Az online számla csak a kezdet volt, új kifejezéssel barátkozhatnak a cégek

2018-ban mérföldkőhöz érkezett az adóhatóság a NAV 2.0 programmal kezdetét vette a digitális adózásra, digitális adóhatóságra való felkészülés, ugyanakkor a NAV már 2018 előtt megkezdte a digitális adatgyűjtést a pénztárgépek 2013-as online bekötésével, a 2015-ben bevezetett EKAER rendszerrel vagy a 2017-ben elindított SZJA kiajánlásokkal.

A digitális adatgyűjtés azonban az online számla adatszolgáltatás 2018. évi bevezetésével egy teljesen új szintre lépett.

A megújulás keretében több olyan informatikai rendszer épült ki, amely lehetővé tette, hogy az adóhatóság olyan adatvagyonnal rendelkezzen, amivel már szinte valós időben látja és ellenőrzi az egyes adókötelezettségek teljesítését. Az online számla 3.0 bevezetésével pedig már olyan részletes információval rendelkezik az adózók gazdasági tevékenységéről, hogy az áfabevallás adózó általi benyújtásakor már rendelkezik egy általa „elvárt” adóbevallással, hiszen a bevallás benyújtásakor már szinte az összes alapadat, azaz előző időszaki számla a rendelkezésére áll.

2018 óta a NAV szinte minden számlát lát, de a cégek is bármikor meg tudják nézni, hogy hogyan áll az áfapozíciójuk. Ez 3-4 évvel ezelőtt csak a nagyvállalatok számára volt elképzelhető

– mutatott rá Poór Károly, az adóinformatikai megoldásokkal foglalkozó SDSYS cégvezetője.

Onnantól kezdve, hogy két gazdasági társaság egymással üzletelni kezd, megjelenik a digitalizáció: a számlakiállításon át a befogadásig, egy sor olyan esemény következik, az elektronikusan aláírástól a kötelező adatszolgáltatáson át a PSD2-ig, amely nem pusztán technológia és informatikai hátteret igényel egy cég részéről, hanem könyvelési, folyamatszervezési, sőt, gondolkodásmódbeli felkészültséget is. Ezek összességét fedi le az adóinformatika kifejezés, ami alá számos terület tartozik.   

Az egyik ilyen a HR területe, hiszen

melyik cégnek ne okozna gondot napjainkban, hogy új munkaerőt találjon, motiválja a meglévőket, és megtartsa az új kollégákat.

„Beszéltem egy nagyobb adótanácsadó cég vezetőjével, aki az elmúlt 10 évben több száz juniort toborzott saját cégébe, és az elmúlt 3 évben azt vette észre, hogy nem maradnak meg a kollégák. A szokásos belépő munkát kapják: egy paksaméta papírt kell bepötyögniük a könyvelőrendszerbe napi 8 órában, ez pedig senkit nem motivál, főleg akkor nem, ha ma már egy automatizmus könnyedén el tudja ezt végezni. Ez nyilván nem egy olyan látványos automatizmus, mint egy robotkar egy autógyárban, de segíthet abban, hogy levegye a monoton munkavégzés terhét a kollégákról, akik így nagyobb eséllyel maradhatnak a területükön” – tette hozza a SDSYS cégvezetője.

Az adóinformatika abban is tud segíteni, hogy előre jól tervezhető költségekkel lehessen dolgozni, aminek fontos része, hogy ezek a rendszerek valós időben tudnak információt szolgáltatni. „Lehetővé vált, hogy olyan információkhoz férjünk hozzá, amikhez eddig, vagy csak a nagyobb vállalatoknak volt lehetősége vállalatirányítási rendszereiken keresztül, vagy sok ember rengeteg munkája kellett ahhoz, hogy valós idejű információt kapjunk a cég különböző területeiről. Ezek ma már könnyedén online elérhetőek például az SDSYS fejlesztéseinek köszönhetően.”

Ráadásul ezek a megoldások időt szabadítanak fel a humán kapacitás szempontjából, amit széleskörűen fel lehet használni, vagy egyéb munka elvégzésére vagy több szabadidőre, ami szintén csábító lehet az alkalmazottak számára HR-szempontból.

De ahogy a NAV évente többször változtat az online számla rendszerén és egyéb uniós jogi módosítások harmonizációs kényszerére is lehet készülni, fontos szempont az is, hogy az automatizált rendszerek könnyebben le tudják követni ezeket a változásokat, mintha ezt felülről kéne átverni az egész szervezeten.

Amíg évekkel ezelőtt egy magyar adóinformatika megoldás kuriózum volt, addig ma már szinte minden EU-s országban gombamód szaporodnak a hasonló megoldások.

Hosszútávon látjuk, hogy ezeket a rendszereket össze tudjuk majd kötni, tehát egy EU-s országban kiállított számla már közvetlen a jóváhagyó rendszerbe érkezhet meg 100 százalékig pontos adattartalommal, képi információ feldolgozása nélkül

 - tette hozzá Poór.

Nem technológiai kérdés

Az adóinformatika onnan indul, hogy egyszerűen vannak olyan gazdasági események, amelyeket számlákkal le kell, hogy fedjünk, ez pedig az elmúlt években – részben hatékonysági, részben hatósági nyomásra – átköltözött a digitális térbe. „Ma már az sem elképzelhetetlen, hogy egy bárhonnan beeső számlát is automatikusan kezelni tudjon a rendszer, akár nyelvtől függetlenül. Informatikai szempontból mindegy, hogy milyen karakterrel van írva egy számla, a benne rejlő információ a lényeg, ez pedig már nem technológiai kérdés. Főleg, hogy itt nem új innovációkról beszélünk, az online számlakezelés, elektronikus aláírás és társaik több évtizedes technológiákra épülnek, ami abból a szempontból megnyugtató, hogy ezek kipróbált, stabil megoldások” – mutatott rá Poór.

A cégvezető szerint ennek ellenére sokan félnek a változástól, pedig a kezdeti átalakítási nehézségek egyértelmű előnyökkel szolgálnak: „gondoljunk csak bele, ha például ma egy cég a lengyel partnerétől kap egy számlát pdf-ben, OCR-rel kiértékeli, a végén egy sok oldalból álló áruszámlát fog átküldeni a könyvelésre. Ez 2023-tól úgy nézhet majd ki, hogy egy lengyel portálon keresztül érkező adatokat a magyar adóhatóság XML-re átírja, majd beesnek az ERP rendszerünkbe, ami a PO szám alapján le is könyveli a tételt.”

Adóhatósági oldalról pedig az elektronikus áfát említi Poór, ami azt fogja jelenteni, hogy száműzik az M lapokat, megszűnik a bevallás.  „De ez csak a kezdet, a SAF-T-ről egyelőre csak annyit tudunk biztosan, hogy rengeteg mindent fognak látni a cégünkről, de még az sem bizonyos, hogy mikortól."

A szakember szerint nemzetközi szinten jól állnak a magyar cégek, sok német és francia céggel ápolnak kapcsolatot, ahol úgy látják, hogy nagyvállalati szinten is sokkal rosszabb helyzetben vannak digitalizáció szempontjából, ugyanakkor a közeljövőben sok pénzt szánnak informatikai fejlesztésekre. Igaz, a magyar vállalkozásoknak sok esetben nincs is választási lehetőségük, hiszen a NAV diktálja a tempót és támaszt törvényi kötelezettségeket a cégek előtt, de Poór szerint ez egy újabb nyomós indok arra, hogy elinduljanak a vállalkozások egy olyan szemléletváltás irányába, amelynek az alapja egy időtálló megoldás.

Bármilyen egyéb új technológia fog érkezni, ezek mind a meglévő technológiákra fognak épülni. Bármelyik ország fog bevezetni új elektronikus számlabefogadást, ugyanazokra a meglévő technológiákra fog épülni, amelyeket ma is használunk, ezért nem kell újra és újra rendszereket cserélni, átgondolni a struktúrákat

- tette hozzá az SDSYS cégvezetője.

A cikk megjelenését az SDSYS támogatta.