Időt és pénzt spórolhatnának a magyar cégek – Nem érdemes várni a digitalizációval

Pénzt és időt spórolhatnának meg a magyar vállalkozások az automatizációval és digitalizációval. A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara Gazdaság- és Vállalkozáskutató Intézet (MKIK GVI) tavalyi, 6781 vállalat részvételével készült felmérése szerint cégek 47 százaléka tervezte, hogy a következő három évben automatizálás vagy digitalizálás jellegű fejlesztést hajt végre. A vállalatok több mint 80 százalékánál legalább három feladatkört lehetne elvben automatizálni.

Az is kiderült a kutatásból, hogy a vállalkozások 32 százaléka a felmérést megelőző három évben nem vezetett be automatizálás vagy digitalizálás jellegű fejlesztést, és tavaly még azt vallották, erre a következő három évben sem kerül sor. A koronavírus kirobbanása ugyanakkor sok vállalat terveit írta felül, és elképzelhető, hogy lesznek, akik épp emiatt fognak majd bele a fejlesztésekbe.

A cégek nagyon sokáig az analóg térben működtek, illetve működnek a mai napig is, a jelenlegi helyzet felgyorsíthatja azt a folyamatot, amit digitális transzformációnak hívunk

– mondta a Portfolio-nak Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere, aki elárulta, ők is tapasztalják, hogy a járvány megjelenése óta nőtt az érdeklődés a cég digitalizációt elősegítő üzleti megoldásai és szolgáltatásai iránt.

A legtöbb vállalkozás Magyarországon jelenleg úgynevezett hibrid rendszerben működik, vannak már digitalizált folyamatok, azonban bizonyos dokumentumok és információk továbbra is papíralapon vagy egyszerű emailekben keringenek a szervezeten belül. Marossy szerint mindenki egy varázspálcát szeretne, amivel az analóg világból egy projekt keretében át tud csúszni a digitális világba, de ez nem így működik.

Apró folyamatokat kell lépésről lépésre átállítani analógból digitálissá, majd automatizálni amennyire lehet és ezek mentén kell dolgozni

– tette hozzá a Canon szakembere.

Pénzügy, HR, logisztika – gyorsabb és gördülékenyebb lehet a munkafolyamat

A cégvezetők folyamatosan a megfelelő egyensúlyt keresik a működési hatékonyság növelése, a költségmegtakarítás, az innováció bevezetése és az ügyfélélmény javítása között. Marossy Dávid szerint azonban nincs tökéletesen működő képlet, épp ezért a Canon testre szabható megoldásokat kínál.

Nagyon különböző területeken jelenthet megoldást a folyamatok digitalizálása. A pénzügyi tevékenységnek például jelentős szerepet kellene kapnia az innováció biztosításában, az automatizált digitális technológiák bevezetése pedig kulcsfontossággal bír ebben a feladatkörben.

Egy 2017-es tanulmány szerint a pénzügyi szakemberek 66%-a vallotta azt, jobban támaszkodnak a papír alapú dokumentálásra, mint a más üzleti munkakörben dolgozók.  Vagyis a pénzügyi részleg hagyományosan a manuális folyamatok szerint működik, ezen a területen nagyon sok dokumentum és adat vándorol, miközben szorosak a határidők is. Márpedig a pénzforgalom kezelésének módja kulcsfontosságú az üzletmenet számára,

a számlák manuális feldolgozása nem hatékony, és hibalehetőséghez vezet, ami idő- és pénzveszteséget eredményezhet.

Noha kézenfekvőnek tűnne a pénzügyi folyamatok automatizálása, hiszen csökkentené a számlafeldolgozással eltöltött időt és az emberi hibalehetőséget, valamint a késedelmes fizetésből adódó büntetések is elkerülhetőek lennének, egyelőre kevés cég él a lehetőséggel. Pedig felgyorsíthatná a munkafolyamatokat, a többlépcsős intézkedések, például a kötelező jóváhagyások beépítésének megkönnyítésével. A digitális folyamatok ráadásul könnyedén ellenőrizhetők, valamint elősegítik a belső előírásoknak és a külső számviteli szabályoknak való megfelelést is.

A pénzügy automatizálása stratégiai szempontból minden vállalkozás digitális átalakulásának alappillére kellene, hogy legyen, ez a részleg ugyanis kulcsfontossággal bír a fizikai és digitális információk összekapcsolásában

 – jegyezte meg a szakember, aki hozzátette, HR területen, a belső kommunikációs folyamatokban is nagy segítség lehet a digitalizálás.

"A digitális postázó is jó megoldás, ennek segítségével valamennyi bejövő levél automatikusan rögzítésre, azonosításra, érvényesítésre és a releváns indexadatokkal ellátva elküldésre kerül a megfelelő rendszereknek vagy személyeknek– mondta Marossy Dávid, hozzátéve, a hatékonyabb levélfeldolgozással jobb ügyfélszolgálat biztosítható, és biztonságosabbá tehető a bizalmas információk kezelése is.

"Nagy valószínűséggel minden munkavállaló évente átlagosan minimum 1 órát tölt azzal, hogy kitöltse a pótszabadságra és az szja-kedvezményre jogosító nyilatkozatokat. Pedig ezek az adminisztrációs folyamatok is automatizálhatóak, a dokumentumok a rendelkezésre álló adatok alapján előre elkészíthetőek, egyetlen papírt sem kellene kinyomtatni és a kitöltésre sem kellene időt fordítani, nem beszélve a dokumentum újrafeldolgozásáról a munkaügyön, elég lenne a gépen leellenőrizni az adatokat és jóváhagyni" – tette hozzá.

Vagyis a cégek nem csak papírt, de energiát is spórolnának, ha nem kellene kinyomtatniuk a nyomtatványokat.

Mennyi időbe telik az átállás?

A digitális transzformáció maga is egy folyamat, nem megy egyik pillanatról a másikra. Ennek megvan a maga evolúciója, több lépésben lehet eljutni az optimalizált működéshez.

"A kezdeti lépésekre azonnali megoldást tudunk kínálni, azonban van egy jó magyar mondás: aki sokat markol, az keveset fog. Ha mindent azonnal szeretnénk, akkor soha nem érünk a művelet végére és könnyen kudarcot vallhatunk.

Mindig apró lépésekben kell előre haladni, egyik részfolyamat követi a másikat, így lehet eredményesen haladni a teljes digitalizáció felé"

 – magyarázta Marossy Dávid. Ráadásul nagyon sok vállalkozásnál már bizonyos ügymenetek különböző szegmensei digitalizáltan működnek, néhány korábban felmerülő problémákra már találtak megoldást, ezt is figyelembe kell venni és a különböző rendszereket összehangolni.

A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. Május 6-án, 12-én és 14-én a cég online előadást tart az üzleti megoldásaikkal, digitalizációt elősegítő szolgáltatásaikkal kapcsolatban.