Rejtett konfliktus a kontrollingban – a technológia az oka?

A modern vállalatok működését a háttérben futó pénzügyi elemző folyamatok irányítják. Ezek közül az egyik legfontosabb a kontrolling, amely a cég gazdasági eredményeit figyeli és elemzi. Az átlagos vállalati kontrolling három fő területre épül: 

• a könyvelés tényelemzése, a cég pénzügyi és naturális folyamatainak, követése;
• költségfelosztás, ami megmutatja, hogy egy adott termék, ügyfél stb. milyen költséget generál;
• a tervezés, jövőbeli mennyiségi és pénzügyi célok, tervek meghatározása, főként az eredménykimutatásra (P&L), kisebb mértékben a pénzáramlásra és mérlegre összpontosítva. 

Miközben a múltbeli adatok elemzése rendkívül részletes technológiával történik (adatkockák, Pivot táblák, visszafejthető bizonylatok), addig a jövőbeni tervek sokszor egyszerű Excel-táblákban készülnek pontatlan, hiányos adatokat alapul véve. Ha pedig megváltozik egy adat az egyik táblában, a többi nem fogja ezt a változást automatikusan lekövetni. A korlátozott adattartalom és a pontatlanság viszont súlyosan torzíthatják az előrejelzéseket.

A konfliktust a kontrollingban a tervezés és a visszamérés eltérő technológiai háttere okozza. Míg a könyvelt adatok elemzésére nagyon jó eszközök állnak rendelkezésre, részletes adatbázisokon lehet tetszőleges dimenzionált termék, partner, csatorna stb. szintű eredményelemzést végezni, a tervezést továbbra is összekapcsolt, aggregált szintű, az Excel korlátozta technológia adta kereteken belül végzik.

A konfliktus kicsúcsosodása pedig a terv-tény összevetésekor és az előrejelzésekor jön el.

“A komplex működésű, 70-80 főnél nagyobb, 10 milliárd forint feletti árbevételű vállalatoknál már jelentős értéket termel a kontrolling. A nagyvállalati szint alatt azonban vegyes a kép: vannak cégek kifinomult kontrolling rendszerekkel, és vannak olyanok, amelyek enélkül is impozáns növekedést mutatnak” – mondta el a Portfolio-nak Gémesi Gyula, a Gordon & Webster Zrt. ügyvezető partnere. A növekedés és a kontrolling között ugyanis nincs közvetlen összefüggés. A kontrolling valódi szerepe a hatékonyság javítása, az adott erőforrásokból elérhető nyereség maximalizálása, illetve az ezt biztosító folyamatok megtervezése és rendszeres visszamérése.

“Ez a szemlélet a hazai vállalati gyakorlatban még nem terjedt el széles körben. Jelenleg sok cég ott tart, hogy ugyan mérik a folyamataikat, és a tényadatokat látványos, felhőalapú rendszerekben – például Power BI vagy QlikView platformokon – vizualizálják, de a tudatos tervezés és optimalizálás még várat magára” – tette hozzá.

Gyors, pontos és stresszmentes vállalati tervezés

A hagyományos módszerek, mint az Excel táblák, mappák, fájlok használata már idejétmúltnak tekinthetők. A többféle fájlverzióval dolgozó rendszerek kockázatosak, ugyanis az adatok elveszhetnek, elavulhatnak vagy eltérhetnek egymástól. Egy központi adatbázis használatával azonban mindenki ugyanabból a naprakész adatbázisból dolgozik, a megfelelő jogosultságokkal. Nem kell külön fájlokat kezelni, vagy kézzel összefésülni az adatokat, minden automatikusan frissül és egységes rendszerben jelenik meg.

Egy ilyen rendszer a bázis adatokat felhasználva képes az összevont változásokat elemi szintre lebontani a különböző tervverziókban. A tervek és a tényadatok azonos technológiával, ugyanabban az adatbázis-struktúrában készülnek, és bármilyen lekérdezésben közvetlenül összevethetők. A tervezés ezáltal sokkal részletesebbé válik, és az utókalkulációs allokációs mechanizmusok már a tervoldalon is alkalmazhatók, így pontos, tevékenységalapú, akár tranzakciószintű tervadatok állíthatók elő anélkül, hogy az korábbiaknál mélyebb input adatokat kellene szolgáltatni. Ennek köszönhetően

már a tervezési szakaszban is azonosíthatók a nyereséges és veszteséges szegmensek, amelyek még időben korrigálhatók.

“A piacon minden vállalat versenyez az innovációban, a piaci részesedésben vagy a költséghatékonyságban. Lényeges, hogy tisztában legyünk a saját mért teljesítményértékeinkkel. Ha egy vezető pontosan tudja hol, és milyen eredményeket produkál, tudatosan képes javítani rajtuk – vagy legalábbis tisztában lesz vele, hogy min kellene változtatnia, hogy az adott eredményt elérje” – emelte ki Gémesi Gyula.

Egy jól felépített kontrolling rendszer számos előnnyel rendelkezik. Önállóságot és függetlenséget biztosít, hiszen nem szorul állandó informatikai támogatásra. Az adatmodellek egyszerűen bővíthetők vagy módosíthatók, és ha új kimutatásra van szükség, az adattárház szemlélet miatt ez csak egy gyors lekérdezés kérdése. Ráadásul mindezt akár egy ismerős programból, például Excelből is kényelmesen el lehet végezni külön fejlesztések vagy új eszközök megismerésének szükségessége nélkül. Rugalmasan alkalmazkodik a változó üzleti környezethez, lehetővé téve, hogy bármilyen ad-hoc igényre gyorsan és egyszerűen lehessen reagálni.

A modern rendszerek automatizáltsága tehermentesíti a szakembereket, hiszen magától elvégzi az ismétlődő adattöltési, törzsadatkezelési feladatokat, így a kontrollereknek több idejük marad az elemzésre és a döntések támogatására.

A multidimenzionalitás szintén kulcsfontosságú, a külön verziók és ezek paraméterezhetősége töredékére csökkenti egy új tervverzió előállításának idejét és költségét.

Lehetővé teszi több különböző tervváltozat gyors elkészítését és összehasonlítását, valamint a tervezési adatok tetszőleges szempontok – például termék, régió, ügyfélcsoport – szerinti csoportosítását, szemben az ERP rendszerek szűkös dimenzionalitásával.

Egy modern rendszer lehetővé teszi, hogy a speciális pénzügyi funkciókat – például mérlegkészítést, cash flow tervezést, fedezetszámítást – testre szabjuk IT szakértő bevonása nélkül. Verziófüggetlenül használható minden speciális funkció (mérleg, cash flow, allokáció, fedezet, tervezés), így teljesen összehasonlíthatóak az egyes verziók adatai, ellenben az eltérő részletezettségű ERP (enterprise resource planning) adatokkal.

Milyen terveket lehet így készíteni?

A jól működő vállalati tervezés három egymásra épülő fő irány mentén valósul meg:

• Komplex tervezési folyamatok kialakítása
• Elő- és utókalkuláció: már a döntés pillanatában látjuk a várható eredményeket, és utólag is pontosan értékelhetjük a hatásukat
• Fedezeti elemzések: segítenek rámutatni a gyenge pontokra, tartalékokra, termék és/vagy partner szintű szóráselemzés

A rendszer előnye, hogy nincsenek sablonokhoz kötött korlátok, mindenki a saját iparága és tervezési folyamatai szerint dolgozhat.

A tervek automatikusan, azonnal frissülnek, ha egy kiinduló adat változik, például egy alapanyag ára, kapacitás, anyagjegyzék vagy az árfolyam.

Az egyes területek (például HR, beszerzés, gyártás) saját felelősségi körükön belül önállóan tudják vinni a tervezést a kontrolling központi irányításával. Egy hatékony tervezőrendszer átfogó megoldást nyújt az értékesítési volumenek és gyártási kapacitások kezelésére, támogatja az árbevételi és beruházási tervezést az amortizációval együtt, lefedi a HR-folyamatokat, a gépjárműflotta-menedzsmentet és a kapcsolódó költségeket, valamint hatékonyan kezeli a kölcsön- és lízingstruktúrákat és az általános költségtervezést.

Az ügyvezető partner hangsúlyozta, hogy egy részletes, adatbázis-alapú rendszerrel nemcsak tervezni lehet rendkívül pontosan, de utólag is sokkal jobban lehet elemezni az eredményeket. Könnyen azonosíthatók a legjövedelmezőbb vagy legproblémásabb termékek, partnerek, egy-egy tervtől való eltérés milyen okokra vezethető vissza, valamint, hogy a különböző tervezett változások (például árakciók) milyen várható hatással járnak.

A cikk megjelenését a Gordon & Webster támogatta.

Címlapkép forrása: Portfolio