyvilágba. Ezt tulajdonképpen tekinthetjük úgy is, mint egy egészséges válaszreakciót a megnövekedett emailmennyiségre. Ha valaki 2000 emailt kap és 200-at küld vissza naponta, akkor lehet, hogy előbb-utóbb megkérdezi a tudatalattijától, hogy miért írjon megint üdvözletet az emailek végére. Persze, ezt automatikus aláírásként is be lehet állítani, de ha az már senkit sem érdekel valójában, akkor érthető, ha kikopik a mindennapi levelezésből.

A kiirthatatlan levéláradat

Ma már az előbb említetten kevesek akadnak fent, és az emailezés fő problémája többé nem az etikett helyes megválasztása. Az úgyis természetes evolúción megy majd keresztül, és a kedélyes megfogalmazások végül csak a sales szándékú emailekben élhetnek túl.

Az igazán óriási probléma a mennyiséggel és a konstans áradattal van, ami teljesen leköti a figyelmünket, ha nem vigyázunk.

A legnagyobb gond tehát az, hogy ma már annyira sok információ áramlik felénk, hogy egy kezdő munkavállaló, aki nem tudja a szűrést beállítani a hírlevelekre meg az agyba-főbe CC-zett levélféreglyukakra, az pár hónapon belül biztosan kiég. De még az olyan tapasztalt szakemberek is szenvednek, akiknek az Outlook szűrési szabályrendszere már lassan mesterséges intelligenciának tekinthető. Mert egyszerűn az email annyira kiemelt szerepet tölt be a vállalati életben, hogy megúszhatatlan a mindennapi brutális áradat.

Ezen nem segít az se, ha valaki az évek alatt már kifejlesztette az emailek fontosságának egy szempillantás alatti bemérését. Mert hiába vágjuk a kukába egy Planck-idő alatt a fölösleges szemetet, akkor is megy vele az energiánk. Ebben a harcban ráadásul túl sokszor találhatjuk magunkat olyan helyzetben, hogy igazából egész nap az Outlookot bámuljuk. Vagy egyéni vállalkozóként a gmailt, az sem igazán jobb. Mindez sokunkat arra kényszerít, hogy szinte reggeltől estig folyamatosan azt nézzük, mikor jön valami fontos levél. Ez pedig egy elég nagy probléma. Mégpedig egy olyan probléma, amivel eddig kevesen foglalkoztak.

Ha valami ugyanis meggyilkolja a vezetők által oly fontosnak tartott hatékonyságot, akkor az a folyamatos emailezgetés. Ha esőként hullanak ránk az elektronikus szeméttel körbevett információk, és mi elvárásnak érezzük, hogy azokat rögtön elolvassuk, akkor nagyon kitolunk magunkkal.

Nem kevés ember tulajdonképpen már emailfüggőnek számít, csak nem tud róla, mert erről a témáról ritkán beszélünk. Voltak kutatások amelyek megpróbálták felmérni, hogy átlagosan naponta hányszor nézzük meg az emailjeinket, és arra jutottak, hogy a többség kb. 15-ször, vagyis olyan durván félóránként egyszer. De nem éppen ritka az olyan ember sem, aki lényegében folyamatos emailfigyelést csinál.

Hogy mennyire tesz jót a koncentrált munkának, ha félóránként félbeszakítja valaki egy új témával, az viszonylag egyértelmű: semennyire. De ezen felül még olyan kutatások is készültek, amik a sűrű emailezés és a stressz-szint között állapított meg kapcsolatot. Ez utóbbi különösen érdekes összefüggés ezért érdemes lehet egy fokkal alaposabban is szemügyre vennünk.

Folyamatos emailezés = stressz

Egy kísérletben 124 felnőttet osztottak be véletlenszerűen, hogy vizsgálják az emailezési szokásuk életükre gyakorolt hatását. Megszabták, hogy a kísérletben résztvevők az egyik héten naponta maximum három alkalommal foglalkozhatnak csak az emailjeikkel, míg a rákövetkező héten már korlátozás nélkül akárhányszor. A kontrollcsoportnál ugyanezt csinálták, csak éppen fordított beosztásban, és a kísérlet előtt, alatt és után folyamatosan mérték, hogy a résztvevők miként érzik magukat, mennyire produktívak, miként alszanak, meg még az egyéb kapcsolódó szempontokat.

A kísérleti eredmények pedig igen egyértelműek: az emberek által érzékelt stresszt érdemben befolyásolja, hogy mennyire sűrűn nézik az emailjeiket.

Jegyezzük meg, hogy ebben felállásban ez már nem pusztán egy korreláción alapuló megállapítás, hanem okozati kapcsolatot is sugall. Azt szűrhetjük tehát le mindebből, hogy a túl gyakori emailezés valószínűleg nem a legjobb és legegészségesebb gyakorlat, amit a munkahelyen követni lehet. Azt ugyanakkor már nem igazán lehet kikutatni, hogy a ritkább emailezés mit tesz a munkánk minőségével, vagy úgy összességében a karrierünkkel. Pedig az sem mindegy.

Praktikus tanács: legyen egy limit

A mai felgyorsult világban az emberek általában azt várják el, hogy olyan 12-24 órán belül válaszoljunk az emailjükre, ha az munkával kapcsolatos. Felmérések szerint ennél megengedőbbek, ha valami személyes témával kapcsolatban írtak nekünk és szeretnék a reakciónkat.

Sok tapasztalt szakember nyilvánult már meg ebben a témában, és nem ritkán azt tanácsolják, hogy próbáljuk meg visszafogni az emailezésünk rendszerességét. Halkan jegyezzük azért itt meg, hogy ezt nyilván nem mindenki teheti meg. Munkakörtől és szenioritástól is függ, hogy milyen gyorsan kell reagálnunk az üzeneteinkre, nem vehető mindenki egy kalap alá. De ha a tipikus "fehérgalléros" versenyszférát nézzük, ahol nem emberéletek múlnak a munkánkon, akkor az, hogy naponta csak néhány fix időpontban nézzük meg az emailjeinket, valószínűleg nem fog túl nagy kárt okozni. Ha valami mégis nagyon sürgős valakinek, akkor úgyis cseten fog írni vagy telefonál.

Az egyik gyakran hangoztatott emailezési stratégia emiatt úgy szól, hogy ha tehetjük, akkor a legproduktívabb időszakunkban egyáltalán ne nézzünk emaileket.

Ha ez valakinek a reggel, akkor azt ne indítsunk emailekkel. Sőt, ha ehhez az kell, akár zárjuk is be az Outlookot vagy a gmailt, hogy még csak a kísértés se legyen meg. Nem rossz ötlet, hogy minden napra dedikált időt rendeljünk az emailek kezeléséhez, például az ebéd utánt és/vagy a nap végét. Nyilván, vannak olyan munkakörök, ahol az emailek gyors megválaszolásán meg a szép megfogalmazásán sok múlik, ezért az esetükben lehet, hogy pont rendszeresebb intervallumok és több idő kell. De ha egy olyan multis világban élünk, ahol nincs igazából túl nagy tétje az emailjeinknek, akkor nem biztos, hogy rossz ötlet a sok kötelező megválaszolandót a nap végére hagyni, amikor már fáradtak vagyunk és érdemi munkát amúgy sem csinálnánk. Ha lesz pár elütés a leveleinkben vagy kicsit kuszább lesz a megfogalmazásunk, az valószínűleg úgysem érdekel majd senkit.

Zárásképpen talán azt érdemes ebben a témában még kihangsúlyozni, hogy az ideális emailezési szokásokra nincs egy általános recept. Az viszont majdnem biztos, hogy sokaknak át kellene gondolnia a levélkezelés gyakorlatát. Nagyon valószínű ugyanis, hogy mind a produktivitásunk, mind pedig a munkahelyi stressz-szintünk is optimálisabb lesz, ha megtaláljuk a helyes ütemet. Kirúgni emiatt csak nem fognak. De ha mégis, akkor talán jobb is megszabadulni attól a munkától.