900 millió számlát rögzítünk évente Magyarországon: feleslegesen sok manuális munkával

A jelenlegi recessziós helyzetben sok vállalat ott szeretné megfogni a pénzt, ahol csak lehetséges, aminek sok esetben a tervezett fejlesztések látják a kárát. Hogyan látod, érdemes lehet az automatizációs szolgáltatásokba fektetni a válságidőszakban is? Segíthet-e az automatizáció abban, hogy egy vállalat hosszútávon győztesként kerüljön ki a jelenlegi recessziós helyzetből?

Fejlesztésbe fektetni mindig megéri, különösen azokban az időkben, amikor a dolgok kissé nehézre fordulnak. Dicséret illeti meg azokat, akik már megtették a lépéseket az elmúlt években, számukra ez most versenyelőnyt jelent. Amikor azt látjuk, hogy az árak napról napra nőnek, egyértelmű például, hogy hamarosan a ma elérhető informatikai szolgáltatások is drágulni fognak. Ez pedig azt jelenti, hogy aki időben reagál(t), az biztos, hogy még olcsóbban fogja megkapni a technológiát, mintha néhány hónap halogatás után tenné meg az első lépéseket, ráadásul addig sem termel érdemi hasznot a vállalatnak.

Egyszóval, aki még idén képes IT fejlesztésbe fektetni, az biztos, hogy jól jár, hiszen a jelenlegi infláció mellett a jövőben az 20-30 százalékos drágulás is reálisnak tűnik. Ezért éri meg a fejlesztés egyszerűen cash alapon is.

Poór Károly

Dataxo Group Zrt., vezérigazgató, igazgatósági tag

Károly 2013 óta foglalkozik digitális ügyvitellel, ERP és DMS rendszerekkel. 2017-ben csatlakozott a Dataxo Group (akkor még SDSYS) csapatához, majd 2019 őszétől a cég egyik tulajdonosa és cégvez

Tovább

Károly 2013 óta foglalkozik digitális ügyvitellel, ERP és DMS rendszerekkel. 2017-ben csatlakozott a Dataxo Group (akkor még SDSYS) csapatához, majd 2019 őszétől a cég egyik tulajdonosa és cégvez… Tovább

Holisztikus szempontból nézve most egy olyan időszakot élünk, amikor lehetőségünk van átgondolni azt, hogy mi is fog történni a jövőben a munkatársakkal. Megnézhetjük azokat a területeket, ahol a munkaerő átcsoportosítható, felmérhetjük, hogy hogyan tudjuk megoldani a legfontosabb feladatokat új dolgozók toborzása nélkül, a már meglévő, elkötelezett munkaerő segítségével. Az automatizáció ebben hatalmas segítség, hiszen egy remek reallokációs eszköz. Érdemes tehát megnézni azt, hogy a vállalat mely szegmensében jelenthet releváns megoldást az adminisztráció és a pénzügyi terület automatizálása.

Mennyire nyitottak a magyar cégek az automatizációra - különös tekintettel a piaci környezetre?

Az év elején nagy nyitottsággal indultak neki a vállalkozások, majd a háborús sokk némileg rányomta a bélyegét a helyzetre és az érdeklődés minimálisan ugyan, de visszaesett. Ezt követte az egyre erősebb infláció és az energiaválság hatásai. A nyitottság azonban a problémák ellenére is adott, és a legtöbb vállalat a spórolás mellett is fontosnak tartja a fejlesztéseket, azonban a prioritási sorban hátrébb került..

A nagyvállalatokon kívül már a középvállalatok és kisebb cégek számára is elérhetővé és megfizethetővé váltak bizonyos megoldások, amelyek akár bérelhetőek is,

így gyakorlatilag mindenki találhat a cégén belül olyan részfeladatot, ami valamilyen módon hatékonyan, a költségvetéshez igazítva automatizálható. Ez pedig nemcsak biztonságot és szabadságot ad egy cég számára, de a produktivitást is képes nagyban növelni, hiszen a szoftverrobotok képesek akár az éjjel-nappal történő, szünet nélküli munkavégzésre is.

A szoftverrobotoknál maradva: van bármi alapja annak a félelemnek, hogy „a robotok elveszik a munkánkat”? Ebben az anyagilag instabil helyzetben kell-e attól tartani, hogy az automatizáció miatt kevesebb lesz a munkahely?

Alapvetően elmondható, hogy az emberekben van egy bizonyos fokú félelem az automatizációval szemben. A munkavállalók sok esetben szkeptikusan tekintenek a robotizált megoldásokra, attól tartva, hogy elveszíthetik az állásukat, azonban nem igazán találkoztunk még azzal, hogy az automatizáció egy vállalatnál leépítési célokat szolgálna. Különösen napjainkban, amikor a munkaerőhiány egyre nagyobb problémát jelent. Egyre nehezebb az új munkatársakat bevonzani és megtartani.

A fiatalok közül szinte senkinek sem célja, hogy az oktatásból frissen kikerülve adatrögzítőként építsen karriert, a már adatrögzítőként dolgozó munkaerő egy része pedig vagy nyugdíjazás előtt áll, vagy pedig igyekszik fejlődni annak érdekében, hogy kevésbé monoton, jobb munkakörülményeket, nagyobb megbecsülést és magasabb fizetést garantáló munkakörbe kerülhessen. A fluktuáció pedig hatalmas kiadásokat okozhat egy cégnek, ami a robotok segítségével minimálisra csökkenthető.

Éppen ezért sokkal inkább jellemző tehát az automatizáció hatására történő reorganizáció. Ez azt jelenti, hogy általában azok a munkavállalók, akiktől a szoftverrobotok átvesznek egy adott feladatot, magasabb hozzáadott értékkel rendelkező pozícióba kerülnek.

Több olyan céggel is találkoztunk már, ahol a legfőbb szempontot a fejlesztés terén kifejezetten az jelentette, hogy bővülés esetén ne legyen szükséges új kollégák toborzása.

Jellemző továbbá az is, hogy egy cég az alkalmazottak jólléte miatt alkalmazzon automatizált megoldásokat. Egy szoftverrobot ugyanis hatékonyan képes elvégezni az olyan feladatokat, amelyek egy humán dolgozó számára túlzottan monotonnak számítanak és könnyen vezethetnek akár a kiégéshez is. Úgy látom tehát, hogy az automatizációtól nem érdemes tartani, hiszen a robotok célja egyáltalán nem az, hogy elvegyék a munkánkat. Sokkal inkább, hogy könnyebbé, hatékonyabbá és gazdaságosabbá tegyék azt.

Mennyire bonyolult az automatizált megoldások integrálása? Mennyi ideig tart egy cégnek a teljes átállás?

Sokan úgy gondolják, hogy ez, ha nem is egy végeláthatatlan, de nagyon hosszú folyamat, a valóságban azonban egészen más a helyzet. Tapasztalatból mondom, hogy a legtöbb időbe egyértelműen a fejlesztéssel kapcsolatos döntések meghozatala telik. Amíg egy ilyen folyamat 2–6 hónapig is eltarthat, addig maga a megvalósítás már jóval gyorsabb.

Az implementációs fázisban két informatikai rendszer összekapcsolása már gördülékenyen zajlik, és csak abban az esetben lehet problémás, ha valamelyik fél hajlandósága vagy motivációja alacsony.  Ez azonban általánosságban véve nem jellemző.

Milyen helyzetben van Magyarország európai viszonylatban a digitalizáció és az automatizáció terén?

Minden nézőpont kérdése. Ahhoz képest, ami elérhető lenne számunkra, nem állunk jól. Ez azt jelenti, hogy az informatikai szolgáltatók által kínált rendszerekből vállalati szinten a jelenleginél sokkal többet is ki lehetne hozni. A külföldről kapott visszajelzések és felmérések alapján nagy a lemaradás az automatizáció terén. Azonban ez nemcsak itthon, de Európa szerte tapasztalható. Németország például sok szegmensben jelenleg Magyarország mögött jár nagyvállalati szinten, aminek a legfőbb oka, hogy a németek általánosságban sokkal régebbi rendszereket használnak, melyek stabilak, robosztusak és nehéz a fejlesztésük, cseréjük.

De hazánkban is jellemző, hogy míg sok gyár már automatizált megoldásokkal dolgozik, az adminisztrációs feladatok sajnos továbbra is analóg módon zajlanak. Ez minden szempontból nagy hátrányt jelent, hiszen egyrészt kevésbé praktikus, másrészt pedig a komoly anyagiak mellett értékes humán erőforrásokat is felemészt.

Magyarországon ennek ellenére az éves szinten kiállított 800-900 millió darab számlának nagyságrendileg 80-90 százaléka jelenleg is analóg módon kerül feldolgozásra.

Annak ellenére is, hogy már létezik erre jóval hatékonyabb, automatizált megoldás is.

A megfelelő eszközökkel az irodai kiszolgáló feladatok nagy része és a cégek közötti tranzakciók szinte teljes egésze automatizálható, beleértve a számlakibocsátást, a számlafeldolgozást, a szerződéskötést, valamint a teljesítési igazolások és a szállítólevelek kiállítását. A tranzakciókhoz köthető munkafolyamatok nagyjából 10-20 százalékának elvégzéséhez van csupán szükség olyan szakértelemre, ami emberi beavatkozást igényel. Ennek tükrében tehát azt mondanám, hogy technológiailag egyáltalán nem vagyunk lemaradva, azonban a felhasználás terén még bőven van hová fejlődnünk.

Mennyire mondható el, hogy az automatizáció a magas költséggel rendelkező vállalatok privilégiuma? Vagy azon cégek számára is érdemes ebbe az irányba nyitni, akik kisebb büdzsével rendelkeznek?

Abszolút érdemes. Az automatizációs megoldások az elmúlt évekhez képest az árukat tekintve is jóval elérhetőbbé váltak. Olyannyira, hogy egy automatizmus/szoftverrobot alkalmazása olcsóbb megoldás lehet egy diákmunkás vagy egy gyakornok alkalmazásánál. Ez közgazdasági szempontból már önmagában is egy meggyőző érv, azonban erre egy lapáttal még rátesz a már említett munkaerőhiány is.

Bizonyos megoldások már rendkívül kedvező áron elérhetők. Ha a számlázási oldalt tekintjük, ott olyan szinten vált megfizethetővé az árazás, hogy 0,5–2 év között várható a megoldások megtérülése. Ha egy példát szeretnénk nézni, elég csupán az elektronikus számlaküldés költségeit összevetnünk a postán feladott számlák költségeivel, és máris jól látható, hogy a mérleg egyértelműen az automatizácó irányába billen, hiszen hosszabb távon rengeteget spórolhatunk. És ekkor még csak az anyagiakról beszéltünk, a kényelmi szempontokról nem.

Mit hozhat a jövő az robotizáció számára? Érdemes-e a válságon túl is automatizációban gondolkodni?

Napjainkban a munkaerőhiány és a fennálló válsághelyzet olyan problémák elé állította a vállalatokat, amelyek minél gyorsabb megoldást igényelnek. Azok, akik most úgy döntenek, hogy modernizációba és automatizációba fektetik az anyagi erőforrásaikat, egyértelműen komoly versenyelőnyhöz juthatnak a konkurenseikkel szemben. Ami pedig ma versenyelőny, holnap már könnyen a túléléshez szükséges minimum lehet, így nem érdemes halogatni a fejlesztéseket.

Elég például megnézni azt, milyen gyorsan terjed az elektronikus szerződési platformok használata. Már a közeljövőben is ki fog lógni a sorból egy olyan cég, amely nem tud elektronikus úton aláírni egy szerződést. Pár éven belül pedig nagy valószínűséggel már nem is lesz képes egy szerződés megkötésére, és papírhalmok közt fog megfulladni. Érdemes tehát minél előbb alkalmazkodni a változó idők új és hatékony megoldásaihoz.

Címlapkép: Portfolio

A cikk megjelenését a Dataxo Group Zrt. támogatta.