Fontos határidő közeledik: ezért érdemes már most lecserélni a vállalatirányítási rendszert

Globálisan az üzleti tranzakciók 77%-a valamilyen SAP rendszeren keresztül törté­nik, a világ 100 legnagyobb vállalatából 99 az SAP ügyfele, és 85 használ SAP S/4HANA-t - ezzel világszerte az SAP a legnagyobb ERP szállító. Az SAP rendszer elterjedtsége Magyarországon is töretlen, hazánkban is több száz céget érint az újgenerációs ERP rendszer bevezetése.

Az SAP zászlóshajónak számító megoldására, az SAP S/4HANA-ra való átállás azoknál a vállalatoknál kritikus, akik pél­dául az SAP ERP Central Component (ECC) és az SAP Business Suite 7.0. rendszereket használják, ugyanis

a szoftverfrissítések, frissítések és hibajavítások a támogatás megszűnését követően már csak külön díjazás ellenében lesznek elérhetők még 3 évig, azaz 2030-ig.

Az SAP Hungary nyári felmérésének becslései szerint Ma­gyarországon átlagosan a cégek 10-15%-a állt már át, jelenleg 20%-uk van a tervezési és 25%-uk a megvalósítási folyamatban, viszont közel a felük, 40-45% még nem tett konkrét lépéseket.

Ahhoz, hogy az SAP S/4HANA transzformá­ció sikeres legyen, a meglévő rendszerrel rendelkező vállalatok közreműködésével együtt az előkészítő folyamat­ban meg kell vizsgálni a jelenlegi rendszert, megnézni a lehetőségek költség-, kapa­citás-, időtáv-vonzatát, amely akár több hónapot is igénybe vesz. Egy több ezer főt foglalkoztató vállalatnál a tervezés a megvalósítással együtt akár 1-1,5, nagyon komplex esetben 2-3 éves időtartamot is felölelhet, ami már kapacitáshiány figyelembevétele nélkül is nehezen megvalósítható 2027 végéig.

Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója azonban kiemelte, nem csak a határidő közelsége miatt érdemes belevágni az átállásba. „Az SAP S/4HANA bevezetésével számszerűsíthető előnyökhöz jutnak a vállalatok. Ügyfeleink tapasztalatai alapján akár 60%-kal gyorsabb és hatékonyabb pénzügyi zárást valósíthatnak meg a cégek az új megoldásunkra támaszkodva. Nem véletlenül ajánljuk a cloud transzformációt sem: a hatékony felhő alapú működésnek köszönhetően az üzemeltetési és a hardver költségekben jellemzően 30%-kal alacsonyabb TCO-t lehet elérni, ami az eszköz teljes életút költséget jelenti.”

Emellett Pintér Szabolcs felhívta a figyelmet arra, hogy az SAP újgenerációs vállalatirányítási rendszere sokkal egyszerűbb és skálázható integrációt tesz lehetővé más platformokkal és további fejlesztésekre, innovációra teszi alkalmassá a szervezetet.

Például az SAP felhőalapú beszerzési megoldásával, az Aribával integrálva az SAP S/4HANA több mint 20%-os megtakarítást tud hozni a cégek kasszájába.

Az átállás többféle módon történhet, attól függően, hogy a vállalat mióta, milyen érettséggel használja a rendszert, illetve mi a stratégiai tervezés eredménye.

A folyamat során a cégek három fő megközelítés közül választhatnak:

1. Barnamezős átállás (Brownfield): A meglévő rendszer átalakítását jelenti, minimális változtatásokkal, biztosítva az üzletmenet folyamatosságát. Ez a megközelítés gyorsabb és költséghatékonyabb, ugyanakkor kevesebb lehetőséget nyújt az üzleti folyamatok újragondolására.
2. Zöldmezős bevezetés (Greenfield): Egy teljesen új rendszer kialakítását jelenti, kihasználva az SAP S/4HANA legújabb technológiai megoldásait és az üzleti folyamatok legjobb gya­korlatok szerinti átrendezésének képességét. Az SAP kutatása szerint a hazai cégek közel fele ezt a módszert választotta.
3. Bluefield megoldás: A két megközelítés elemeit ötvözi, összességében rugalmasabb megközelítést bizto­sít az átálláshoz, lehetővé téve az adatok és folyamatok szelektív átvitelét akár egy ideiglenes hibrid környezetbe.

Nincs modern logisztika digitális alapok nélkül

A hatékony átállásra több hazai példa is van. A raktározási, csomagolási és szállítási igények kezelésére szakosodott Boxy Logisztikai Zrt. három és fél éve kezdte meg a működését. „Az indulást követően a menedzsment gyorsan felismerte, hogy a modern logisztika elképzelhetetlen a digitális alapok nélkül. Egy cégnek már a kezdetétől szüksége van egy ERP-rendszerre, hiszen a könyvelést és az egyéb háttérfolyamatokat már akkor el kell kezdeni működtetni, amikor még nem is szolgáltat” – mondta el a Portfolio-nak Kamuthy László, a vállalat informatikai vezetője.

Így esett a választásuk az SAP megoldásaira, a bevezetés pedig rendkívül gyorsan, 3-4 hónap alatt lezajlott. A rendszert a könyvelési és háttérfolyamatok kezelésére kezdték el használni, és „azóta is ez a legstabilabb, legkevesebb problémát okozó rendszerünk”. Az SAP értékesítési moduljában történik a számlázás, a vevőszámlák kezelése, valamint a pénzügyi analitikák előállítása is.

A cég napi szinten 6-10 ezer csomagot állít össze, ami hatalmas mennyiségű csomagolóanyag-felhasználást jelent, ezek nyomon követése, szükséglettervezése és beszerzése az SAP beszerzési modulon keresztül történik. A vállalatirányítási rendszer emellett a vállalat profitabilitásának elemzésében is fontos szerepet játszik:

különböző dimenziók mentén, például ügyfélszegmens vagy régió szerint elemzi, hogy az egyes tevékenységek mennyire nyereségesek.

Ezt az SAP kontrolling modulja támogatja, ami a cég számára rendkívül hasznosnak bizonyult a stratégiai tervezésben. A jövőben a Boxy további digitális fejlesztéseket is tervez, különösen a logisztikai rendszerek és az SAP közötti integráció terén.

Már a villamosenergia-szektorban is ott van

Nem csak az újonnan létrejövő vállalatok számára jelenthet versenyelőnyt az SAP S/4HANA bevezetése: az OPUS ENERGETIKA is zöldmezős átállás mellett döntött az új ERP platform bevezetéséhez. A vállalathoz tartozik az OPUS TITÁSZ Zrt. villamosenergia-, az OPUS TIGÁZ Zrt. földgázelosztó és az OPTESZ OPUS Zrt. szolgáltatóközpont. Az SAP rendszer kiválasztását a cég növekedési tervei és az iparági szabványok is indokolták.

„Amikor az OPUS Global 2021-ben megvásárolta a TITÁSZ-t az E.ON-tól, az egyik legfontosabb döntés az volt, hogy milyen informatikai rendszereket vezessünk be” – idézte fel Szatmári Johanna, a vállalat IT-vezetője. „Az volt a kérdés, hogy a régi rendszert vezessük be, vagy az új HANA világba lépjünk. Végül az érettsége és stabilitása miatt döntöttünk az új rendszer mellett, illetve nem akartunk olyan megoldást választani, amelynek lejár az életciklusa pár év múlva” – tette hozzá.

A vállalat számára 2021-től 2023 őszéig tartott a folyamat, amely során felépítették az SAP S/4HANA ERP-t és az iparági SAP S/4HANA ISU megoldást.

Az ISU rendszer különösen fontos a hálózati engedélyesek számára, hiszen lehetővé teszi a hálózati szolgáltatások, az ügyféladatok és a számlázás kezelését. „Az OPUS TITÁSZ vállalatunk 2023 ősze óta használja élesben az SAP S/4HANA alapú ISU-t; az egész villamosenergia-szektorban az elsők között valósítottuk ezt meg” – emelte ki Szatmári Johanna.

Az éles indulás gondosan megtervezett ütemezés szerint zajlott: 2023. január 1-jén indult az ERP-rendszer az OPUS TITÁSZ és az OPTESZ OPUS vállalatokra, majd ősszel az ISU rendszer is működésbe lépett. Az átállás során az egyik legnagyobb kihívást az adatok migrálása jelentette. „A törzsadatok tisztítása és áthozatala mindig kritikus lépés. Ahhoz, hogy az új rendszer időben és problémamentesen indulhasson el, kulcsfontosságú a migráció zökkenőmentessége” – tette hozzá az IT vezető, kiemelve, hogy az új rendszer nem csak hatékonyabbá és átláthatóbbá tette a vállalati folyamatokat, de a jövőbeli bővítések és innovációk alapját is megteremtette.

A következő nagy lépés a vállalat életében az OPUS TIGÁZ SAP rendszereinek átállása lesz, már vizsgálják, hogy milyen módszertannal és időkerettel valósítható meg az OPUS TIGÁZ integrációja az SAP S/4HANA világába.

A magyar vállalatok jó része még csak készül

Ahogyan az SAP kutatásából is kiderült, a hazai vállalatok az átállási folyamat különböző fázisaiban vannak, viszont az a 40-45%-os arány, aki még nem kezdett el foglalkozni vele, azt mutatja, hogy Nyugat-Európához képest lassabb az előrehaladás. Könnyen előfordulhat, hogy azok a magyar cégek, akik az utolsó pillanatra hagyják az SAP S/4HANA-ra való átállást, időben és költségekben biztosan, de nagy valószínűséggel a szabad erőforrásokban is kiszolgáltatottá válnak.

A felmérés rávilágít arra, hogy a következő években az SAP S/4HANA bevezetéséhez szükséges tanácsadói kapacitások szűkösek lehetnek. A partnerek szerint a tanácsadók egyre nagyobb része külföldi projektekre koncentrál, ahol magasabb honoráriumok érhetők el.

A cégeknek ezért érdemes minél előbb megkezdeni az előkészítő munkát, hogy időben biztosítsák a szükséges erőforrásokat.

Az átállás egyik kulcstényezője a felhőmegoldások iránti bizalom és nyitottság. Míg a középvállalatok 80%-a már felhőalapú megoldásokat választott, addig a nagyvállalatoknál és bizonyos szektorokban, például a bankszférában továbbra is óvatosság tapasztalható. A felhőmegoldások elfogadottságát ugyanakkor növeli az a felismerés, hogy ezek a rendszerek magasabb biztonsági szintet és alacsonyabb fenntartási költségeket kínálnak, miközben támogatják az innovációt.

Az átállás fő mozgatórugói közé tartozik az üzleti folyamatok hatékonyságának növelése, a valós idejű adatelemzés lehetősége, valamint a mesterséges intelligenciát támogató funkciók (például az SAP Business AI) integrálása. Az új rendszer segíti a cégeket abban, hogy alkalmazkodjanak a gyorsan változó piaci környezethez, miközben kihasználják a felhőtechnológia előnyeit, mint a skálázhatóság és költséghatékonyság.

Az SAP S/4HANA-ra való átállás nem csak technológiai, hanem üzleti transzformációs projektként is értelmezhető. Azok a vállalatok, ugyanis amelyek tudatosan újragondolják folyamataikat és alkalmazzák az iparági legjobb gyakorlatokat, hosszú távon jelentős versenyelőnyhöz juthatnak. Az átállás hatására nemcsak hatékonyságnövekedést érhetnek el, hanem fenntarthatósági céljaik eléréséhez is hozzájárulhatnak.

Címlapkép: Boxy

A cikk megjelenését az SAP Hungary támogatta.