Őrült tempóba kapcsolt a vállalati digitalizáció Magyarországon - Innovációra sarkallja a cégeket a koronavírus

Tapasztalatuk szerint hogyan hatott a koronavírus az üzleti életre Magyarországon, illetve globálisan?

Szakonyi András: A digitális transzformáció sosem volt ennyire esedékes, mint most. Olyan iparágaknak is reagálnia kellett ebben a váratlan helyzetben, amelyeknél ez korábban fel sem merült, például bíróságok ítélkeznek digitálisan, közjegyzők szolgáltatnak online.

Ezek óriási előrelépések, épp ezért én úgy gondolom, pozitív hatása is volt a járvány okozta új helyzetnek, a COVID-19 katalizátorként hatott a digitalizációs folyamatokat tekintve.

A mi munkánk ebben az új helyzetben sokkal több lett, hiszen elsősorban a digitális transzformációban segítjük az ügyfeleinket, és az elmúlt hónapokban megnőtt az igény a szolgáltatásaink iránt.

Nagy Rita:

Az ügyfelek körében az az általános nézet, hogy a járványhelyzet nagyjából öt évet dobott előre a cégek életében a digitalizációban.

Ugyanakkor nagyon érdekes, hogy márciusban, a vírus megjelenésekor a vállalkozások gyorsan léptek, ennek következtében mi például olyan szerencsés helyzetben voltunk, hogy nemhogy nem kellett elbocsátanunk senkit, de új munkavállalókat is kellett felvennünk, az árbevételünk, illetve az üzleti eredményeink is az elvárt szint felett teljesültek. Ez nagyon pozitív hatást gyakorolt a második negyedéves mutatóinkra.  Most, a második hullám elején viszont azt látjuk, sok cég elkezdett tartalékolni, hiszen ez most egy teljesen kiszámíthatatlan helyzet.

Hogyan alakult a digitális átállás a különböző országokban? Magyarország hogy áll a digitalizációt tekintve?

Sz. A. : Tavasszal 2-3 hónap alatt mindenhol hatalmas változások mentek végbe, a koronavírus kirobbanása átlökte a rajtvonalon azokat az országokat is, amelyek eddig nem álltak túl jól digitalizáció terén. Anglia vagy Németország alapvetően nagyon fejlettek voltak ebben a tekintetében, míg a kelet-európai országok, vagy Törökország le volt maradva, ám most elkezdtek felzárkózni, hiszen nem is volt más lehetőség: aki most nem lépett, nem szállt fel erre a hajóra, az behozhatatlan hátrányra tesz szert.

N. R. :

Magyarország valahol a hátsó középmezőnyben helyezkedik el a digitális transzformációban, de az itteni cégeknél is beindult a folyamat, sok cégvezető nem szeretne már visszatérni a járvány előtti, nem feltétlenül optimális folyamatokhoz.

Sok olyan vállalkozás van, amelyik a koronavírus előtt már lépéseket tett a digitális folyamatok bevezetése érdekében, tudatosan készültek erre, csak épp nem ez volt a legsürgetőbb. A járványhelyzet aztán hirtelen nagyon felgyorsította az átállást, gyakorlatilag egyik napról a másikra kellett megoldást találni a problémákra. Ilyen volt például az, hogy a cég átállt otthoni munkavégzésre, de a posta a székházba érkezett, vagy felmerült a számlakontírozás kérdése, vagy épp az, hogy a szerződéskötések papíralapon működtek, most viszont fizikailag is teljesen széttagozódtak a különböző osztályok.

Magyarországon még mindig az a trend, hogy a beszállítói számlák 50-60 százaléka papíralapú, vagyis ezeket digitalizálni kell. Márpedig a jövő a papírmentes világ.

Kapóra jött a NAV online rendszere, amelybe minden érintett cégnek regisztrálnia kellett magát, így mi például könnyen hozzájutunk az ügyfelek digitális számláihoz, egy dokumentumkezelő rendszer segítségével a számla-jóváhagyásokat a menedzsment akár egy óra alatt jóvá tuja hagyni.

Amikor felmerül egy alapprobléma, nekünk azt folyamatában kell nézni és komplex, személyre szabott megoldást javasolni. Érdekes tapasztalat az, hogy amikor egy digitális folyamatot szeretnének kialakítani, sok cégvezető elköveti azt a hibát, hogy ők maguk kitalálnak valamit, kiírnak rá egy pályázatot, azonban az elképzelésük nem feltétlenül működőképes. Igyekszünk együtt gondolkodni az ügyfelekkel, de ez időigényes folyamat, és most pont az idő volt kevés, nagyon gyorsan nagyon hatékony eredményt kellett felmutatni.

Sz. A. : Egy másik aspektusa a digitális átállásnak, hogy

a kiszervezett folyamatok nemcsak kényelmi, de biztonsági szempontból is megkönnyítik a cégek életét.

A járványhelyzetben nyáron a bíróságokon két hétig pihentették az iratokat, utána vették csak elő őket. Ez a cégek esetén is joggal merülhet fel, viszont a karantén-időszakot velünk megspórolhatják a vállalatot: mindent digitálisan juttatunk el hozzájuk, ez nagy könnyebbség számukra.

Mit gondolnak, visszatérhet még a világ a régi kerékvágásba, vagy a mostani változások tartósan megmaradnak?

Sz. A. : Az egyik vezetőtanácsadó cég szerint a jelenleg home office-ban dolgozók 41%-a soha nem fog visszatérni az irodába, hanem a jövőben is otthonról fognak dolgozni. A home office megvalósíthatósága persze munkakörtől és iparágtól is függ, van, ahol ez kivitelezhetetlen, ugyanakkor az

biztos, hogy nagyon sok cég rájött, hogy felesleges hatalmas, A-kategóriás irodát bérelni, mert még akár az ügyfélszolgálati munkatársak is gördülékenyen dolgoznak távolról.

A technikai feltételek adottak, a munkavégzéshez szükséges adatok, vagy ügyfélinformációk ma már távolról is elérhetőek. A biztonság miatt sem kell aggódni, biztosítani tudjuk az elektronikus adatok védelmét épp annyira hatékonyan, mint a raktárainkban tárolt iratokét. Olyan változásnak vagyunk szemtanúi, ami évtizedes dogmákat győzött le. Ez nagyon jó, ugyanakkor nyilván vannak a folyamatnak vesztesei is. Nem lennék például az irodafejlesztők helyében.

N. R. : Az iratfelhasználásra is jelentős hatást gyakorol a vírus kirobbanása. Tendencia, hogy csökken a fizikai iratok száma a vállalatoknál, most ezt a folyamatot gyorsítja fel a COVID-19.

Névjegy

Szakonyi András

Szakonyi Andrást 2019. novemberében nevezték ki az információ- és dokumentumkezelésben világelső Iron Mountain európai, közel-keleti és afrikai üzletágának vezetőjévé. A közgazdász végzettséggel rendelkező szakember pénzügyi elemzőként kezdte pályafutását az amerikai General Electric Lighting-nél Clevelandben, majd a Budapest Bank Rt. GE Capital leánycégénél pénzügyi vezetőként dolgozott. Az Iron Mountainhez a GE Financial Advisors biztosítótársaságtól került, amelynek pénzügyi szervezetét vezette San Franciscóban.

Nagy Rita

2011-ben Key Account Managerként kezdett az Iron Mountan Mountain Magyarország Kft.-nél, 2017-ben kereskedelmi igazgató, idén januárban pedig ügyvezető igazgató lett.

Hogyan változott a munkavégzés a járványhelyzetben az Iron Mountain-nél? Mennyire speciálisan helyhez kötött a tevékenységük?

N. R. : Azoknál a munkaköröknél, ahol ez megoldható volt, márciusban mi is átálltunk az otthoni munkavégzésre, de nagyon sok olyan pozíció van, amelyiknél ez kivitelezhetetlen volt. Sofőrök, a raktárban dolgozó munkatársak, csak hogy néhány példát említsek. Az én első személyes ügyféltalálkozómra hosszú idő után júniusban, júliusban került sor, és egyértelmű volt, hogy mindenki nagyon várta már a személyes megbeszélést, ahogy a kollégák is az irodába való visszatérést. Az ember szociális lény, közösségben él és dolgozik, hosszútávon kevesen bírnak otthon ülni egész nap.

Sz. A. : Én régióvezetőként 34 ország 7000 munkavállalójáért vagyok felelős, és a vírus kirobbanása előtt a munkám 50 százaléka utazással telt. Nagy hangsúlyt fektettem a személyes találkozókra az ügyfelekkel és a dolgozókkal egyaránt, de a koronavírus mindent felülírt. A nyár folyamán próbáltunk szervezni néhány üzleti utat, de rettenetesen nehéz a folyton változó karanténszabályok miatt, és korántsem csak Magyarországon van ez így, hanem szinte minden országban.

Próbálunk mindent online intézni, de látszik, hogy a személyes találkozásokat ez nem pótolja.

A home office tökéletes megoldás, de elengedhetetlen a legalább időnkénti személyes találkozó a gördülékeny munkavégzés szempontjából.

A cikk megjelenését az Iron Mountain Zrt. támogatta.

Címlapkép, fotók: Szekeres Máté / Portfolio