Pofonegyszerű a NAV-tól beérkező számlaadatokat lekérni, a cégek döntő része mégsem él vele

A kibocsátott számlák online beküldési kötelezettsége – sok egyéb jogszabályi intézkedés mellett – látványos fehéredést idézett elő a gazdaságban, az állam adóbevételei is jelentős mértékben megnőttek. A NAV közleménye szerint a kötelezettség bevezetése óta csaknem 2 milliárd számla érkezett be a rendszerükbe, ezek jelentős részét a számlázóprogramok automatikusan küldték meg.

A vállalkozások, cégek szempontjából látszólag plusz teherként jelentkező számla adminisztráció valójában növeli a hatékonyságot azoknál, akik kihasználják az online elérhető számlaadatokban rejlő lehetőségeket.

„Az Adóhatóság elérhetővé tette többek között a beküldött számlaadatok gép-gép interfészen keresztüli tömeges lekérdezését is, így biztosítva a cégeknek az automatizálás lehetőségét, illetve további hasznos funkciók és folyamatok kialakítását egy mára már kiforrott rendszer használatával. Annak ellenére, hogy az Online Számla rendszere műszakilag jóval több, mint szimpla adatszolgáltatási kötelezettség, tapasztalataink szerint a magyar KKV-k jelentős részre továbbra sem tudja a rendszerben rejlő automatizációs lehetőségeket kiaknázni, illetve még a jelentési kötelezettség megvalósítása is gyakran gondot okoz, ami továbbra is komoly adminisztrációs terheket ró a cégekre” –  mutatott rá korábban Rácz István, a BDO üzleti IT-szolgáltatásokkal foglalkozó üzletágának tanácsadója és adózási szakértője.

Nem csak egyirányú lehet a számlaadatok áramlása.

Az adóhatóság lehetővé tette a beküldött számlaadatok gépi interfészen keresztüli akár tömeges lekérdezését is, automatizálás lehetőséget biztosítva a cégeknek. A NAV adatbázisban ráadásul egységes adatstruktúrában jelenik meg az összes számla, függetlenül annak adatforrásától. A vállalatoknak így nem szükséges a különböző számlaformátumokból manuálisan kinyerni az adatokat és egységesíteni a formátumokat, az adatok azonnal betölthetővé válnak a rendszerekbe, csökkentve az erre szánt erőforrást és a hibalehetőségeket. A háttérben tömeges számlaadat-szinkronizálás is indítható a NAV adatbázisával, amely még tovább egyszerűsíti a vállalkozások számlamenedzsmentjét.      

A számlaadatok megléte azonban önmagában nem teljesíti a számviteli törvény előírásait!

Bár az adatlekérés beépítése a céges számlakezelési folyamatokba rendkívüli könnyebbséget jelent, sosem szabad annyira automatizálni a számla befogadásának folyamatát, hogy elfelejtkezzünk a fizikai vagy elektronikus eredeti példányok kezeléséről. Elégtelen az a számlakezelés, ami kimerül abban, hogy az adott számla létezik, mert elérhető minden hozzá kapcsolódó NAV adat. A számviteli törvény nagyon egyértelmű, a hiteles bizonylatoknak ott kell lenniük a számviteli nyilvántartások mögött.

Mit jelent a számlakezelés szoftveres egyszerűsítése a hétköznapokban?

A számlakezelés szoftveres támogatásával elérhető a különböző számla utak egyesítése, az eltérő számlaformátumok egységesítése manuális adatrögzítés nélkül (ehhez kell a NAV adatkapcsolat), továbbá kialakítható olyan számlatár is, amelyben gyorsan elérhetők a kapcsolódó dokumentumok (pl.: teljesítési igazolások, szerződések). Ennél eggyel magasabb szintű szoftveres számlakezelést valósít meg, és még tovább csökkenti a manuális számlakezelésre fordított időt az a cég, amelyik a tételek rendezését is szoftveresen végzi.

A művelethez olyan szoftverre van szükség, ami képes a tétel szintű NAV adatok letöltésére is, majd ezeket képes könyvelési szempontból releváns információkká alakítani.

A tételek rendszerezése néhány kattintással valósul meg, a szoftvernek automatikusan el kell végeznie a szükséges matematikai műveleteket, és ellenőriznie kell az összegeket. Így lehetővé válik például egy 50 tételből álló számla ceruzákat, tollakat és papírt tartalmazó tételeit pár kattintással kiválogatni, összegezni és átnevezve irodaszer költségként továbbítani. Erre az elektronikus rendszerezésre az ERP szoftverek nem képesek, egyes DMS rendszerek viszont igen.

Az újrastruktúrált számlaadat lényegében akármilyen szoftvernek átadható, amivel a vállalati DMS rendszert integrálták. Például egy akár több mint 100 tételből álló számlát a jóváhagyási folyamat során 3 különböző projekthez lehet rendezni anélkül, hogy a jóváhagyókat kattintások és számolások ezrei terhelnék. A hiba kizárt, hiszen a számolást a szoftver végzi. A számlaadatok tétel szintű kezelése tehát a DMS rendszerben valósul meg, ahol a számlautak összecsatornázása, az egységes számlatár kialakítása és a számlák jóváhagyásának menedzselése is zajlik.

Hogyan támogatják a DMS rendszerek a vállalat üzleti eredményeinek növekedését?

A Budapesti Corvinus Egyetem és a Széchenyi István Egyetem közös kutatásában 315 darab, 1 és 50 millió euró közötti éves árbevétellel rendelkező vállalat digitális vállalatirányítási rendszereinek hatékonyságát vizsgálták meg. A kutatásban arra voltak kíváncsiak, hogy adott rendszerek használata hogyan befolyásolja az adott cég üzleti eredményeit. A felmérésben ERP, a CRM (vállalati ügyfélkapcsolat-kezelés), DMS (dokumentumkezelés), WF (workflow, azaz munkafolyamat vezérlés), BI (üzleti intelligencia) és szoftverrobot rendszereket, megoldásokat vizsgáltak.

Az említett digitális megoldások javítják a vállalatok hatékonyságát és eredményességét, segítenek átláthatóvá tenni a működést, illetve elősegítik a feladatok, dokumentumok, folyamatok hatékony nyomon követését. Lehetővé teszik továbbá, hogy a munkavállalók magasabb hozzáadott értékű tevékenységekkel foglalkozhassanak, és így nagyobb értéket teremthessenek. Kérdés, hogy mindez a vállalati profitban is megmutatkozik-e?    

A kutatás eredményei egyértelműen rámutatnak, hogy a DMS rendszerek szignifikánsan hozzájárulnak a vállalat profitabilitásához (a kontrollváltozók mellett), azaz egyértelmű hatékonyságnövelést eredményeznek.

Az ERP rendszerek alkalmazásának eredménye nem szignifikáns, amely arra enged következtetni, hogy efelett már „eljárt az idő”; már önmagában nem jelent versenyelőnyt a bevezetése. Az ERP rendszerek hozzáadott értéke a vállalat működését leíró adatok tárolásában (pl. könyvelési adatok, raktárkészlet és alapanyagok nyilvántartása) mutatkozik meg, és nem az üzleti folyamatok irányításában, ahhoz egy bonyolultabb vállalatirányítási ökoszisztémára van szükség.

A valódi vállalatirányítás alapját a DMS szoftver adja.

A WF és a BI rendszerek még nem eléggé terjedtek el, de a kutatás során készített vállalati esetek rámutattak, hogy ez a következő években nagymértékben meg fog változni. A dokumentumkezelő rendszerekből kifejlődött, BI-al támogatott, folyamatalapú vállalatirányítási rendszer joggal tör a vállalatirányítási rendszerek új, negyedik generációja címre. Az ilyen rendszerek biztosítják az irányításhoz szükséges ökoszisztémát, és akik időben kezdik meg alkalmazásukat, azok jelentős versenyelőnyre tehetnek szert.

A NAV számlázással kapcsolatos fejlesztési tervei

A NAV online számla rendszere tehát jóval több, mint adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének egyszerű platformja, jóval több potenciál rejlik a lehívható adatokban. Tapasztalatok szerint azonban, különösen a hazai KKV-szektorban még kevesen használják ki az ebben rejlő lehetőségeket. Az adóhatóság azonban nem áll meg, tovább fejleszti az elektronikus számlázást népszerűsítő megoldásokat, első helyen a NavXML-t.

„Közel két év telt el azóta, hogy elindult a NAV Online Számla 3.0 rendszere, és így az adózóknak az új 3.0 xsd séma alapján kell jelenteniük számláikat. Mivel a riportált XML fájl az új rendszerben e-számláként is alkalmazható, egyre több vállalkozás tér át erre a megoldásra B2B relációban, hiszen ezáltal úgy számlázhatnak, hogy egyúttal a riportálásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségüknek is eleget tesznek. Az adóhatóság nagyban megkönnyíti azon adózók dolgát, akik e-számlázást szeretnének alkalmazni, hiszen csak annyi a feladatuk, hogy az adatszolgáltatás során jelezzék a számla formátumát, azaz, hogy elektronikus számláról van szó, jelöljék, hogy az adatszolgáltatás egyben e-számlának is minősül, valamint el kell látniuk a megfelelő hash-kódokkal” – mondták el a PWC szakértői.

Az adóhivatal fejlesztésének alkalmazása felveti, hogy egyáltalán szükség lesz-e a jövőben online számlázó szoftverekre.

Nem csak a számlaadatok kérdezhetők már le a NAV-tól, hanem partnerek különböző adatai is. A klasszikus adószám ellenőrzésen túl számos egyéb információ is rendelkezésre áll, például könnyen kiderül, ha a partner más címre költözött, ÁFA csoporttag lett, de az adóhivatal azon is dolgozik, hogy a különböző feketelistákkal bővítse a gazdálkodó szervezetekről lekérdezhető adatokat. Így a közeljövőben az is kiderülhet majd partnerünkről, ha nagy összeggel tartozik az adóhivatalnak.

Ez döntő információ, hiszen egy ilyen adózóval nem érdemes például utólagos elszámolásban megállapodni vagy érdemes új, megbízhatóbb partnerek után nézni.

Címlapkép: Getty images

A cikk megjelenését a DMS One Zrt. támogatta.