Szabályozásból stratégia: így alakítja át a jogi megfelelés a cégek működését

Gázmár Zoárd, az OTP Bank Compliance vezetője, ügyvezető igazgatója szerint az egyik legfontosabb kérdés, hogy a szabályozási keretrendszer hogyan alakítja át azt az igényrendszert, amely mentén a vállalatok digitalizálódnak. A digitalizáció ugyanis nem öncélú, egyre inkább a szabályozási környezet hatására történik, amelyet alapvetően a politikai döntéshozók alakítanak világszinten. 

Az elmúlt két évtized politikai trendje azt mutatja, hogy a szabályalkotás vált a politikai erő egyik legfőbb eszközévé, gyakran túlzó szankcionálással. A pénzügyi szektorban is tapasztalható, hogy egyre inkább általánossá válik az az információgyűjtési gyakorlat, amely alapján hatalmas mennyiségű adatot kell szolgáltatni szabályozói kérésre. A szabályozások volumene is folyamatosan nő: míg korábban pár magyarázat elegendő volt, addig ma már például a GDPR betartásához is több ezer oldalnyi dokumentációra van szükség. A különböző szabályozásoknak való megfelelés nemcsak jogi, hanem üzleti kihívás is, hiszen mindegyiket implementálni kell a napi gyakorlatba. 

Varga Zoltán, Operatív igazgató - HR, Vállalati szolgáltatások, Jogi és Compliance Ügyek, Magyar Suzuki a konferencián kiemelte, hogy a compliance kihívásait a vállalat működésébe ágyazottan kell szemlélni, hiszen maga a vállalat emberek közössége, akiknek meg kell érteniük a megfelelés célját és hasznát. A Magyar Suzuki, mint globális autógyártó, Esztergomban több mint 3000 főt foglalkoztat, és évente 110 ezer autót gyárt, amit 123 országba exportál, így a megfelelés nemcsak belső, hanem globális kérdés is. “A compliance az autó fékfunkciójához is hasonlítható: nem a haladás gátja, hanem a biztonságos gyorsulás eszköze” – emelte ki.

A compliance rendszereknek nem díszletnek kell lenniük, hanem karbantartott, gyakorlott, élő rendszereknek, amelyek krízishelyzetben működnek, “elképesztő nagy szervezeti pánik tud kialakulni, ha egy átfogóbb ellenőrzést kap egy cég, miközben nincs megfelelő gyakorlat és felkészültség.” Előadásában kiemelte, hogy a jogászoknak, különösen a fiatalabbaknak, nem csupán jelen kell lenniük a szervezeti megbeszéléseken, hanem aktívan, tanácsadóként kell részt venniük a munkában. A szervezeti bizalom alapja a láthatóság, a hozzáértés és a példamutatás, amely nélkül a compliance csupán adminisztratív teherré válik, nem pedig valódi üzletfejlesztő és biztonsági funkcióvá.

A negatív sajtóhírek beépítése az ügyfélátvilágítási folyamatba kiemelten fontos elem a megfelelés és a kockázatkezelés szempontjából. Varga Eszter, Senior Solution Sales Advisor, Dun & Bradstreet előadásában bemutatta, hogyan lehet digitális megoldásokkal hatékonyabbá tenni ezt a folyamatot. A globális jelenlét és az országokon átívelő adatgyűjtés teszi lehetővé, hogy a vállalat komplex céghálózatokat és tulajdonosi struktúrákat térképezzen fel. Az egyedi, kilenc számjegyű DUNS-számok segítségével minden vállalat azonosítható és kapcsolataik is átláthatóvá válnak.

A mesterséges intelligenciával támogatott rendszerek képesek másodpercek alatt naprakész gráfokat létrehozni, ezzel segítve a tranzakciós szintű ellenőrzéseket. A Dow Jones-szal való együttműködés révén egyetlen kattintással lekérdezhetők a szankciós listák, politikai érintettségek és egyéb kockázatok. 

A negatív sajtóhíreket a Dow Jones 2013 óta gyűjti az AME-platformon keresztül, hiteles, állami forrásokra alapozva. A hírek öt kategóriába sorolva – pénzügyi, szabályozási, környezeti, társadalmi és versenyjogi – segítik a kockázatok azonosítását. A rendszer több nyelven és akár vállalatirányítási rendszerbe integrálva is elérhető. A felhasználók a Factiva platformon belépve 2012-ig visszamenőleg is kereshetnek negatív híreket. A hitelesség kulcskérdés: csak ellenőrzött, lezárt hatósági ügyek alapján kerülhet be egy hír az adatbázisba.

Ferenczi-Béky József, adatvédelmi tisztviselő, regionális adatvédelmi vezető, TESCO elmondta, hogy a digitális érettség a szervezeti felkészültség szintjét jelenti, különösen a vállalati kultúra és működés szempontjából. Ennek megítéléséhez két dolog szükséges: egyrészt ismernünk kell a digitális működés alapjait, másrészt őszintén fel kell mérnünk a jelenlegi állapotunkat. A digitalizáció egy széles spektrumot ölel fel – a papíralapú ügyintézés kiváltásától a mesterséges intelligencia alkalmazásáig. A cél, hogy világosan meghatározzuk, hol tartunk most, és mi az a reálisan elérhető következő lépcsőfok, amelyre felépíthető egy konkrét fejlesztési útvonal.

Nyeste Gergely, adatvédelmi tisztviselő, kiemelt compliance szakértő, Generali Biztosító szerint a digitalizáció korában elengedhetetlen, hogy a munkavállalók magas szintű digitális felkészültséggel rendelkezzenek, és átlássák az általuk kezelt folyamatokat, azok kapcsolódásait más tevékenységekhez. Különösen fontos ez adatvédelmi szempontból, hiszen az ügyfelek felé pontos tájékoztatást kell tudni adni az adatok kezeléséről, továbbításáról és a kapcsolódó partnerekről. A hatékony működés érdekében elengedhetetlen az egyes szakterületek és a munkavállalók közötti párbeszéd, amely elősegíti a folyamatok és adatáramlások jobb megértését, nyomon követhetőségét.

Sulyok Márton, jogi és compliance vezető, Roche (Hungary) szerint a digitális érettség nemcsak technikai felkészültséget jelent, hanem a hatóságokkal folytatott világos, érthető párbeszédet is. A vállalatok csak akkor lehetnek valóban érettek, ha megfelelnek a szabályozói elvárásoknak, és bizalmat tudnak építeni a digitális eszközök használata iránt. A digitalizáció hatása nem egyforma minden ágazatban: míg egyes iparágakban (pl. gyógyszerfejlesztés) lassabb, másokban (pl. receptpapír gyártás) gyors és erőteljes változást hoz. A bizalom alapvető feltétele a digitális megfelelésnek és az új technológiák elfogadásának.

Vári Csaba CIPP/E, CIPM, ügyvéd, Baker McKenzie előadásában kiemelte, hogy a technológiai fejlődés önmagában nem hoz áttörést, ha hiányzik mögüle a szervezeti kultúra és a tudatos fejlesztés. A digitalizáció – hasonlóan a jogi tanácsadáshoz – olyan befektetés, amelynek hiánya gyakran csak évekkel később válik nyilvánvalóvá. Kiemelte, hogy az oktatás szerepe egyre fontosabb: míg a GDPR csak javasolta, a kiberbiztonsági törvény már előírja a képzést, a mesterséges intelligencia rendelet pedig kötelezővé teszi az MI-ismeretek megszerzését.

A sikeres digitális átálláshoz nem elég egyes munkavállalókat képezni vagy alkalmi projektcsapatokat létrehozni – szükség van állandó, keresztfunkciós munkacsoportokra, amelyek hosszú távon is képesek együttműködni. A digitalizáció tehát nem technológiai kérdés csupán, hanem emberi és szervezeti érettséget igénylő folyamat. Bár a jogi szakma erősen szabályozott, a Baker McKenzie irodájában mégis megkezdődött a Copilot használata, amelyet az amerikai Microsofttal közösen fejlesztettek a szervezet igényei szerint. A rendszerhez csak belső képzés elvégzése után lehet hozzáférni, a tananyag több modulból áll, és mélyebb, mint a szokásos éves kötelező tréningek.

A Copilot számos területen támogatja a munkát: például segít a múltbeli projektek elemzésében az árazás megbecsüléséhez, vagy angol nyelvű e-mailek előkészítésében. Fontos azonban, hogy az eszközt körültekintően kell használni – hasonlóan egy kezdő ügyvédjelölthöz –, mivel nem minden feladatra alkalmas. A felhasználók promptolási útmutatókat is kapnak, amelyek segítségével pontosabb és hatékonyabb válaszokat érhetnek el. A tapasztalatok alapján a rendszer tanulása időt igényel, de komoly potenciált rejt magában – hasonlóan ahhoz, amikor az internet megjelent a munkahelyeken, és még nem volt világos, mire is lehet használni.

Címlapkép forrása: Portfolio