cimlap_pf_április
Üzlet

Időt és pénzt spórolhatnának a magyar cégek – Nem érdemes várni a digitalizációval

Rengeteg olyan folyamat van egy cég életében, amely digitalizálható lenne, de a vállalkozások nagy része különböző okokból kifolyólag nem lép. Pedig pénzt és időt spórolnának, hatékonyabb lenne a munkavégzés, az információáramlás, egyszerűbb az adminisztráció és csökkenne a hibalehetőség is. Utánajártunk, milyen területeken jöhetne szóba az automatizáció, hogyan lehetne a legeredményesebben levezényelni az átállást és mégis hogyan is néz ki a gyakorlatban egy digitális transzformáció.
A Portfolio legtöbb tartalma ingyenesen hozzáférhető, ahogy ez a cikk is.
A médiapiaci helyzet azonban folyamatosan változik: ha támogatni szeretnéd a minőségi gazdasági újságírást, és szeretnél részese lenni a Portfolio közösségnek, akkor fizess elő a Portfolio Signature cikkeire. Tudj meg többet

Pénzt és időt spórolhatnának meg a magyar vállalkozások az automatizációval és digitalizációval. A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara Gazdaság- és Vállalkozáskutató Intézet (MKIK GVI) tavalyi, 6781 vállalat részvételével készült felmérése szerint cégek 47 százaléka tervezte, hogy a következő három évben automatizálás vagy digitalizálás jellegű fejlesztést hajt végre. A vállalatok több mint 80 százalékánál legalább három feladatkört lehetne elvben automatizálni.

Az is kiderült a kutatásból, hogy a vállalkozások 32 százaléka a felmérést megelőző három évben nem vezetett be automatizálás vagy digitalizálás jellegű fejlesztést, és tavaly még azt vallották, erre a következő három évben sem kerül sor. A koronavírus kirobbanása ugyanakkor sok vállalat terveit írta felül, és elképzelhető, hogy lesznek, akik épp emiatt fognak majd bele a fejlesztésekbe.

A cégek nagyon sokáig az analóg térben működtek, illetve működnek a mai napig is, a jelenlegi helyzet felgyorsíthatja azt a folyamatot, amit digitális transzformációnak hívunk

– mondta a Portfolio-nak Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere, aki elárulta, ők is tapasztalják, hogy a járvány megjelenése óta nőtt az érdeklődés a cég digitalizációt elősegítő üzleti megoldásai és szolgáltatásai iránt.

A legtöbb vállalkozás Magyarországon jelenleg úgynevezett hibrid rendszerben működik, vannak már digitalizált folyamatok, azonban bizonyos dokumentumok és információk továbbra is papíralapon vagy egyszerű emailekben keringenek a szervezeten belül. Marossy szerint mindenki egy varázspálcát szeretne, amivel az analóg világból egy projekt keretében át tud csúszni a digitális világba, de ez nem így működik.

Apró folyamatokat kell lépésről lépésre átállítani analógból digitálissá, majd automatizálni amennyire lehet és ezek mentén kell dolgozni

– tette hozzá a Canon szakembere.

Pénzügy, HR, logisztika – gyorsabb és gördülékenyebb lehet a munkafolyamat

A cégvezetők folyamatosan a megfelelő egyensúlyt keresik a működési hatékonyság növelése, a költségmegtakarítás, az innováció bevezetése és az ügyfélélmény javítása között. Marossy Dávid szerint azonban nincs tökéletesen működő képlet, épp ezért a Canon testre szabható megoldásokat kínál.

Nagyon különböző területeken jelenthet megoldást a folyamatok digitalizálása. A pénzügyi tevékenységnek például jelentős szerepet kellene kapnia az innováció biztosításában, az automatizált digitális technológiák bevezetése pedig kulcsfontossággal bír ebben a feladatkörben.

Egy 2017-es tanulmány szerint a pénzügyi szakemberek 66%-a vallotta azt, jobban támaszkodnak a papír alapú dokumentálásra, mint a más üzleti munkakörben dolgozók.  Vagyis a pénzügyi részleg hagyományosan a manuális folyamatok szerint működik, ezen a területen nagyon sok dokumentum és adat vándorol, miközben szorosak a határidők is. Márpedig a pénzforgalom kezelésének módja kulcsfontosságú az üzletmenet számára,

a számlák manuális feldolgozása nem hatékony, és hibalehetőséghez vezet, ami idő- és pénzveszteséget eredményezhet.

Noha kézenfekvőnek tűnne a pénzügyi folyamatok automatizálása, hiszen csökkentené a számlafeldolgozással eltöltött időt és az emberi hibalehetőséget, valamint a késedelmes fizetésből adódó büntetések is elkerülhetőek lennének, egyelőre kevés cég él a lehetőséggel. Pedig felgyorsíthatná a munkafolyamatokat, a többlépcsős intézkedések, például a kötelező jóváhagyások beépítésének megkönnyítésével. A digitális folyamatok ráadásul könnyedén ellenőrizhetők, valamint elősegítik a belső előírásoknak és a külső számviteli szabályoknak való megfelelést is.

A pénzügy automatizálása stratégiai szempontból minden vállalkozás digitális átalakulásának alappillére kellene, hogy legyen, ez a részleg ugyanis kulcsfontossággal bír a fizikai és digitális információk összekapcsolásában

 – jegyezte meg a szakember, aki hozzátette, HR területen, a belső kommunikációs folyamatokban is nagy segítség lehet a digitalizálás.

"A digitális postázó is jó megoldás, ennek segítségével valamennyi bejövő levél automatikusan rögzítésre, azonosításra, érvényesítésre és a releváns indexadatokkal ellátva elküldésre kerül a megfelelő rendszereknek vagy személyeknek– mondta Marossy Dávid, hozzátéve, a hatékonyabb levélfeldolgozással jobb ügyfélszolgálat biztosítható, és biztonságosabbá tehető a bizalmas információk kezelése is.

"Nagy valószínűséggel minden munkavállaló évente átlagosan minimum 1 órát tölt azzal, hogy kitöltse a pótszabadságra és az szja-kedvezményre jogosító nyilatkozatokat. Pedig ezek az adminisztrációs folyamatok is automatizálhatóak, a dokumentumok a rendelkezésre álló adatok alapján előre elkészíthetőek, egyetlen papírt sem kellene kinyomtatni és a kitöltésre sem kellene időt fordítani, nem beszélve a dokumentum újrafeldolgozásáról a munkaügyön, elég lenne a gépen leellenőrizni az adatokat és jóváhagyni" – tette hozzá.

Vagyis a cégek nem csak papírt, de energiát is spórolnának, ha nem kellene kinyomtatniuk a nyomtatványokat.

Mennyi időbe telik az átállás?

A digitális transzformáció maga is egy folyamat, nem megy egyik pillanatról a másikra. Ennek megvan a maga evolúciója, több lépésben lehet eljutni az optimalizált működéshez.

"A kezdeti lépésekre azonnali megoldást tudunk kínálni, azonban van egy jó magyar mondás: aki sokat markol, az keveset fog. Ha mindent azonnal szeretnénk, akkor soha nem érünk a művelet végére és könnyen kudarcot vallhatunk.

Mindig apró lépésekben kell előre haladni, egyik részfolyamat követi a másikat, így lehet eredményesen haladni a teljes digitalizáció felé"

 – magyarázta Marossy Dávid. Ráadásul nagyon sok vállalkozásnál már bizonyos ügymenetek különböző szegmensei digitalizáltan működnek, néhány korábban felmerülő problémákra már találtak megoldást, ezt is figyelembe kell venni és a különböző rendszereket összehangolni.

A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. Május 6-án, 12-én és 14-én a cég online előadást tart az üzleti megoldásaikkal, digitalizációt elősegítő szolgáltatásaikkal kapcsolatban.

unhappy_2
törökország erdogan
koronavirus jarvany halaos aldozat
parlament sötét
aig
Friss hírek TÖBB FRISS HÍR
Online kurzus
Akár 100 000 Ft-tal elkezdhető, hosszú távú megtakarítási módszer.
A tőzsdei könyv
Útmutató, amely piaci pánikok esetén is használható.
Portfolio hírlevél
Ne maradjon le a friss hírekről!
Iratkozzon fel megújult, mobilbarát
hírleveleinkre és járjon mindenki előtt.

Kiadó modern irodaházak

Az iroda ma már több, mint egy munkahely. Találják meg most cégük új otthonát.

Infostart.hu
2020. november 10.
Miből lesz lakásunk, nyugdíjunk, luxusautónk?
2020. november 10.
Öngondoskodás 2020
2020. november 10.
Portfolio Private Health Forum 2020
2020. november 11.
Energy Investment Forum 2020
unhappy_2