A Qualysoft ismét új megoldással jelentkezik a magyar piacon. DocFlow nevű termékük fejlesztését még 2008-ban kezdték meg állami pályázati támogatással. A fejlesztés alapkoncepciója annak felismerése volt, hogy a magyar piacon jelenleg elérhető, nagy mennyiségű és változatos felépítésű dokumentumok generálására illetve perszonalizálására szolgáló szoftverek hagytak még elég teret egy fejlettebb, intelligensebb megoldásnak. A DocFlow-ról Bayer József termék menedzsert, a magyarországi fejlesztés vezetőjét kérdeztük.
"Minden adminisztrációs és operatív vezető megbízható, hatékony és gyors dokumentumkezelő megoldás szeretne. Nagyon sok cégnél, vállalkozásnál még mindig a nyomtatott dokumentum a kommunikáció alapja, amely ügyfélkörtől, akcióktól vagy akár törvényi szabályozástól függően viszonylag gyakran változik tartamilag és megjelenésében egyaránt. Ezeknek a változásoknak az átvezetése nem kell, hogy traumaként érintse az adott vállalkozást, hiszen erre találtuk ki a DocFlowt. A Docflow biztosítja, hogy a legkevesebb manuális munkával szülessenek meg a szükséges levelek, felszólítások vagy reklámlevelek. Mindig a helyes template-tel, jó adatokkal, a megfelelő helyre címezve, a kívánt mennyiségben. A template gyűjtemény hierarchikusan építhető fel, a jogi vagy arculati változásokat elegendő egy helyen átvezetni, ami az egységes kommunikáció kulcsa. És persze nem utolsó sorban idő- és költséghatékony, nem számítva a felesleges és a folyamatokat kontra produktívvá tevő stressz elhagyását.
A szerep alapú hozzáférés kezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a jogokat egyes dokumentum komponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendeljük. Így a szervezet jogi és marketing részlegei a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak. Az egyes szövegrészek módosításának, az adatforrás és külalak meghatározásának "jogosultság- szeparációja" kulcsfontosságú a hatékony dokumentum létrehozás (lean-documenting) folyamatában, amely külön kiterjed az ügyfélszolgálati munkahelyek egyedi iratgenerálási igényeire. Ezek manuálisan a hagyományos Word/Excel eszközökkel többnyire kontrollálhatatlanok. A megszemélyesített dokumentumok automatizált előállítása minden iparágban más és más követelményeket támasztanak. A Docflow-t flexibilis funkciókészlete számos területen teszi hatékonyan bevethetővé. A fejlesztés a flexibilitást, a jövőorientáltságot és a beágyazhatóságot egyaránt szem előtt tartotta. Szerintünk így készülnek a jövő dokumentumai.
Felhasználási területek lehetnek elsősorban a Direkt marketing blokkal gazdagított számlakivonatok,/számla levelek, biztosítási és egyéb szerződések, felszólítások, emlékeztetők, értesítők, Help Desk hívást követő Post-Call E-mail, változás és kárbejelentő űrlapok, sztornó és változáskérelem űrlapok, megrendelők.
A Docflow jól integrálható a vállalati alkalmazásokhoz és meglevő adatforrásokhoz, mint vállalati adatbázisok, adattárházak, ERP és CRM rendszerek. A dokumentum előállítás teljes folyamatát támogatja, a forrás adattól, a template-megszemélyesítésen keresztül a megfelelő formátum, megfelelő csatornára történő továbbításáig. A Docflow alkalmazással jól-automatizált dokumentum előállító rendszereket (lean documenting) lehet felépíteni.
