Milyen költségei vannak a felhő alapú szoftvermegoldásoknak?

Manapság számos vállalat tervezi felhő alapú szoftvermegoldások bevezetését, sokaknál pedig már zajlik is az ilyen projektek megvalósítása. Mivel ezeknek a projekteknek a költségei sokszor jelentősek, a projektek IT szempontú hozadékain túl – bár ezek kétségtelenül a legfontosabbak – érdemes azok számviteli elszámolására is figyelni.

Ebből a szempontból az a két kérdés vetődik fel elsőként, hogy hogyan számolja el az igénybe vevő a felhő alapú szoftvermegoldásokra vonatkozó szerződéseket, és az ilyen megoldások konfigurálása, testre szabása során felmerülő költségeit. Az egyik kérdésben az IFRS-IC 2019 márciusában született agenda döntése irányadó, a másikban idén áprilisban adott ki agenda döntést a testület.

Az igénybe vevőnél felvetődő kérdések időrendi sorrendjében haladva a szerződések elszámolást az agenda döntés alapján egyszerűsítve úgy foglalhatjuk össze, hogy ha szerződés nem tartalmaz lízinget, és az igénybe vevő nem gyakorol kontrollt a szoftver felett, akkor a szerződést szolgáltatási szerződésként kell elszámolni. Ha a szerződés lízinget tartalmaz, akkor az IFRS 16-ot kell alkalmazni. Ha nem tartalmaz lízinget, de van kontrollunk a szoftver felett, akkor az IAS 38-at szükséges alkalmazni. .

Mindez egyetlen ábrába sűrítve így foglalható össze:

A fenti alapszabályokat bonyolítja, hogy azokra a jogokra vonatkoznak, amelyeket az igénybe vevő megszerez a szoftver használatával kapcsolatban. Egy felhőalapú szolgáltatás bevezetését célzó projekt ennél sokkal bonyolultabb lehet, sok egyéb költség is megjelenhet benne, pl. fizikai eszközök (pl. szerverek) használatáért fizetett díjak, meglévő IT-infrastruktúra átalakítása stb. Ezek helyes elszámolásának megállapítása külön elemzést igényel, a vonatkozó standardek alapján. Javasolt e projektek szerződéseit, az ezekben foglalt  szolgáltatásokat részletesen elemezni, és ha kell, a projektet az elszámolás elemzése céljából részekre bontani és külön elemezni.

Várhatóan sok felhő alapú szoftver szerződés esetén arra a következtetésre lehet majd jutni, hogy azt szolgáltatási szerződésként („SaaS”, avagy „software as a service”) kell elszámolni.  Ennek oka, hogy az igénybe vevő sokszor kizárólag hozzáférési jogot kap a szoftverhez, ami nem elegendő ahhoz, hogy kontrollálja a szoftvert, és azt sem tudja meghatározni, hogy azt mikor és milyen célra használják (utóbbi a lízingként való elszámoláshoz lenne szükséges).

A konfiguráció és a testre szabási költségeivel kapcsolatban ebben a cikkben azokkal az implementációs költségekkel foglalkozunk (az IFRS-IC is ezekkel foglalkozott), amelyek szolgáltatási szerződésként elszámolandó felhőalapú megoldáshoz kapcsolódnak, mert arra számítunk, hogy ez lesz a leggyakoribb eset.

Ha az implementációt a szoftver szállítója végzi és maga az implementációs szolgáltatás nem különíthető el a szoftverhez való hozzáférés jogától, akkor a szolgáltatást költségként szükséges elszámolni arra az időre szétterítve, amíg az igénybe vevő hozzáfér a szoftverhez.

Ha nem a szoftver szállítója végzi az implementációt, és a szolgáltatás az IAS 38 szerint megjeleníthető külön immateriális eszközként, akkor az IAS 38 szabályai szerint kell elszámolni, ha nem jeleníthető meg immateriális eszközként, akkor az alatt az időszak alatt kell költségként elszámolni amikor felmerül, vagyis akkor, amikor magát a szolgáltatást a szerződő fél teljesíti.

Az elszámolást az IFRS-IC 2021 áprilisában kibocsátott agenda döntése alapján, egyszerűsítve így foglalhatjuk össze egy ábrán:

Néhány fontos megjegyzést azonban ehhez is érdemes hozzáfűzni.

Nagyon fontos azonosítani, hogy pontosan milyen konfigurációs, implementációs szolgáltatásokat jelennek meg a projektben (pl. migráció, tesztelés, training, szoftver testre szabása, interfészek kiépítése a szoftverhez stb.). Csak ezután leszünk képesek e szolgáltatások költségeinek elszámolását elemezni.

Mivel a tárgyalt esetben a mögöttes szoftvert nem kontrolláljuk, azt várjuk, hogy az implementációs költségek nagy részét várhatóan nem fogjuk tudni külön immateriális eszközként felvenni a könyvekbe. Ez azonban nem automatikus (pl. lehetnek a szolgáltatott szoftverhez az igénybe vevő által kiépített olyan interfészek, amelyekről esetleg belátható, hogy IAS 38 szerinti immateriális eszközök).

Ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani, egy implementációs szolgáltatás elkülönül-e vagy sem a szoftverhez való hozzáféréstől, az IFRS 15 útmutatását kell alkalmaznunk. Ez egyáltalán nem kézenfekvő – hiszen most a szolgáltatást igénybe vevő oldalán vagyunk, az IFRS 15 pedig a szolgáltatás nyújtója szempontjából íródott –, de az IFRC-IC szerint ez a megfelelő megoldás. Természetesen a kérdés megválaszolása az IFRS 15 útmutató alapján is jelentős mérlegelést kívánhat.

A felhő alapú szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos főbb elszámolási kérdések áttekinthetők, de látható, hogy az egyes ágak részletes elemzést, több esetben jelentős mérlegelést igényelhetnek.

A szerző a a KPMG szenior menedzsere, IFRS szakértője.

Címlapkép: Getty Images