A digitalizáció mentheti meg a bürokráciában fuldokló magyar vállalkozókat

Egy átlagos hazai vállalkozás már havi ezer számlánál is legalább félmillió forint megtakarítást érhet el, ha a szoftveres megoldással támogatja a számlakezelési folyamatot

az üzleti tanácsadással és szoftver szolgáltatásokkal foglalkozó LLP Hungary felmérése szerint. A havonta minimum száz és maximum ezer bejövő számlát kezelő cégeknél elvégzett kutatásból kiderül: engedélyeztetéskor a cégek egynegyedénél több mint hat kézen megy keresztül egy-egy bizonylat, átlagosan pedig ezer forintba kerül egy számla feldolgozása. A válaszadók 70 százaléka pedig még mindig papíralapon továbbítja a számlákat, csatolt formanyomtatványok és űrlapok segítségével, így a jóváhagyási folyamat jelentős munkaidő- és költségráfordítást igényel.

A költséghatékonyságot nemzetközi kutatások is igazolják: A Bruno Koch által készített E-invoicing-E-Billing, Key stakeholders as Game changers című tanulmány szerint az elektronikus és automatikus számlázás használata a normál papír alapú számlázási folyamatokhoz képes 60-80 százalékos megtakarítást eredményezhet.

Mint amikor az e-mail felváltotta a postai levelezést

Nemcsak arról van szó, hogy az e-számla környezetkímélő és költséghatékony mert nem nyomtatják ki, hanem egy olyan üzletvitelt támogató szoftveres megoldásról van szó, amelynek köszönhetően a folyamatok leegyszerűsíthetőek, gyorsabbá és átláthatóbbá válnak.

Az elektronikus számla

• bárhonnan, bármikor elérhető - Nem probléma, ha irodán kívül kell valamilyen számlázási feladatot megoldani, hiszen a szolgáltatás online.
• gyors és átlátható - Az elektronikus számla kiállításának pillanatától elérhető, az iktatás ideje levonható a fizetési határidőből. A vevő címére küldött elektronikusan számla nyomon követhető, nem mondhatja, hogy nem kapta meg.
• könnyen kezelhető - Az e-számla indexelhető és később pont úgy kereshető, mint a fájlok a számítógépen. Szükség szerint azonnal rendelkezésre áll, listázható utólag is, további adminisztratív munka nélkül is.
• presztízs értékű - Egy kezdő vállalkozás is állíthat ki elektronikus számlát, ami sokkal elegánsabb, mint egy kézzel írt számlatömb.
• programozható - A webáruházak esetében a számlázás teljes mértékben automatizálható, éjjel-nappal és hétvégén készülhetnek a számlák folyamatosan, emberi kéz beavatkozása nélkül.

Új szemlélet

A technológiai fejlődés nemcsak abban jelenik meg, hogy egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek meg és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatja, ösztönzi a felhasználókat innovatív, hatékony megoldások keresésére.

A vállalkozások ma legalább egy tucat szolgáltató közül válogathatnak, ha úgy döntenek, hogy eldobják a számlatömböt vagy csak kombinálnák az e-számla előnyeit meglévő számlázási megoldásaikkal. A számlázz.hu elsők között jött elő az e-számlával, de ismert szereplő a Billingo vagy az e-számla is, de elérhető már olyan oldal is, amely a vállalkozás megadott preferenciáinak megfelelően választja ki az igényekhez leginkább illeszkedő programot.

Az egyre szorosabb versenyben komplex szolgáltatással rukkolt elő az OTP eBIZ, amely Digitális Pénzügyi Asszisztensként definiálja magát.

Bár az árversenyben több szereplő is kínál 0 forintos e-számla díjat, az OTP eBIZ ezt - elsőként - csomagtól függetlenül teszi. Másik fontos előnye, hogy össze van kötve az OTP Internetbanki szolgáltatásával is. Ez az OTP-nél bankoló cégeknek jó hír, mert ennek köszönhetőn az OTP eBIZ-ből látják, hogy megrendelőik közül ki fizetett és ki nem, sőt az OTP Internetbankba való belépés nélkül indíthatnak átutalási megbízásokat és a befogadott költség számlák kifizetése akár csoportosan is elvégezhető az OTP eBIZ-en belül

- mondta a Portfolio-nak Jósvai Tamás, az OTP eBIZ ügyvezetője.

További újdonság, hogy az OTP eBIZ-t használó cég által kiállított e-számlát minden OTP vállalkozói ügyfél - a számlán található linken keresztül - gyorsan ki tudja egyenlíteni, így megspórolva a kártyás fizetés költségeit .

A bejövő számlákat akár befotózással is fel lehet tölteni a rendszerbe, amely funkció a könyvelők számára is értékes, akiknek díjmentesen adható hozzáférés a rendszerhez, így is egyszerűsítve a cég és könyvelője közti kapcsolattartást. A programban nemcsak a feltöltött számlák és a banki adatok érhetők el könnyedén, de kompatibilis a Magyarországon használt könyvelő programok jelentős részével is.

A programmal - más szolgáltatókhoz hasonlóan - néhány kattintással kimutatások, grafikonok is készíthetők a vállalkozás pénzügyi státuszáról.

Már a NAV-testvér is figyel

2018. július 1-jétől jön az online számlák adóhatósághoz való bekötése, vagyis a cégeknek 24 órán belül el kell küldeniük a 100 000 forint feletti ÁFA tartalommal rendelkező, belföldi üzleti partnereknek szóló számláik adatait a NAV részére. Az uniós irányelveknek megfelelően a kormány meghagyja a papíralapú tömbös számlázás lehetőségét is, azonban szakmai szervezetek nyomására annak költsége megemelkedhet. A Magyar Könyvelők Országos Egyesülete (MOKE) szerint az online számlák bekötésének csak akkor lehet eredménye, ha a számlatömbös kiskaput is bezárják, amit úgy képzelnek el, hogy

• a számlatömbökre termékdíjat vetnének ki (10 ezer forint/tömb, illetve 1 ezer forint/ egyedi számlalap)
• bemutatási kötelezettséget írnánk elő a papíralapú számlákra a megvásárlást követő 30, 90, 360 napon belül
• a számlák végleges leadását írnák elő a NAV vagy a kormányhivatalok felé a megvásárlást követő harmadik év végével

Azt nem tudni egyelőre, hogy az MOKE javaslatait figyelembe veszi-e a kormányzat, de a kézzel írt számlákkal kapcsolatban a jelenlegi tervezet világossá teszi, hogy amennyiben az áfa összege 100 ezer és 500 ezer forint között van, akkor 5 naptári napon belül, ha meghaladja az 500 ezer forintot, akkor a teljesítést követő napon kell bejelentést tenni a NAV honlapján keresztül, ami tovább bonyolítja a kézzel számlázók életét.

A cikk megjelenését az OTP eBIZ Kft. támogatta.

• Címkék:
• elektronikus számla,
• számlázás