Online számla: letelt a határidő - Sok cég fölött még ott lebeg a pallos

A koronavírus miatti gazdasági kényszerhelyzetben a legtöbb vállalkozásnak kisebb gondja is nagyobb volt, minthogy a NAV online adatszolgáltatási kötelezettségével bíbelődjön, ami meg is látszott a határidő előtti napok dömpingjén: annyian próbáltak regisztrálni a NAV Online Számla Rendszerébe, hogy az többször össze is omlott, feltételezhetően a megnövekedett forgalom miatt.

Júniustól már nagyon felfokozott volt az érdeklődés, csak az utóbbi hónapban több mint 20 ezren regisztráltak a Billingo online számlázó rendszerében, az utóbbi napokban pedig körülbelül 10 másodpercenként jött egy regisztrációs igény

– mondta a Portfolio-nak Sárospataki Albert, a Billingo.hu vezérigazgatója, aki szerint ugyanakkor azt is látni kell, hogy akiknek már volt online számlázója, annak is kellett regisztrálnia a NAV rendszerében, így ott még ennél is nagyobb volt a forgalom.

Július 1-jén lépett hatályba a NAV adatszolgáltatási kötelezettség bővítéséről szóló jogszabály. Ez azt jelenti, hogy eltörlik az eddigi, 100 ezer forintos áfa-értékhatárt és gyakorlatilag minden vállalkozásnak, minden belföldi adóalanynak kiállított számláról adatot kell szolgáltatni az adóhatóság részére.

„Extrém rekordszámú megkeresés érkezett az ügyfélszolgálatra, amiben a NAV-hoz való regisztrációban kérték a segítségünket” – mondta Sárospataki, és hozzátette, hogy bár ez nem az ő feladatuk, ezt minden vállalkozónak – vagy a vállalkozó könyvelőjének – kellett megtennie az Ügyfélkapun keresztül, abban igyekeztek segítséget nyújtani, hogy mi a regisztráció menete.

Sárospataki szerint ugyanakkor továbbra is maradtak szürke foltok, például a moratórium kapcsán. Az igaz, hogy az adóhatóság türelmi időszakot biztosított a vállalkozásoknak szeptember végéig, és nem bírságol, azonban ez nem jelenti azt, hogy egyelőre a NAV-nál való regisztrációval le tudták volna a feladatukat.

Ha kézi számlatömbbel állítanak ki egy számlát és nem éri el az 500 ezer forintos határt a számla áfatartalma, akkor 4 nap áll rendelkezésre feltölteni azt a NAV Online Rendszerébe. Ha 500 ezer forint feletti az áfatartalom, akkor csak egy.

„Ha most valaki Például csúszik egy napot, akkor október elejéig valószínűleg nem lesz szankcionálva, a türelmi időszak erre vonatkozik, nem pedig arra, hogy egyáltalán ne kéne rögzíteni a számlaadatokat a rendszerben”

– mondta és hozzátette, hogy éppen emiatt érdemes átállni számlázóprogram használatára, mert ott az egyszeri NAV-os regisztráció után ez az adatküldés automatikusan megtörténik. Teljesen okafogyottá válik a kézi számlatömb használata, mert ott kétszer kell ugyanazzal a számlával foglalkozni, amivel a vállalkozó a plusz adminisztrációs teher mellett a hibalehetőséget és késői adatszolgáltatás miatti bírságot is kockáztatja.  

Nem csak a NAV kapja meg az adatokat

Poór Károly, a digitális megoldásokat fejlesztő SDSYS cégvezetője szerint fontos látni, hogy az adatszolgáltatás visszafele is működik: az xml adatok lekérhetőek a NAV-tól. „Egy vállalkozás adószámára kiállított számla xml adatai lekérhetőek bármely olyan szoftver számára – könyvelőprogram, számlázóprogram, riportáló programok – amely a NAV oldalán publikus, díjmentes API-hoz csatlakozott” – mondta Poór, aki szerint nagyon kevés olyan program lesz, ami ennek a feltételnek ne felelne meg, így egy cég, vagy annak könyvelője számára díjmentesen elérhetővé válnak a cég részére kiállított szállítói számla adatai, xml formátumban.

„Bár tudjuk, hogy a regisztráció és a technikai felhasználó igénylése az elmúlt hetekben, hónapokban a maga bürokratikus módján nem volt egyszerű a vállalkozások számára, mégis azt javasoljuk, hogy minden szoftverhez külön technikai felhasználót érdemes igényelni. Ha ugyanis több program is ugyanazzal a felhasználóval kéri le az adatokat, akkor nem lehet tudni, hogy ki, mikor használta föl" – tette hozzá Poór.

Bár ennek operatív szempontból nem lesz igazán jelentősége – így is úgy is működik majd az adatlekérés – azonban, ha valamilyen incidens történik sokat segíthet. „Ha egy technikai felhasználót használ öt program és mondjuk adatvesztés történik, akkor nehéz kideríteni, hogy kinél volt probléma, kinek a rendszere nem megbízható, vagyis nem megfelelően átlátható a működés”

Önmagában az xml kevés

Az online számlakiállítást követően akár már egy órán belül is lekérhető a NAV-tól az adat – ez nyilván attól függ majd, hogy az adóhatóság milyen gyorsan frissíti az adatokat – és látható, hogy a cégnek hány számlája volt egy nap. Poór szerint ez már fél siker, azonban ezek csak akkor válnak lekönyvelhetővé, ha a számlaképet is tudjuk párosítani hozzá.

Az igazi hatékonyságnövelés nem az, hogy a NAV-től lekérhetőek az xml-adatok, mert ha sokat kell várnom a számlaképekre, majd azokat egyenként kell összenézni az xml-ekkel, akkor nem történt érdemi fejlődés

– mondta az SDSYS ügyvezetője.  

Egy nagyvállalatnál jellemzően azzal kezdődik a számlajóváhagyási folyamat, hogy a számla képét iktatják, majd elindítják a megfelelő munkafolyamatokat, ami során 2-3 ember jóváhagyására legalább szükség van amíg a számlát lekönyvelik, végül kifizetik. Tehát hiába elérhető az xml, az alapján nem lehet könyvelni, mert a számviteli törvény szerint az eredeti bizonylat alapján kell, de az xml egyébként sem tartalmaz minden adatot a megfelelő könyveléshez, például az sem derül ki belőle, hogy a cég egyáltalán befogadta-e a számlát.

„Kicsit faramuci a helyzet, mert előbb van adatunk, mint eddig bármikor, viszont nincs meg hozzá a joghatású bizonylatunk, vagyis a számlakép”

– mondta Poór.

A cégvezető szerint az igazi hatékonyságnövelés az lehet, amikor a könyvelő nem manuálisan nézegeti össze ezeket az adatokat – ahogy eddig, csak most már nem neki kell fölvinni a rendszerbe minden adatot – hanem a rendszer összepárosítja a megfelelő számlaképet a hozzá tartózó xml-el.

„Ez az, amit az SDSYS szoftvere elvégez: automatikusan átadja a NAV-tól származó xml- adatokat a könyvelőprogramnak és párosítva a számlaképpel elvégzi az adatrögzítés feladatát. Ezzel rengeteg munkaórát meg tudnak takarítani a könyvelők, nyilván attól függ, hogy mekkora cégről beszélünk, de egy nagyvállalatnál, ahol van évi 28 ezer szállító számla, ott ez 500-600 munkaórát jelent.”

Poór szerint bár a regisztrációs folyamat elég sok frusztrációt hozott a vállalkozásoknak, de ha egy kicsit távolabbról tekintünk a helyzetre, akkor elég sok pozitívum is jár ezzel az átalakítással: ezentúl a szállítói számlák rögzítése automatizálhatóvá vált, az online számlázóknak köszönhetően is sokat egyszerűsödött a folyamat, több szolgáltató már a banki szoftverekkel is összekötötte rendszerét, így a beérkező összegek nyomán automatikusan kifizetettre állítják az adott számlát, sőt már az M-lapok kitöltését és az áfabevallást is lehet automatizálni.

Ergo a számviteli folyamatok nagy része – minden olyan tevékenység, ami manuális és repetatív volt és nem adott nagy hozzáadott értéket – innentől kezdve automatizálhatóvá vált.

Nagy fába vágták

Az Online Számla Rendszerben a NAV-tól lekérdezhető adatokból egy előauditált áfabevallást is el lehet készíteni, ami a manuális megoldás helyett időt spórol, másik előnye pedig, hogy a beépített ellenőrzési funkciókkal bizonyos hibák hiányosságok kiszűrésére, korrekciójára is képes.

Németh Lilla, az RSM adóüzletágának igazgatója szerint az adókockázat is megnő ott, ahol a számlariport/áfabevallás előkészítése nem automatizáltan történik. „Az eddigi manuális, vagy félautomata megoldásokkal egyre kevésbé lekövethető, hogy mi is egy cég áfapozíciója, vagy hogy az adatszolgáltatásának eredménye sikeres volt-e, szükség van-e korrekcióra. Éppen ezért fejlesztettünk digitális megoldást, amely az áfabevallás automatizálására képes, valamint az ehhez kapcsolódó adózói és hatósági adatok ellenőrzésére is” – tette hozzá Németh.

Július 1-től  az áfatörvény alapján minden befogadott szállítói számláról, amelyre a cég áfalevonási jogát gyakorolni akarja, áfa-összeghatárra tekintet nélkül adatot kell szolgáltatni a NAV felé az M lapon is, a belföldi összesítő jelentésben.

"Pont ilyen összegzés, mint amit Magyarországon az M lapokon kell jelenteni nincs másutt, így erre is egyedi fejlesztést kellett kidolgoznunk, amely képes az ERP adatokból NAV adategyeztetést és ellenőrzést követően „kiköpni” az adott időszaki M lapot. A Connectax VAT MSheets több száz, vagy többezer szállítói számlát képes ellenőrizni és M lapot készíteni néhány perc alatt. A manualitás helyetti automatizációval néhány percre rövidülhet egy korábban több órás vagy akár napos feladat" - tette hozzá.

Az áfabevallás elkészítése még ha a keretfeltételek, szabályok azonosak is, bizonyos szempontból cégre szabott: van, ahol havi több százezer számlával dolgoznak, az adatszolgáltatás, adatellenőrzések, egyéni beállítások, hibaellenőrzés akkora volumenű munka, amit hiba nélkül elvégezni szinte lehetetlen feladat. Ráadásul az adóhatóság a jogkövetési vizsgálatok során is arra szólítja fel az adózókat, hogy saját maguk javítsák például az M lapokon történt mulasztásokat is. Németh szerint ezeknek a kihívásoknak úgy lehet megfelelni, ha a NAV-hoz hasonlóan a cég oldalán is minél inkább a digitális erőforrásokra építve készülnek el az áfabevallás, adatszolgáltatás részletei.