Így kell kezelnie a HR-kérdéseket egy cégnek, ha nem akar munkaerőgondokat

A cégvezetők, HR-vezetők számára tartott szerdai webinárium azt a kérdést járta körbe, hogy a jelenlegi munkaerőpiaci környezetben a vállalatok számára az egyik legnagyobb kihívást ma már nemcsak a gazdasági környezet változásai vagy a technológiai fejlődés jelenti, hanem az, hogy miként kezelik és tartják meg legfontosabb erőforrásukat, a munkavállalókat.

Egy vállalat életében nagyon sok minden az emberekről szól. Ha belegondolunk, egy cég költségvetésében is a legjelentősebb költségelem a munkabér, illetve az azzal kapcsolatos költségek. Tehát nagyon fontos az, hogy ezt tudatosan tervezzük és tudatosan költsük el

– kezdte előadását Bohács Bernadette, az RSM Hungary HR üzletágvezetője. Előadásában bemutatta azokat a legfontosabb HR-feladatokat, amivel egy vállalatnak a mai üzleti környezetben mindenképpen megfelelően kell foglalkoznia akkor is, ha van saját HR-csapata, akkor is, ha nincs.

Az első ilyen a HR-adminisztráció jogi megfelelősége, vagyis, hogy rendben vannak-e például a munkaszerződések, a munkaköri leírások, a jelenléti ívek, és ezeknek megfelelően számítják-e a bért. „A munkaköri leírások sokszor elmaradnak, amiből utána komoly jogviták keletkezhetnek, hiszen szembesülhetünk azzal a helyzettel, hogy el akarunk küldeni egy munkatársat, mert nem teljesíti jól a feladatát, és akkor azt mondja nekünk, hogy hol van az leírva, hogy neki ezt vagy azt kellene csinálnia.”

Érdemes évente a munkaszerződéseket áttekinteni

A munkaszerződéseket pedig a szakértő szerint érdemes évente felülvizsgálni, hogy a jogszabályi változásokhoz megfelelően illeszkedjenek. A jogi megfelelőség biztosítása a munkaügyi ellenőrzések miatt is kiemelt kérdésnek számít, amelyek bármikor bekövetkezhetnek, így azokra a vállalatoknak folyamatosan fel kell készülniük.

A munkaügyi bírságok 2024-ben igen jelentős mértékben emelkedtek, így nagyot kockáztat az a vállalat, amely nem tartja rendben ezt a kérdést.

A hatékonyság kérdésével kapcsolatban pedig arra hívta fel a figyelmet, hogy egy cégnek minden évben foglalkoznia kell azzal a kérdéssel, hogy versenyképesek-e a fizetései, juttatásai. „Soha nem lehet nyugodt egy cég abban, hogy kialakított egy bérstruktúrát meg egy juttatási rendszert, és akkor az éveken keresztül jól és hatékonyan fog működni. Érdemes jövedelemszint-felmérések eredményeit évente megnézni, mert ezek nagyon jól mutatják azt, hogy az adott cég miként áll a piachoz képest.” Ez nagyon fontos információ lehet akkor is, amikor a következő évi bérfejlesztést tervezik a cégek, hiszen ez mindig egy neuralgikus pont, mert elég magas a munkavállalók elvárása a béremelés tekintetében, miután arra számítanak, hogy inflációkövető béremelést kapnak, jegyezte meg a szakértő.

Bohács Bernadette az egyik legfontosabb HR-stratégiai feladatnak nevezte a munkaerőtervezést.

„Egy munkaerőhiányos piacon nem mindegy, hogy az üzleti tervet miként lehet hozni. Megvan-e ehhez a megfelelő számú szakember, és tervezzük-e, hogy munkaerőt akarunk felvenni a következő évben. Ezeket időben meg kell tervezni. Adott esetben felmerülhet, hogy racionalizálni kell, át kell csoportosítani munkatársakat egyik területről a másikra, vagy akár leépítésre van szükség. Hogyha ezeknek a tervezése időben megtörténik, azzal nagyon jelentős költségeket tud megtakarítani egy vállalat.”

A legfrissebb HR trendekről szóló cikkeink itt elérhetőek. Kirúgás, harc a munkatársakkal, kiégés, kibírhatatlan kollégák, vagy éppen a Z generáció kihívásai? A munka világának változásait folyamatosan követjük.

A toborzásánál gyorsnak kell lenni

Kiemelt kérdésként elemezte a toborzási folyamatok kezelését is a jelenlegi szakemberhiányos munkaerőpiaci környezetben. „Nagyon fontos, hogy a toborzási folyamataink gyors és átlátható folyamatok legyenek, hiszen, ha nem vagyunk elég gyorsak, a megtalált jó szakembert elviszik előlünk.”

Min múlik, hogy nagyon rövid idő alatt meg tudjuk-e találni a megfelelő szakembert? – tette fel a kérdést. Először is azon, hogy pontosan meg tudjuk határozni, hogy kit is keresünk. Ehhez egy nagyon precíz munkaköri leírás szükséges arról, hogy pontosan milyen szakembert keresünk, milyen feladatokra, milyen tudással, háttérrel, tapasztalattal.

A megfelelő álláshirdetések mellett kiemelte a munkatársi ajánlás rendszerét is. „Inspiráljuk a munkatársakat az ajánlásokra, ha egy adott munkakörre van ismerősük, barátjuk. Érdemes megtámogatni különböző juttatásokkal a munkatársi ajánlást, ami azért is jó, mert rögtön kapunk egyfajta referenciát is a potenciális jelöltről.”

A munkavédelem kapcsán felhívta arra a figyelmet, hogy ennek a kérdésnek nagyon komoly tétje van már, mindenképpen tudatosan fókuszálniuk kell erre a cégeknek. A munkavédelmi bírságok összege idén jelentősen megnőtt, maximális összege 100 millió forintra emelkedett.

Az ESG-előírások, vagyis a környezeti, társadalmi és vállalatirányítási fenntarthatósági követelmények kapcsán kitért arra, hogy az EU tavaly elfogadta a bértranszparenciával kapcsolatos irányelvet, amely azt mondja ki, hogy férfiaknak és a nőknek ugyanabban a munkakörben ugyanannyit kell keresniük. Az irányelvet az EU-tagállamoknak jövőre be is kell építeniük a nemzeti jogba, 2027-től pedig a 150 főnél nagyobb vállalatoknak riportolási kötelezettségük lesz.

Kiszervezni a bérszámfejtést?

A HR-tevékenységek és a bérszámfejtés kiszervezésének lehetőségeiről szólva Pentz Edina, az RSM Hungary bérszámfejtési üzletágvezetője elmondta, sok cég úgy gondolja, hogy ezeket a kérdéseket alapvetően házon belül kell megoldani, miközben egy kiszervezésnek számos előnye lehet. A két terület közül inkább a bérszámfejtés az, ahol a cégeknek hamarabb eszébe jut az outsourcing lehetősége.

A bérszámfejtés kapcsán megjegyezte: az kiemelt területnek számít egy cég életében, hiszen, ha a fizetésekkel bármi gond felmerül (például késve érkezik, vagy nem a pontos összeg kerül a dolgozó számlájára), az alapvető elégedetlenséget okoz a munkavállalók körében.

A pontos és időben történő bérszámfejtés ösztönzőleg hat az alkalmazottakra, fenntartja a motivációt, míg a késedelmes és pontatlan bérszámfejtés amellett, hogy bizalmi problémákat okoz a dolgozók körében, a munkavállalói jogok sérülése miatt akár büntetések, pótdíjak fizetését is maga után vonhatja.

Pentz Edina kihangsúlyozta: nagyon sok esetben, amikor a bérszámfejtés kiszervezésének kérdése felmerül egy cégnél, mindig van egy alapvető ódzkodás, a leggyakrabban felmerülő dilemmák ilyenkor, hogy a kiszervezés megéri-e költség szinten, megtakarítást hoz-e az adott cégnek. A szakértő a kiszervezés előnyei között sorolta fel például, hogy

• az rendszerint költséget takarít meg,
• nem kell erőforrást, szoftvert fenntartani,
• nem kell aggódni az esetleges hibák miatt, mert a szolgáltató cég naprakész a jogszabályi változásokkal kapcsolatban,
• a szolgáltató garanciát vállal a bérszámfejtés pontosságára,
• nem kell félni attól, hogy a fizetések késnek a saját bérszámfejtő alkalmazott betegsége, vagy hirtelen felmondása miatt.

A címlapkép illusztráció. Címlapkép forrása: Getty Images