Lefagyva nézik a cégek, ahogy a NAV szép lassan beköltözik a főkönyveikbe

Az online számlázás rendszere 2021-ben válik teljessé – jelentette be hétfőn Izer Norbert, a Pénzügyminisztérium adóügyekért felelős államtitkára, a NAV 3.0 részleteit pedig hétfő délután már publikálták is a GitHubon.

Január 1-jétől két további nagy csoportra is kiterjesztik az online számlázás kötelezettségét: a magánszemélyek számára, illetve az export számlát kiállító cégekre.

 Tehát jövőre már adatszolgáltatási kötelezettség alá tartoznak:

• a magánszemélyeknek kiállított számlák (az adatszolgáltatás nem fogja tartalmazni a vevő személyes adatait)
• a közösségi termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról kiállított számlák és
• az exportértékesítésről kiállított számlák

Ráadásul 2021-től a NAV az adatszolgáltatások alapján elkészíti az adózók áfa bevallás tervezetét is. Ennek részleteit ugyanakkor az adóhatóság egyelőre nem publikálta.

Az online számlázási kötelezettség fokozatos bevezetésének és elterjedésének óriási jelentősége van több szempontból is: a NAV gyakorlatilag fokozatosan ugyan, de minden ügyletre rálát a gazdaságban, ami ellenőrzési képességét javítja és ezáltal (valamint az intézkedés visszatartó ereje önmagában) szűkíti a feketegazdaságot, másrészt a vállalatokat és a magánszemélyeket is a digitalizáció alkalmazására kényszeríti.

„Az exportszámlásokat érintő bővítés egy szűk rétegnél, pár ezer cégnél kíván meg komolyabb fejlesztéseket, a jellemzően Magyarországon jelen lévő nemzetközi külföldi cégek leányvállalatainál, amelyek árbevétele jellemzően – 60-70 százalékban – külföldi teljesítésű számlákhoz köthető. Ők a NAV 2.0 miatti digitális átállásban még nem igazán voltak érintettek mert nem voltak 100 ezer forint feletti belföldi számláik, vagy ha mégis, azt manuálisan feltöltötték” – mondta a Portfolio-nak Poór Károly a digitális megoldásokat fejlesztő SDSYS cégvezetője.

Nem az IT-osztály fogja megoldani

Poórék az elmúlt három évben ezeknél a cégeknél azt tapasztalták, hogy ügyviteli rendszereiket vagy a külföldi anyavállalatnál fejlesztik, az ő esetükben az a legnagyobb kihívás, hogy megértsék a magyar jogszabály-változásokat, hogy ezek hogyan érintik az ő rendszereik architektúráját, az adatszolgáltatási kötelezettségüket.

„Előfordul, hogy csak tanácsadóként kellett nekik segíteni, általában komplexebb számlák, egy stornó vagy módosító számla jelentési kötelezettségével kapcsoltban. Ilyenkor segítünk a cég fejlesztőcsapatának, hogy ezt hogyan oldják meg. Ha nem tudják – ilyen is előfordult már többször –, akkor kell nekik egy megoldás, ami belép a NAV és az ő rendszereik közé. Nekünk erre vannak megoldásaink” – mondja a szakember, aki szerint az említett cégek most, a bejelentés kapcsán kezdik majd el mérlegelni, hogy januárig hogyan készüljenek fel rendszerszinten a várható változásokra.

Az olyan cégeknél, ahol harmadik fél rendszereit használják, szintén szükség van egy megoldásra, amely kinyeri és továbbítja az adatokat az ügyviteli rendszerből a NAV-nak. Ezekre vagy külön megoldást dolgoznak ki az SDSYS-nél, vagy a népszerűbb programok esetében, mint például az SAP, külön terméket hoztak létre a Delaware Consulting Hungary Kft-vel közösen.  

Az SAP-ban történő számlakiállítást követően kétféleképpen lehet a számlákat eljuttatni a NAV-hoz. Vagy az SAP-ban legenerált számla némi fejlesztés útján eljut a NAV-hoz, vagy azt mondja az adott cég, hogy ők ezt manuálisan feltöltik.

Azonban amikor a számlamennyiség kritikussá válik, akkor el kell dönteni, hogy vagy befektetnek egy digitális megoldásba, vagy felvesznek valakit, aki elvégzi a manuális feltöltéseket.

„Ami az SAP-ban ilyenkor a legnagyobb kihívás, hogy a NAV által bekért adatszolgáltatási mennyiséget az SAP-ból ki kell nyerni. Itt vagy viszünk egy komplett megoldást, vagy tanácsokat adunk, hogy melyik adatmezőkre kell koncentrálni, aztán a vállalat eldönti, hogy ő ezt lefejleszti házon belül, és eljuttatja az adatokat a NAV-hoz, vagy felbérel egy olyan megbízható partnert, mint amilyen a Delaware is” – vázolta a lehetőségeket Rusz Gergely, a Delaware SAP üzletágvezetője.

Poór szerint az adatszolgáltatási rendszer bevezetésére és üzemeltetésére felépíteni egy IT-csapatot nem egy rentábilis dolog, mert azt csak egyszer kell lefejleszteni, bevezetni, utána az üzemeltetés annyira minimális, hogy nem éri meg arra embert foglalkoztatni, miközben a piaci szolgáltatók is vállalják a rendszer támogatását, kezelését. „A cégek elsősorban ezért veszik igénybe a piacon elérhető megoldásokat, másodsorban pedig azért, mert nem értenek hozzá: ahol nagy IT-osztályok vannak, ott sem fejlesztenek saját megoldást 90 százalékos biztonsággal és nem is ezért tartanak saját IT- csapatot, nekik az üzemeltetés a feladatuk.” – tette hozzá.

A szakemberek szerint ugyanakkor azt is látni kell, hogy nem csak a januári – vagy legkésőbb április 1-jei – határidőt kell megugraniuk a vállalatoknak, hiszen egyértelműen látszik, hogy a NAV folyamatosan új verziókat fog kiadni. „A NAV 1.0-nál is hasonló volt a helyzet, a cégek először megismerték, hogy minek kell megfelelni, majd először mindenki megpróbálta ezt saját erőforrásából megoldani. A választóvonal ott lesz, amikor elkezdik a cégek mérlegelni, hogy mennyire éri meg házon belül fenntartani saját erőforrást úgy, hogy nem tudják, milyen változások lesznek még. Mert lesznek, azt már tudni lehet, hogy 2022-23-ban jöhet majd a SAF-T és mindent boríthat, mert egy sokkal mélyebb adatszolgáltatási szintet jelent majd" - mondta Poór.

A frissen megjelent 3.0 verzióban is vannak újdonságok: már lehetőség nyílik arra, hogy a vevő már az adatszolgáltatás birtokában befogadhatja és kontírozhatja a számlát, így nem lesz szükség további kézbesítésre, sem pedig az adatszolgáltatás és a számla későbbi (akár manuális) összehasonlítására, mivel az elektronikus számlázás támogatását érintő egyik fő változás az lesz, hogy  bekerül egy olyan kötelező jelölő, amelyben nyilatkozni lehet arról, hogy a 3.0-ás adatszolgáltatás keretében - az adózó saját döntése alapján - maga az elektronikus számla lesz beküldve, a séma szerinti XML formátumban, teljes adattartalommal.

"Az eddig megszokott sémához képest is számottevő a változás az új verzióban, így komolyabb erőforrást kell majd IT -ra fordítania a cégeknek” – tette hozzá  Poór.

Igyekeznek megfelelni, de még csak kevesen tudják a hasznukra fordítani

„Egy nagy partner hozzájárult, hogy több tízezer számlát átnézzünk, és azt láttuk, hogyha egy cég teljes automatizációra törekszik, akkor ott a digitális megoldások bevezetésével 5000 számlánként 70 munkaórát lehet megtakarítani egy vállalatirányítási rendszeren belül. Egy könyvelőnél vagy kkv-nál, ahol nincs ERP ez még nagyobb lehet” – mutatott rá az SDSYS cégvezetője.

Ugyanakkor a jelenlegi piaci helyzetben azt tapasztalják, hogy a vállalatok pénzügyi osztályai három dolog miatt nem vágnak bele a strukturális digitalizációs fejlesztésekbe:

• rengeteg adóváltozás volt az elmúlt időszakban, amit igyekeznek lekövetni
• a május 30-ai beszámolók időszakát a vírushelyzet miatt szeptember végére tolták
• egyszerűen nincs plusz erőforrásuk. A könyvelő szakma elöregedett, nincs utánpótlás, a könyvelőirodák egymástól csábítják el az embereket.

Nincs idejük és energiájuk a változással foglalkozni, mert nem érik utol magukat. Egy olyan vállalatnál, ahol éppen tüzet oltanak, nehezen tudnak a digitalizációval foglalkozni

– mondta Rusz Gergely, aki szerint strukturális változások maradtak el, ezért nem szabad abba az illúzióba ringatnunk magunkat, hogy azért, mert minden cégnél felfedezték a Zoom-ot, digitális forradalom zajlik.

A szakember szerint azok a vállalatok, amelyek eddig nyitottak voltak a digitalizációra, már léptek a szükséges változtatások irányába és nagyon sok területen látszik a digitalizáció előretörése, ugyanakkor SAP-tanácsadói oldalról, nem látják, hogy a cégek lázasan fejlesztenék a rendszereiket. „Magyarországon a Delaware az első és egyetlen cég, aki eddig jogosítványt kapott a Public Cloud ERP értékesítésére (SAP S/4HANA Cloud ES), de a világjárvány magyarországi hatásának ellenére sem állnak még sorban a cégek, hogy a drága szervereket, és az azokat kezelő informatikusokat egy felhő-alapú rendszerre cseréljék” – tette hozzá.

Rusz azonban azt is hozzáteszi, hogy elképzelhető, hogy az elkerülhetetlen határidők és egy második hullám arra szorítja a vállalatokat, hogy elmélyítsék a digitális transzformációt és strukturálisan is hozzányúljanak a rendszereikhez.

A cikk megjelenését a Delaware Consulting Hungary Kft és az SDSYS támogatta.